La importancia de la organización como etapa del proceso administrativo

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Es importante entender a la organización como etapa del proceso administrativo, el cual es un grupo de pasos que buscan dar soluciones a los problemas que tengan que ver con ese proceso en una empresa.

En ese sentido, el proceso administrativo se divide en cuatro etapa o procesos:

• Planeación: es el momento de investigar qué nos rodea, planificar estrategias, propósitos, políticas de la empresa e incluso las acciones que se desarrollarán en distintas etapas.

• Organización: tal como lo dice su nombre, es el momento de ordenarse y donde se definen reglamentos, cargos o cómo comportarse dentro de la organización. Esto se define en base a los recursos que se tienen, a nivel humanos, materiales o financieros.

• Dirección: llega el momento de ejecutar, motivar, incentivar comunicación y supervisar que se alcancen las metas.

• Control: se controla el desarrollo general de toda la compañía.

Ahora bien, sabiendo qué es y cómo se compone el proceso administrativo, nos centraremos en uno de los puntos, específicamente en la organización en dicho proceso.

Qué es la organización como etapa del proceso administrativo

La organización como etapa del proceso administrativo es fundamental para el éxito, para lo cual existen fases y procedimientos como son las otras tres: planificar, controlar y dirigir toda la organización por parte de cada una de sus áreas o departamentos, buscando así lograr alcanzar las metas y objetivos.

En la organización todo proceso lleva a tomar decisiones y de planeación, como una manera de poder dirigir el trabajo, revisar las responsabilidades y poder establecer coordinación o mecanismos de progresos.

Elementos de la organización

• Estructura: para poder desarrollar una organización es necesario establecer un marco dentro del cual el grupo de personas que conforma la compañía debe operar con disposición y relación de sus funciones, las distintas jerarquías y las actividades que son necesarias para poder llegar a la meta.

• Sistematización: cada una de las actividades y recursos con los que cuente la empresa deben ser relacionados con la facilitación del trabajo de forma eficiente. 

Los principios de la organización

La organización como etapa del proceso administrativo tiene una base en 6 principios que son fundamentales para lograr un mejor desempeño de cara al concepto y la funcionalidad. Estos son:

1. Objetivo: todo lo que tenga que ver con la organización y sus actividades tienen que estar alineadas con los objetivos y propósitos de la compañía; las metas tienen que ser lo más relevante de cara a todo este proceso.

2. Especialización: tener un equipo específico con sus capacidades, buscando mayor eficiencia y destreza en sus responsabilidades.

3. Jerarquía: los criterios de autoridad son necesarios, y es importante que eso esté presente en la comunicación en busca de poder lograr objetivos, planificaciones y responsabilidades.

4. Unidad de mando: si bien tenemos jerarquía y autoridad, debe asignarse una jefatura y que las personas sólo deban rendir a un jefe específico.

5. Difusión: todas las obligaciones y responsabilidades deben conocerse por todos los miembros de la empresa. 

6. Equilibrio: si bien existen estructuras, es fundamental tener equilibrio de cara a los principios y técnicas que se aplican, esto para poder lograr la eficacia que lleve a conseguir los objetivos.

Diseño de la organización

La estructura es clave para la organización como etapa del proceso administrativo, con la claridad de quiénes realizan ciertas funciones o tareas, y también como cada uno de ellos se relaciona entre sí; toman relevancia los cargos y obligaciones de las personas elegidas, considerando siempre la cadena de mando.

En base al diseño, son cuatro los elementos que se deben considerar: la estrategia organizacional, el modelo estructural, los perfiles para cada puesto y finalmente el recurso humano.

Etapas de la organización

Hay 3 principales etapas en la organización en el proceso de la administración. Estas son:

1. División del trabajo: lograr dividir el trabajo se basa en la separación delimitación de actividades, buscando que se realicen las funciones con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo. Así, se logra la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

2. Jerarquización: en base a esta división del trabajo comienza la jerarquización, por lo que se podrán disponer las funciones, ya sea por orden de rango, grado o importancia.

3. Departamentalización: ya dividimos el trabajo y logramos ordenar una jerarquización, ahora es momento de llevar a una división de distintas funciones y actividades, lo que busca llevar el trabajo de la mejor forma.

Mantener estas tres etapas de buena forma llevará a un triunfo asegurado, logrando un trabajo rentable, óptimo y eficaz; con una buena organización administrativa de cara al proceso administrativo. 

Instrumentos de la organización

La organización como etapa del proceso administrativo cuenta con herramientas necesarias para poder lograr una organización efectiva, pero racional, las cuales están disponibles durante todo el proceso y que se aplican cuando son necesarias por cada uno de los grupos sociales que conforman la compañía.

Uno de estos son los organigramas, representaciones gráficas de toda la estructura de la organización. Existen distintos tipos de organigramas, que tienen que ver con su naturaleza, como los microadministrativos que involucran sólo una organización, o los macroadministrativos, que su representación incluye más de una organización.

Además, existen los organigramas mesoadministrativos, informativos, formal, informal, verticales, horizontales, mixtos, de bloque, circulares y más.

Otro de los instrumentos son los símbolos, los cuales pueden representar unidad, funciones, relación de autoridad u otros. 

Su importancia y ventajas

La organización como etapa del proceso administrativo es algo imprescindible para este proceso, entregando un orden de gestiones e incluso rentabilizando el trabajo. Así, gracias a esto cuentas con un protocolo de actuación de cara a las tareas habituales 

Por lo mismo, su importancia se demuestra en que tus colaboradores saben qué secuencia seguir a diario e incluso poder ejecutar otras responsabilidades conociendo los pasos y las gestiones que debe desarrollar.

Por esto, hay un control de tareas y optimización del trabajo, con la confianza de cada uno de los responsables, con la claridad de los avances, problemas o incidencias. Están claros los responsables de cada área, y así se podrá recurrir a alguien para poder mantener una buena organización como etapa del proceso administrativo.

De tal manera, aparecen las ventajas de poder desarrollar una buena organización como etapa del proceso administrativo. Estas son:

• Puede haber intercambio de responsabilidades entre colaboradores.

• Los colaboradores tienen la posibilidad de mostrarse críticos ante una nueva tarea y la forma de llevarla a cabo. Esto principalmente porque no hay una rutina diaria definida y él podrá analizar la eficacia y entregar nuevas ideas.

• Todos los miembros de la empresa pueden acceder a nuevos sistemas de trabajo y así poder mejorar en sus tareas diarias, esto a la vez entrega un mayor compromiso y trabajo en equipo.

• Se racionalizan las tareas administrativas que cada empleado apunta diariamente en una planilla, dejando sólo detalles de inicio y fin de las responsabilidades mensualmente, como una manera de poder simplificar y conocer los procesos.

La tecnología y la administración

De cara a esta importancia y las ventajas, la tecnología es una herramienta y un elemento importante en los procesos de administración de empresas, donde puede ser de gran ayuda para una organización efectiva.

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