3 consejos para evitar los gastos duplicados en tu empresa

¿Sabías que los fraudes asociados a los gastos empresariales de los trabajadores se han transformado en una fuente relevante de pérdida en las finanzas de los negocios? Y aunque de forma independiente los montos defraudados pueden ser pequeños, en total las pérdidas pueden ascender a grandes sumas.

Así lo demostró la empresa Oversight Systems, que tras analizar 10 millones de transacciones de informes de gastos corporativos en un período de tres meses, observó que las acciones fraudulentas alcanzan un monto de US$ 13,7 millones en pérdidas.

De todas formas, el informe también hace hincapié que gran parte de los fraudes detectados (82%) fue realizado solo por el 5% de los empleados, es decir, son prácticas poco extendidas entre los trabajadores de las empresas, pero que se deben enfrentar con conocimiento y control.

¿Qué son los gastos duplicados?

Al momento de hacer una rendición de gastos, los trabajadores deben informar el monto utilizado y respaldarlo con el documento correspondiente, como boletas u otros. El problema está cuando la política de rendición de la empresa no es clara o los equipos que deben controlar estos gastos manualmente no realizan una revisión exhaustiva, ya sea por tiempo o recursos. Muchas veces es una tarea engorrosa y que lleva tiempo, al combinar la revisión de recibos en papel con resúmenes de tarjetas de crédito y planillas con los informes de los gastos de los empleados.

En este escenario se pueden dar los gastos duplicados, que son aquellos gastos que se reportan más de una vez, utilizando un mismo documento justificante.

De acuerdo a Oversight Systems, los datos duplicados fueron la tercera forma más común de fraude en las empresas, luego de gastos sospechosos de desembolso personal y los gastos no permitidos por la política de la empresa.

3 consejos para evitar gastos duplicados

Aquí te contamos sobre tres sencillas acciones que tu empresa o área de finanzas puede llevar adelante para disminuir la tasa de incidencia de gastos duplicados:

1. Contar con una política de gastos clara y definida: y por supuesto comunicarla claramente a los trabajadores, especialmente a aquellos que se ven más expuestos a realizar rendiciones de gastos, como aquellos que participan reiteradamente en viajes de negocio. Deben conocerla de preferencia de voz de su misma jefatura, evitando interpretaciones propias y teniendo claridad respecto a los procedimientos de rendición.

2. Contar con equipos de control interno: los equipos de administración o finanzas encargados de esta revisión deben llevar una adecuada supervisión sobre los gastos a rendir. Sobre todo, porque si los trabajadores saben que los gastos son controlados, tendrán más cuidado de cometer un fraude interno.

3. Automatizar el control de los gastos: honestamente, en muchas empresas los recursos de tiempo y capital humano para llevar un exhaustivo control sobre la rendición de gastos pueden no ser suficientes. Por lo mismo, la tecnología es una aliada indispensable para mejorar la rendición y evitar fraudes, sobre todo los softwares especializados que se han creado para digitalizar los procesos de gestión de gastos. No solo permiten detectar más fácilmente muchas tentativas de fraude, sino que a la vez que minimizan el trabajo manual que deben realizar las áreas de control.

De eso de trata Rindegastos, plataforma que digitaliza por completo el proceso de rendición de gastos en la empresa, se ha convertido en la herramienta perfecta para apoyar este proceso. Conócela en el siguiente enlace: www.rindegastos.com