Proceso de digitalización: retos y oportunidades

La transformación digital se trata de aquella integración de la tecnología en los diferentes elementos de una empresa, como parte de un proceso de digitalización que busca poder mejorar tanto la eficiencia como los métodos.

Esto es un elemento sumamente importante para la industria en la actualidad, ya que transforma los procesos, estrategias y las formas cómo puede actuar una compañía. Por lo mismo, genera un cambio de cara a los requerimientos de empleados, habilidades de los mismos y los conocimientos que comienzan a adquirir los profesionales.

La competitividad entre las empresas tiene clara relación con el proceso de digitalización que logra una o la otra, con nuevas oportunidades comerciales y una industria que adquiere formas diferentes en cuanto a la optimización de sus estrategias, cómo enfrentar a su público objetivo, procesos más efectivos y más.

En ese contexto, este artículo analizará el proceso de digitalización en el contexto de la transformación digital, las herramientas y tecnologías que forman parte de la misma.

¿Qué es la digitalización?    

Cuando hablamos de digitalización hacemos referencia al proceso de poder llevar distintas actividades de una compañía de la forma física a la forma digital, por ejemplo la documentación, el registro de gastos u otros.

Características:

Aplicar e incluir tecnología en los distintos procesos de las empresas se basa en ciertas características, las cuales encontramos en una compañía que ha integrado el proceso de digitalización. Estas son:

1. Disposición: una empresa que forma parte de la digitalización debe demostrar, no solo en algunos aspectos, que la integración de la tecnología es parte de todos sus procesos y los altos mandos están alineados con eso.
2. Adaptación: el proceso de digitalización requiere flexibilidad ante los cambios, y esto es fundamental para que cada elemento de la compañía se sienta parte, con una cultura digital.
3. Información: los conceptos cambian y es parte de una empresa digitalizada el manejar su información de forma alineada en distintas herramientas que existen en la nube, donde se puede llevar un mejor control.
4. Comunicación: la empresa digital marca una diferencia con la competencia, pero también permite que su imagen interna mejore, con una comunicación más fluida entre los colaboradores, quienes se sienten actualizados y miembros de una compañía que les da visibilidad de mercado.
5. Producción: el hecho de digitalizar los procesos aumenta significativamente la productividad, es un hecho que una empresa que se digitaliza de forma correcta aumenta sus ventas y mucho más.

Ahora bien, ¿qué procesos se pueden digitalizar? La gestión de documentos e información de la compañía, tanto administrativo, contable o fiscal; la atención al cliente; el marketing y las ventas; como también la producción y distribución de productos y servicios, entre otros.

Así, por ejemplo, podrás instalar un CRM para poder gestionar las ventas de la empresa y cómo se relaciona con los clientes, o guardar una copia digital de cada uno de los documentos en distintas carpetas para el orden, o finalmente, emitir boletas electrónicas.

Beneficios:

Debido a esto, el proceso de digitalización trae consigo innumerables beneficios, que podemos detallar como:

1. Menores costos: gracias a la reducción de materiales como, por ejemplo, papeles, tinta u otros, podrás reducir los gastos de manera considerable. Además, el almacenamiento de los mismos también será un costo que podrás ahorrar.
2. Mayores utilidades: relacionado con lo anterior, está comprobado que las empresas digitalizadas logran generar un crecimiento de sobre el 3,2%, solo con respectos a los procesos que pasan de manuales a automatizados, según el informe de Transformación Digital en Pequeños Negocios.
3. Trabajo eficiente: la automatización y digitalización de los procesos le entrega una mayor eficiencia al trabajo, disminuyendo las opciones de error o incluso entregando responsabilidades a colaboradores que antes no tenían el tiempo para hacerlo.
4. Seguridad: las herramientas de digitalización traen consigo importantes barreras de protección, que pone por encima de la realidad física a los documentos digitalizados con un control de acceso que permite solo a personas autorizadas acceder a ellos.
5. Organización: el hecho de tener digitalizado cada documento permite una búsqueda más sencilla, ya sea por nombre, por temática, por fecha, etc.
6. Remoto: la tecnología permite poder trabajar y estar conectado desde cualquier lugar y a cualquier hora; todo esto se puede hacer en tiempo real y en equipo. 
7. Servicio al cliente: la digitalización es una herramienta clave para llegar a más clientes; el 81% de los consumidores busca un producto o servicio en línea, por lo que claramente estar en la red es una necesidad, pero también una herramienta para poder tener canales de contacto y entregar una experiencia de compra y post venta que sea diferenciadora.  
   
   

¿Cómo se está llevando a cabo el proceso de digitalización?

El hecho de digitalizarse se transforma en un desafío, y claramente puede no ser sencillo para muchas empresas, donde pueden surgir dudas y donde es necesario hacer cambios para cambiar la cultura, estrategia y el modelo de la compañía.

Algunos ejemplos de digitalización:

• Domino’s Pizza: la empresa enfrentó una importante baja en sus acciones con una estrategia relacionada a un mejor servicio de venta online, con un sistema de gestión y envío por medio de una plataforma que permite a sus clientes pedir desde cualquier parte.
  Junto con eso, Domino’s permite hacer un seguimiento de las compras en tiempo real y eso tiene hoy las ventas en línea por sobre el 50% del total de la marca.
• Zara: la reconocida marca de ropa española innovó en su forma de venta con la implementación de su tienda online, con un servicio que permite al cliente revisar una guía de tallas, ver videos de las prendas para conocer la forma de las prendas y más. 
  Así, la empresa ha logrado llegar a sus clientes de manera digital, pero también hacer un seguimiento de datos para entender el comportamiento de sus clientes y con eso desarrollar cambios para mejorar.
• BMW: esta legendaria y lujosa marca de automóviles ha implementado su plataforma DriveNow, donde se promueve la movilidad sostenible con los vehículos eléctricos. Para esto, los usuarios pueden recoger en cualquier lugar un automóvil y devolverlo en cualquier lugar, todo con un valor por minutos de uso e incluye los gastos relacionados con la gasolina, estacionamiento e incluso seguro.
  Esto ya tuvo éxito en Alemania, e incluso ha llegado a otras ciudades europeas como Viena, Londres y Budapest, entre otras.

Obstáculos:

Ahora, si bien hemos visto procesos de digitalización efectivos, y empresas que han encontrado en la transformación digital un crecimiento en sus ventas y en sus ingresos, existen obstáculos los cuales deben ser superados en esta implementación. 

1. Cultura: uno de los más importantes, un desafío tras cambios significativos a nivel de estructura y procesos. Por lo mismo, la cultura organizacional se enfrenta a nuevos flujos que muchas veces pueden generar rechazo por empresas tradicionales; y un plan de transición puede ser efectivo para comenzar a superar estas dificultades.
2. Visión y estrategia: no todo es implementar nuevas herramientas digitales para el cambio, también es necesario definir la visión y la estrategia de la compañía, ya que cuando estos dos puntos están bien desarrollados todo se hace más sencillo y efectivo; con competencias y fortalezas claras.
3. Infraestructura y experiencia: muchas veces las ganas de implementar cambios digitales está, pero no acompaña la infraestructura de la empresa como tampoco la experiencia de los colaboradores. Nuevamente un enfoque gradual y bien planificado puede ser la gran forma de descubrir cómo lograrlo.
4. Estructura organizacional: el liderazgo y la organización son elementos que forman parte de una mejora continua de los procesos. Esto se debe entender y enfocar en los cambios de digitalización que enfrenta la empresa.

Finalmente, los principales desafíos que vive una empresa en proceso de digitalización tienen que ver con las personas, los más importantes protagonistas de estos cambios, donde la implementación de herramientas y nuevos procesos son el desafío de adaptación y organización. 

Herramientas y tecnologías

1. Diseño y desarrollo sitio web: la tecnología nos permite crear tu propio sitio web, tienda de ecommerce u otros. Herramientas como WordPress es una herramienta gestor de código abierto que se adapta a tus necesidades.
2. Almacenamiento cloud: la nube es una gran herramienta que ofrece la tecnología, donde encontramos herramientas como Dropbox o Google Drive, donde puedes almacenar documentos de forma segura y económica, accediendo a ellos desde donde quieras y en tiempo real.
3. ERPS y más: gestores de proyectos como Slack son plataformas y herramientas de mensajería y comunicación interna entre equipos de trabajo y clientes.
4. Gestión RRSS: gestionar las cuentas de redes sociales es clave para una marca, con plataformas como Hootsuite que permite planificar publicaciones y hacer un seguimiento. 
   
   

Conclusión  

Como pueden ver, el proceso de digitalización es un reto para una empresa, pero a la vez una necesidad por las ventajas y beneficios que trae consigo. De todas maneras no es algo totalmente sencillo, y plantea obstáculos en su implementación y desarrollo.

La digitalización entrega optimización en los procesos, una llegada más cercana al público objetivo, establecer procesos más efectivos, implementar una mejor relación con los clientes y entregarle competitividad a la marca.

Este desafío es un cambio a nivel organización, pero también estructural, que va acompañado de retos y oportunidades que ninguna empresa debe dejar pasar hoy.