De seguro, en tu empresa la tarea de rendir gastos sea transversal a diversos equipos y áreas de la compañía. Es decir, tanto jefaturas como mandos medios y trabajadores de planta pueden en algún momento determinado tener la necesidad de realizar este proceso.
Por lo mismo, si tu empresa no tiene una política clara, estandarizada y, especialmente, digitalizada respecto a la rendición de gastos, puede que tu empresa se vea enfrentada a diversos problemas que terminarán afectando directamente la productividad de tu negocio.
¿Te suena familiar? Aquí te contamos de los cuatro riesgos más comunes asociados a la rendición de gastos dentro de tu empresa.
1. Pérdida de boletas y documentos
Hoy, más que nunca, la vida de las personas es digital. Pasamos de pagar con dinero en efectivo a pagar a través de medios electrónicos. Y lo mismo sucede con las entradas a conciertos, pasajes, comprobantes y cuentas, entre un sinfín de documentos que hoy son en formato digital. Y en las empresas esto no es excepción.
Por esta razón, la acción de guardar las boletas para realizar posteriormente la rendición de gastos resulta obsoleta y molesta para muchos trabajadores. Muchas veces las boletas y comprobantes se extravían, lo que representa uno de los mayores obstáculos frente a una rendición de gastos manual. De esta forma, hoy para estar alineado a los tiempos, la mejor alternativa es aprovechar la tecnología –como la que ofrece Rindegastos – para mantener los comprobantes digitalizados y archivados en una misma aplicación.
2. Procesar información poco clara y no estandarizada
Una de las desventajas más grandes de realizar la rendición de gastos de forma manual son los inconvenientes que puede traer a los equipos encargados de gestionar estos pagos es la falta de estandarización y claridad en la información que entregue cada trabajador.
Sobre todo, pensando en que tu empresa no cuente con un formato exclusivo para realizar la rendición.
Esto no solo afecta la productividad de los equipos que deben completarlas y los que deben procesarlas, sino que más grave, se corre el riesgo de ingresar información incorrecta. En cambio, mediante la digitalización de la información a rendir a través de plataformas electrónicas, podrás contar con un respaldo de la información a rendir y de procesos automatizados que minimizarán los riesgos.
3. Papeleo y más papeleo para áreas administrativas
Además de la dificultad en la legibilidad de las rendiciones entregadas, mantener en tu empresa un proceso de rendición de gastos manual y su respectiva acumulación de boletas representa inconvenientes para las áreas administrativas encargadas de procesarlas. Especialmente pensado en la carga de trabajo adicional que esto conlleva cuando, a través de un software digital puede realizarse con un solo clic.
Recuerda que, en tu empresa, el principal activo son los trabajadores, y hacer de su trabajo una experiencia motivante y desafiante está ligado con una mejor productividad.
4. Problemas con los gastos
¿Habías escuchado de la duplicidad de gastos? Significa que pueden existir gastos que se rindan más de una vez. Las razones pueden ser variadas, tanto un error del rendidor o también la intención de cometer fraude.
Por eso, contar con un proceso de rendición de cuentas digitalizado, inteligente y automatizado como el que ofrece Rindegastos es lo que tu empresa necesita para evitar errores, impulsar la productividad y, sobre todo, contar con trabajadores más satisfechos con su trabajo diario.
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