Ya no es nuevo hablar de cambio digital ni de la era de la información y la tecnología. Hace tiempo que vivimos en ella, pero a veces olvidamos que está en constante cambio y que las herramientas digitales que alguna vez nos fueron de gran ayuda ahora ponen en riesgo el correcto funcionamiento de los procesos internos de la empresa e incluso su crecimiento.
Son herramientas de trabajo que se han vuelto antiguas y que solían ayudarnos, pero que en la era de la conexión y la colaboración de equipos ya no nos sirven. Acá te mostramos dos que conoces muy bien.
1.-Un arma de doble filo: el correo electrónico Esta herramienta sigue predominando en la oficina; sencillamente porque todo el mundo la tiene y funciona para mensajes cortos y rápidos. Sin embargo, utilizar el correo electrónico para gestionar procesos que involucran a todo un equipo puede resultar algo desastroso. Cuando el intercambio de mensajes se diluye por varias conversaciones y tenemos una cantidad enorme de elementos adjuntos, sabemos claramente que el correo electrónico termina siendo un verdadero dolor de cabeza. Esto sucede porque esta herramienta no tiene contexto. No ofrece claridad sobre el trabajo que se está haciendo y no se sabe quién es el responsable de realizar cada parte. Tenemos que reconocer además esa distracción adictiva que tenemos de abrir y gestionar cada nuevo mensaje que llega a nuestra bandeja de entrada lo que nos hace perder mucho tiempo. Existen hoy en día muchas plataformas digitales y softwares que son más eficaces que el correo electrónico para automatizar procesos en tu empresa.
2.-El comodín para todo: las hojas de cálculo Es cierto que las planillas son de gran ayuda para múltiples actividades que debemos realizar a diario, como organizar datos y realizar cálculos complejos. El problema surge cuando las utilizamos para gestionar procesos y nos damos cuenta de que pasamos tanto tiempo manteniendo las hojas como realizando el trabajo real. En cambio, al utilizar una herramienta de gestión del trabajo verás los datos y sabrás que no están obsoletos tan pronto como se meten en una tabla ya que son datos en tiempo real. Además, solo hay una versión de la información (la real) ya que nos evitamos las 10 copias del archivo de excel que da vueltas por toda la empresa y que varias personas se encargan de actualizar.
Te recomendamos no utilizar estas herramientas para gestionar procesos que pueden ser automatizados a través de un software especializado. En el corto plazo, te darás cuenta de que utilizando la tecnología disponible, estarás ahorrando tiempo y dinero. Tu empresa se beneficiará al tener a su personal trabajando en lo que realmente importa y podrá enfocarse en el corazón del negocio, que es de dónde obtiene su rentabilidad.
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