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Transformación digital

Muchas empresas cometen el error de creer que la transformación digital solo se trata de incorporar nuevas tecnologías al negocio. En esta publicación descubrirás todo lo que necesitas saber para adaptarte al nuevo entorno digital con soluciones tecnológicas.

El desafío de las empresas tradicionales

En los últimos años las empresas han tenido que adaptarse a este nuevo escenario, donde Internet y otras tecnologías, han modificado la forma en que las organizaciones se relacionan con el mercado y los clientes. Herramientas tecnológicas que antes no se utilizaban hoy son consideradas como indispensables para mejorar el desarrollo de las labores profesionales.

La incorporación de tecnologías para digitalización de documentos, facturación electrónica o software de CRM, son algunas de las inversiones a las que están apostando las compañías nacionales para gestionar de forma más eficiente sus negocios. Algunos ejemplo son la G Suite, Wunderlist y Slack.

Hoy la transformación digital ya se ha posicionado como una de las grandes preocupaciones de los directorios y máximos ejecutivos de las empresas chilenas. Así lo muestra un estudio publicado por Diario Pulso, donde 69% de los encuestados opina que la innovación (38,36%) y la digitalización (30,14%) son los principales desafíos de los directorios. 

Las pymes son las que tienen mayores dificultades para adaptarse al entorno digital. El reporte Travel and Expense Management de Paystream Advisors 2015 evidencia que el 63% de las compañías pequeñas y medianas realizan una gestión completamente manual de su información.

 

Transformación digital y Covid-19

Una de las grandes consecuencias que ha traído la crisis sanitaria desatada por el Covid-19, las empresas y mercados alrededor de todo el mundo han debido digitalizar la forma en que producen y comercializan sus productos o servicios. Así han logrado dar respuesta a los nuevos patrones de comportamiento dados por las cuarentenas preventivas y el distanciamiento social.

 

Qué es transformación digital

Cuando hablamos de transformación digital nos referimos a la incorporación de tecnologías dentro de un contexto que involucra un cambio transversal en el modo de hacer las cosas en una empresa. En otras palabras, incorporar tecnologías digitales a los procesos existentes dentro de la compañía, ya sea en las áreas de operaciones, comerciales o de manejo de recursos humanos.

La clave está en que este cambio permita mejorar o hacer más eficiente los procesos digitalizados y así que la empresa pueda mejorar su competitividad en el mercado.

El gran error que comete la mayoría de las empresas es considerar este proceso únicamente como un cambio tecnológico y, por lo tanto, planificar solo la incorporación de nuevas tecnologías a la compañía. Lo importante es entender que es clave que las personas entiendan por qué la están incorporando y, por supuesto, aprendan a hacerlo.

 

El rol de las personas

La transformación digital es un cambio complejo, ya que afecta a las formas de realizar el trabajo, la forma de organizar los equipos, las formas de liderazgo y los procesos de gestión.

Para sacar el máximo provecho es indispensable contar con trabajadores que entiendan de qué se trata este cambio, qué beneficios obtendrán de él y, sobre todo, que dispongan de los conocimientos digitales necesarios para llevarlo delante de forma óptima. La transformación digital involucra a toda la compañía y no solo a los departamentos de TI.

Sin duda, para los empleados, la transformación digital puede ser percibida como una amenaza para sus puestos de trabajo. Por ello, según HBR, “es fundamental que los líderes reconozcan esos temores y se enfoquen en las ventajas que aporta la digitalización a la hora de que los trabajadores mejoren su experiencia dentro de la empresa, y para que se adapten mejor al empleo del futuro”.

 

El rol de la automatización

La automatización es el proceso a través del cual las actividades humanas son reemplazadas por procesos mecánicos o realizados por softwares, con el objetivo de que los colaboradores puedan dedicar tiempo a tareas de mayor exigencia intelectual y de mayor ingreso.

La automatización de los procesos de negocio conduce en forma indefectible a la optimización. Esto implica, entre sus ventajas, la reducción de costos, aumentando la productividad de los empleados y obtener información que permita una toma de decisiones rápida y eficiente.

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Las diferentes etapas del proceso de automatización, por si solas, contribuirán a obtener un conocimiento más profundo de los procedimientos existentes y de los posibles cuellos de botella que se presenten.

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Cuáles son las barreras para la transformación digital

Según el informe de Dell Technologies, “Embracing a Digital Future”, existen cinco situaciones que podrían dificultar los esfuerzos en torno a la transformación digital:
  • Insuficiente presupuesto y recursos.
  • Experiencia y habilidades inadecuadas.
  • Tecnologías que no pueden funcionar a la velocidad de los negocios.
  • Privacidad de datos y preocupaciones de seguridad.
  • Falta de apoyo ejecutivo.

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Cuáles son los beneficios de incorporar tecnología a los negocios

Como hemos comentado, antes que un cambio tecnológico la transformación digital de las empresas es primero que todo un cambio de cultura organizacional.

Una de las grandes ventajas de la digitalización es que permite optimizar el tiempo de los trabajadores. Una vez iniciada su implementación, la transformación digital permite generar entornos laborales donde los recursos están disponibles de forma mucho más eficaz

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La satisfacción de los colaboradores con su desempeño también se ve favorecido. Así lo demuestra el informe “Future Culture: Impulsando la cultura de la innovación en la era de la transformación digital” elaborado por Cornerstone e IDC, en donde se revela que en las empresas españoles en que se implementó el cambio, el sentimiento de satisfacción de los colaboradores aumentó 46% al 51%.

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Cuánto es el costo de la transformación digital

Se debe pensar en la transformación digital como una inversión, pues si implica "gastar" dinero en un principio, a la larga significa un ahorro significativo de costos.

Para los costos asociados a las rendiciones de gastos y sus revisiones, la transformación digital puede generar un ahorro del 75% de acuerdo al reporte Travel and Expense Management de Paystream Advisors.

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Cuál es el primer paso a la transformación digital

El primer paso para impulsar la transformación digital es encontrar los espacios donde se puede ser más eficiente y conocer las tecnologías te ayudarán a lograrlo. Por ejemplo, descubriendo procesos manuales donde el tiempo de desarrollo puedan ser reducidos o los recursos invertidos puedan ser disminuidos.

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Una buena alternativa es ir automatizando pequeños procesos que quiten tiempo, como por ejemplo las rendiciones de cuentas manuales, para que los equipos vayan adquiriendo los conocimientos que requieren. 

De seguro, en tu empresa la tarea de rendir gastos sea transversal a diversos equipos y áreas de la compañía. Es decir, tanto jefaturas como mandos medios y trabajadores de planta pueden en algún momento determinado tener la necesidad de realizar este proceso. Quizás todavía están cometiendo los clásicos errores asociados a una rendición de gastos manual.

Rindegastos ha sido una revolución para los departamentos de contabilidad y para aquellos trabajadores que deben realizar rendiciones de gastos y dejando atrás las revisiones manuales en planillas Excel. La aplicación transforma este proceso para que sea 100% digital, facilitando, agilizando y robusteciendo el proceso de rendición de gastos en la empresa.

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