Los gastos duplicados representan una de las problemáticas más frecuentes y costosas en la gestión financiera de las empresas. Estos errores no solo afectan la precisión de los informes financieros, sino que también generan pérdidas económicas significativas.
Conoce cómo puedes detectarlos y prevenirlos de manera eficiente utilizando herramientas automatizadas. ¡Sigue leyendo y descubre cómo optimizar la gestión de tus gastos!
¿Qué son los gastos duplicados?
Los gastos duplicados son registros repetidos de un mismo gasto en los sistemas contables de una empresa. Estos errores pueden ser causados por la entrada manual de datos, la falta de comunicación entre departamentos o la ausencia de controles automatizados.
Es común que una factura se registre más de una vez cuando diferentes áreas la procesan sin la debida coordinación. De igual forma, esto puede suceder también porque un colaborador se confunde e ingresa nuevamente una factura o boleta.
De acuerdo a un estudio realizado por Rindegastos durante el año 2023 a más de 1800 empresas en Chile, el 6.9% de los gastos rendidos en una empresa corresponden a registros duplicados o fraudulentos. Esta cifra representa un impacto económico significativo, equivalente a aproximadamente USD $16.359.882 en pérdidas potenciales.
Estos montos no solo afectan la precisión de los informes financieros, sino que también pueden distorsionar la toma de decisiones y comprometer la eficiencia operativa de la empresa.
Causas de los gastos duplicados
Las razones más comunes detrás de los gastos duplicados abarcan:
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Errores humanos: La intervención manual en el registro de gastos es propensa a errores, especialmente en organizaciones con altos volúmenes de transacciones.
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Procesos manuales: La falta de automatización aumenta la probabilidad de que se cometan errores durante la captura y el procesamiento de datos financieros.
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Falta de controles: La ausencia de mecanismos de control sólidos permite que los gastos duplicados se filtren en los registros contables.
La primera etapa para reducir los gastos duplicados en tu empresa es identificarlos correctamente, esto puede lograrse mediante la revisión detallada de los registros y la creación de un sistema que permita detectar transacciones similares. Analiza los estados de cuenta y los informes financieros para encontrar patrones de gastos repetidos.
Impacto de los gastos duplicados
Para entender mejor los desafíos que enfrentaban las empresas antes de utilizar Rindegastos, se realizó una encuesta a más de 2.500 usuarios de la plataforma que incluía a rendidores, aprobadores y administradores en Chile.
Se determinó que tan efectivo era el proceso de detección de gastos duplicados o erróneos en sus empresas antes del uso de Rindegastos. La mayoría de los encuestados, el 49.5%, consideran que el proceso es poco efectivo, lo que sugiere una necesidad significativa de mejoras en los sistemas de control y verificación.
Por otro lado, solo el 9.5% de los participantes calificaron el proceso como muy efectivo, destacando una minoría que percibe la situación de manera positiva. Además, un 16.3% de los encuestados opinan que el proceso es efectivo, lo que indica que existe cierta funcionalidad en los mecanismos actuales, aunque no de manera generalizada.
Preocupantemente, el 13.7% considera que el proceso no es efectivo en absoluto, y el 11.1% señaló que no existe un proceso establecido para detectar duplicidades o errores. Esto llevó a que el 75% de los encuestados consideró que antes de implementar Rindegastos, no existía un control adecuado para la detección de gastos duplicados, o dicho control era ineficiente.
Estos resultados resaltan la necesidad urgente de implementar soluciones más robustas y eficientes para mitigar los riesgos y pérdidas asociados con registros duplicados o incorrectos.
Rindegastos: detección automática de gastos duplicados
Rindegastos es una herramienta transformadora para las empresas, automatizando y optimizando la gestión de gastos. Una de sus características clave es la capacidad de detectar y prevenir gastos duplicados de manera eficiente.
La herramienta permite a través del uso de un algoritmo de duplicidad identificar gastos que puedan estar siendo rendidos más de una vez o que puedan ser fraudulentos al cotejar los gastos rendidos en una empresa.
"A través de la plataforma Rindegastos hemos detectado gastos duplicados y esto es por errores que cometen nuestros rendidores sin querer, a veces duplican los gastos. Pero la facilidad de plataforma nos dice que este gasto está duplicado, nos permite devolver la rendición con la observación correspondiente." Alejandro Fuentes Gerente de Administración y Finanzas de Grupo Blumos
Para ello, hace una comparativa de los distintos campos que componen un gasto para buscar gastos similares. Los principales atributos que utiliza esta herramienta para comparar la semejanza de dos gastos son:
1.- Fecha del gasto (igualdad)
2.- Total (igualdad)
3.- Moneda (igualdad)
4.- Proveedor (semejanza)
5.- Categoría (semejanza)
6.- Otros campos (semejanza)
El algoritmo se encarga de revisar minuciosamente los gastos que se encuentran en estado de aprobación, rechazo o en proceso.
Asimismo, facilita la detección de fraude de documentos en tiempo real, ya que, gracias al algoritmo de duplicidad, se activa una alerta que indica que un gasto se parece mucho a otro.
La prevención de gastos duplicados es esencial para mantener la salud financiera de cualquier empresa. Con herramientas como Rindegastos, las empresas no solo pueden identificar y eliminar estos errores de duplicidad, sino también optimizar su gestión de gastos en general.
Si tu empresa aún no ha adoptado una solución automatizada como Rindegastos, ahora es el momento de considerar sus beneficios y dar un paso hacia una gestión contable más precisa y eficiente.
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