Cómo mejorar la gestión de costos en tu empresa

La tecnología se puede transformar en una gran herramienta para lograrlo, pero también algunos consejos que debes seguir y que te llevarán al éxito. ¡Conócelos!

El control y gestión de costos son un elemento fundamental para que una empresa logre las metas que se propone y pueda crecer. Por lo mismo, es importante hacerlo de forma correcta y ordenada.

Hay que entender que cada costo tiene un valor para cada compañía, por lo que conocerlos e identificarlos es clave. De esta manera, la gestión de costos será la herramienta que te permitirá calcular, levantar el presupuesto y manejarlo de cara a cada proyecto de la empresa.

Los gastos de una empresa

Todas las empresas pueden tener distintos gastos según el rubro, su tamaño, etc. De todas maneras, existen algunos costos que se repiten y son comunes en cada una de ellas. Estos son:

Costos fijos: son aquellos que no tienen cambios durante el tiempo, como pueden ser los sueldos de los colaboradores, seguros contratados o suministros necesarios para el funcionamiento de la compañía.

Costos variables: tienen o pueden tener modificaciones según las actividades de la compañía.
Costos semivariables: son una mezcla de los dos anteriores, ya que son gastos que tienen una parte fija como una parte variable.

Ahora bien, si juntamos estos tres tipos de costos, entramos a hablar de los gastos totales de la empresa y podemos sumar una calificación extra: costos directos y costos indirectos.

Cuando hablamos de costo directo tiene relación con gastos particulares como los gastos de un viaje, los sueldos, etc. Por su parte, si hablamos de costo indirecto, aquí no son gastos correspondientes a la actividad económica de la compañía como tal, sino que de otro tipo como puede ser el arriendo de la oficina, el pago de internet u otros.

¿Qué es la gestión de costos?

La gestión de costos tiene que ver con todo el proceso relacionado al cálculo y control del presupuesto de la empr

esa o de un proyecto determinado. De tal manera, para poder mantener en orden cada uno de los gastos de la empresa, esto es fundamental.

Así, la gestión de costos acompaña todo el proceso, pero arranca en la fase de planificar todo. Se transforma en una parte fundamental, ya que hacerlo de buena forma te permite ser preciso a la hora de realizar los distintos proyectos y planificar objetivos.

Los beneficios

Ahora que ya sabemos qué es la gestión de costos, podemos desarrollar los distintos beneficios que nos entrega el poder realizarlo en nuestra empresa. Toma nota de este listado:

No excederse en los gastos: el saber y poder realizar una correcta gestión de costos te permitirá manejar los gastos de forma precisa. Así podrás preparar y visibilizar de forma efectiva el presupuesto que tienes.
Expectativas niveladas: con una correcta gestión de costos será más sencillo que exista una comprensión del presupuesto que se maneja. También, si es necesario hacer cambios en los proyectos, el proceso de control permitirá hacerlo con claridad y evitando efectos negativos.
Prevenir riesgos: los proyectos de tu empresa necesitan solidez para desarrollarse, por lo que una correcta gestión de costos te permitirá. Una buena opción es siempre considerar una reserva para posibles riesgos o imprevistos, se recomienda entre un 5% y 10%.
Una mejor planificación del futuro: poder manejar bien el presupuesto y el capital de la compañía permite pensar en un futuro de forma más clara y exitosa.

Los desafíos

Realizar una correcta gestión de costos no es sencillo, ya que siempre aparecen algunos problemas en el camino. Son esas desventajas las que es muy interesante conocer para mejorar.

En esa línea, podemos destacar dos que suelen repetirse:

Presupuesto acotado: cuando el dinero que se tiene disponible no es importante puede llevar a que los proyectos se hagan más difíciles de desarrollar, y por lo mismo la gestión de costos se hace más difícil, y se transforma en un desafío. Por esto, es importante que siempre consideres un presupuesto que sea realista, tanto por las capacidades de tu compañía como para lograr lo que necesitas.
Cálculo inexacto: dentro de la gestión de costos es fundamental que te asegures de no equivocarte a la hora de preparar cuáles serán los gastos y todo lo relacionado. Por lo mismo, debes tener claro los alcances de tus proyectos.

Cómo realizar una correcta gestión de costos

Existen algunos puntos que son claves para que la gestión de costos se realice de manera correcta. A continuación te daremos detalles de cada uno:

1) Planificación de recursos

Con los objetivos y los pasos a seguir necesarios, podrás planificar los recursos con los que cuentas.

Es muy efectivo y necesario en esta parte, poder realizar una estructura que muestre un desglose del trabajo que se necesita, las actividades, los proyectos y a la vez los recursos con los que se cuenta.

Lo importante es tener una fotografía detallada y general que nos ayude a poder entender y canalizar la parte de los costos y los gastos que se repartirán.

2) Planificación de objetivos

Ya que un análisis exhaustivo y detallado de los costos en los que se incurrirá con cada actividad y proyecto, ahora es momento de ponerse objetivos sobre los mismos.

Con esas metas, y una gestión de costos efectiva, se podrán destinar los montos necesarios para cada una de las actividades productivas de la compañía en búsqueda de esos objetivos.

3) Estimar costos

Un paso fundamental para esta correcta gestión de costos está en el proceso de estimación de gastos, lo que tiene mucho que ver también con la evolución de los proyectos de la empresa.

Teniendo claro los recursos de la compañía y cada elemento necesario para las metas y objetivos, se podrá avanzar en el desarrollo del siguiente punto: el presupuesto. Para esto, existen técnicas para poder estimar los costos, como hacerlo por objetivos conceptuales, por conocimiento histórico de los montos o por cada recurso que está involucrado en los procesos.

4) Presupuesto

Con la estimación de costos clara, el presupuesto ya puede ser definido. Con esto, será posible comenzar a construir el modelo económico entre gastos e ingresos, con una coherencia financiera que nos permitirá llevar a cabo la actividad de la empresa.

Generalmente el presupuesto se define de cara a un año, y es parte fundamental de la planificación, organización y jerarquía de la empresa.

5) Control de los gastos

Finalmente es hora de rendir el rendimiento de toda esta planificación, comparando el costo total definitivo y real con los tiempos invertidos. Es importante hacerlo con cierta periodicidad, monitoreando el estado de los gastos siempre pensando en la rentabilidad de la empresa.

Existen herramientas para poder hacerlo en tiempo real y evaluar la eficacia de los procesos, la planificación y más.

El rol de la tecnología

Considerando el último punto, plataformas como Rindegastos son perfectas para desarrollar una correcta gestión de costos, automatizando procesos, 100% personalizables e integrada a tu medida según necesidades.

De esta forma, podrás decir adiós a los problemas contables, a los gastos duplicados, rindiendo gastos de forma clara, automática y desde donde quieras. Además, Rindegastos se adapta a las reglas tributarias del país, dejando atrás el papeleo.

Así, Rindegastos te permite, entre otras cosas, llevar un control de:

Gastos de kilometraje: 100% automática, su tecnología permite automatizar el cálculo de los gastos por kilómetro.
Validaciones automáticas: cada validación será de forma automática, cumpliéndose cada una de las etapas de los procesos.
Reportería y exportación: podrás acceder a toda la información de gastos, la cual se presenta automáticamente y respaldada, para poder exportarla y generar reportes de los mismos.
Integración con servicios externos: se integra a otros servicios, haciendo los procesos más sencillos.
Flujos de revisión flexibles: podrás definir los flujos para la revisión, poniendo reglas y el número de revisores encargados, entre otras cosas.
Multimonedas: acepta distintas divisas en la misma plataforma, por lo que se automatizan los cambios para poder rendir los gastos y mantener una correcta gestión de costos.
Soporte en línea: cuenta con soporte durante todo el proceso, desde la integración hasta el final del servicio. Está presente para todos los usuarios, todas las consultas necesarias y de forma gratuita.

Puedes solicitar un demo de forma gratuita de Rindegastos en este enlace y conocer más de la plataforma en su sitio oficial.