KYC: Prevención contra el fraude interno y gastos duplicados

En el mundo financiero, el término KYC (Know Your Customer) es una práctica esencial para verificar la identidad de los clientes y asegurar que las transacciones sean legítimas. Sin embargo, esta metodología ha comenzado a trascender el ámbito bancario para convertirse en una herramienta estratégica dentro de las organizaciones, especialmente en áreas como la gestión de gastos corporativos.

¿Por qué? Porque el fraude interno y los gastos duplicados representan una amenaza real para las empresas, afectando tanto la salud financiera como la confianza interna.

¿Qué es KYC y cómo se adapta al entorno empresarial?

El término KYC corresponde a las iniciales en inglés "Know Your Customer", lo que significa el proceso de "Conoce a Tu Cliente", que es el proceso de conocer y verificar la identidad de una persona o entidad antes de establecer una relación comercial. Aunque surgió en el sector financiero, su lógica es perfectamente aplicable al mundo corporativo: se trata de confirmar la identidad y el historial de quienes interactúan financieramente con la empresa, ya sean colaboradores, proveedores o socios.

Aplicado al control de gastos, KYC implica validar que quien solicita un reembolso sea efectivamente un empleado autorizado, que el proveedor exista y cumpla con los requisitos legales, y que los comprobantes ingresados sean auténticos, válidos y no se hayan registrado previamente.

De acuerdo con un estudio realizado por Rindegastos durante 2023 a más de 1.800 empresas en Chile, el 6,9% de los gastos rendidos corresponden a registros duplicados o fraudulentos. Esta cifra representa un impacto económico significativo, equivalente a aproximadamente USD $16.359.882 en pérdidas potenciales.

Estos datos dejan en evidencia la urgencia de contar con procesos sólidos de verificación. Aplicar principios de KYC en la gestión de gastos no solo previene pérdidas económicas, sino que también fortalece la transparencia, la trazabilidad y el control dentro de la organización.

Riesgos comunes: Fraude interno y gastos duplicados

Los fraudes internos suelen involucrar la presentación de gastos falsos, el uso indebido de fondos corporativos o la creación de proveedores ficticios para desviar dinero. Estos fraudes son difíciles de detectar si no existen controles robustos, y a menudo pueden pasar meses antes de que una auditoría logre revelarlos.

Por otro lado, los gastos duplicados son un problema común generado por errores humanos. Una misma boleta puede ser ingresada dos veces, ya sea por distintas personas o incluso por el mismo colaborador sin intención de fraude. A medida que una empresa crece, estos errores tienden a ser más frecuentes, especialmente si los controles no están automatizados.

Ambos riesgos pueden ser significativamente reducidos mediante la implementación de procesos automáticos de validación, que aseguran una mayor precisión y eficiencia en la gestión de los gastos.

¿Cómo el enfoque KYC ayuda a prevenir estos riesgos?

Incorporar una lógica tipo KYC en los procesos internos permite a las empresas adelantarse a los riesgos financieros antes de que ocurran. 

¿De qué manera se consigue?, mediante:

1. Verificación de identidad: asegura que quien rinde un gasto esté vinculado legítimamente a la empresa y al centro de costos correspondiente.

2. Validación de documentos: sistemas con OCR e inteligencia artificial pueden leer, interpretar y contrastar datos de facturas, boletas y tickets con los ya existentes.

3. Evaluación de proveedores: validar automáticamente de la razón social en bases del SII, para comprobar que se trata de un proveedor legal y activo.

4. Alertas por duplicidad: plataformas especializadas permiten detectar si un documento ya fue ingresado, con datos cruzados como monto, fecha, RUT, etc.

Buenas prácticas para aplicar un sistema tipo KYC en tu empresa

1. Centraliza el ingreso de gastos en una sola plataforma: idealmente, una que tenga validación automática en tiempo real.

2. Automatiza la verificación documental: evita procesos manuales y delega el control inicial a la tecnología.

3. Define políticas claras y transparentes: capacita a los colaboradores sobre cómo rendir correctamente, qué se considera gasto válido, y qué consecuencias hay ante errores o faltas.

4. Monitorea : acceder a reportes actualizados permite tomar decisiones más informadas y reaccionar a tiempo ante inconsistencias.

Beneficios concretos de aplicar KYC en la gestión de gastos

Implementar un enfoque de KYC en la gestión de gastos no solo refuerza la seguridad y el control financiero, sino que también aporta beneficios tangibles a la empresa:

1. Prevención del fraude antes de que ocurra: la validación anticipada es siempre más efectiva que una corrección posterior.

2. Disminución de errores humanos: menos ingresos duplicados, menos tiempo perdido en revisiones.

3. Cumplimiento normativo simplificado: frente a auditorías internas o externas, contar con documentación validada reduce el riesgo y la carga administrativa.

4. Mayor confianza en los datos: finanzas, compras y operaciones pueden alinearse en base a información confiable y actualizada.

Rindegastos para la detección de gastos duplicados 

Rindegastos es una herramienta transformadora para la gestión eficiente de los gastos corporativos. Su capacidad para automatizar y optimizar procesos hace que sea una solución clave para las empresas, y una de sus funcionalidades más destacadas es la detección de gastos duplicados.

La plataforma utiliza un algoritmo avanzado de duplicidad que permite identificar rápidamente si un gasto ha sido rendido más de una vez, lo que podría indicar un error o un posible fraude. Este algoritmo compara diferentes campos de los gastos y evalúa su similitud, garantizando que los registros sean únicos y no se repitan. Los principales atributos que el algoritmo evalúa para detectar duplicados son:

1. Fecha del gasto: Verifica si la fecha es exactamente la misma.

2. Total del gasto: Compara si el monto total coincide entre los registros.

3. Moneda: Asegura que la moneda utilizada sea la misma.

4. Proveedor: Revisa la coincidencia de los proveedores involucrados en los gastos.

5. Categoría: Evalúa si las categorías de los gastos son iguales o similares.

6. Otros campos relevantes: Analiza otros atributos, como la descripción, los números de comprobantes, entre otros, para identificar posibles coincidencias.

Gracias al algoritmo de duplicidad, la herramienta activa alertas automáticas cuando identifica que un gasto es sospechosamente similar a otro. Este mecanismo de notificación instantánea ayuda a las empresas a detectar y corregir problemas antes de que se conviertan en un impacto significativo.

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