El control de gastos de una empresa debe ser parte de su estrategia financiera para hacerla más competitiva y elevar su rentabilidad. Hay que considerar que sin importar el tamaño o rubro en el que una compañía se desempeñe, su objetivo siempre será buscar la mayor rentabilidad posible.
Ahora bien, gran parte de ese margen dependerá de la forma en que los líderes y equipos de gestión administren los recursos y las rendiciones control de gastos de una empresa. 
Más allá de los costos de producción y operación propios de una compañía, existen una gran variedad de gastos administrativos que pueden afectar directamente el resultado final de la empresa a final del mes o los diferentes periodos contables.
Por lo mismo, a continuación desarrollamos una serie de acciones que ayudarán a mejorar el control de gastos de una empresa.
Control de gastos de una empresa
Corresponde entender que el control de gastos de una empresa se basa en valorar los resultados, descubrir dónde mejorar y a la vez tomar decisiones con respecto a la práctica contable y el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la compañía.
De esta forma, el control de gastos de una empresa requiere de una estrategia financiera y de operaciones al respecto, lo que permite hacer un seguimiento, bajar los costos siempre de cara a un beneficio, mayor competitividad y más.
En la necesidad de control de gastos de una empresa la trazabilidad es clave, por lo que se debe reconocer, registrar y con eso hacer un seguimiento total de cada una de las operaciones relacionadas con los costos.
Para eso, herramientas tecnológicas son fundamentales, las cuales permiten un control de gastos de una empresa de forma correcta y completa. En todo caso, hay algunas acciones que son ideales para esto, como son:
1. Establecer presupuestos por área y acordes a sus metas empresariales
El presupuesto es una herramienta que permite a una empresa planear en detalle el costo de las operaciones que se llevarán a cabo durante un periodo determinado. Un buen presupuesto permitirá además auxiliar a los departamentos de administración y contabilidad para que se cumplan los objetivos financieros propuestos.
Es una estimación programada respecto a cómo el departamento va a lograr cumplir con los objetivos previamente establecidos. Y, por lo tanto, una buena planificación por área permitirá a las empresas tener un mejor control de los costos, gastos y egresos de la empresa.
2. Incorporar plataforma de rendición para empleados
Especialmente pensando en aquellos colaboradores que deben realizar gastos de representación, gastos menores o viajes de negocios, incorporar plataformas digitales que permitan gestionar de mejor forma estos egresos sin duda permitirá que se lleve un control más estricto respecto a qué gastan y en qué cantidad.
Una de ellas es Rindegastos, aplicación móvil que permite a los trabajadores llevar control de sus gastos financieros al alcance de su bolsillo y en tiempo real para rendirlos directamente a la empresa y digitalizar los documentos de gastos para evitar extravíos. ¡Conoce más de esta herramienta AQUÍ!
3. Evaluar los gastos por período y compáralos con los anteriores
Estas acciones permitirán observar qué tipo de variaciones hubo en los egresos. Aquellas que sean de gran consideración serán claves para encontrar explicaciones y soluciones de las mismas, con el objetivo de mejorar el control de gastos de una empresa.
4. Llevar un estricto control de la caja chica
Un control adecuado del manejo de la caja chica permitirá observar que todos los desembolsos de dinero sean los adecuados. Aunque parezcan montos menores, esto repercute directamente en el control de gastos de una empresa y la contabilidad de la misma.
En ese sentido, una buena recomendación es establecer políticas claras para efectuar estos gastos.
5. Cultura de la eficiencia
Por último, los trabajadores son claves en este trabajo de control de gastos de una empresa. La invitación es a crear conciencia en ellos respecto al uso de recursos y las herramientas más eficientes para gestionarlos de manera eficiente. Por ejemplo, se pueden mantener actualizados los precios de mercado de los insumos que requieren para negociar mejores valores con proveedores.
Como se puede ver, el control de gastos de una empresa necesita la consideración necesaria y las herramientas para poder facilitar los procesos al respecto. La tecnología puede entregar grandes ayudas de seguimiento, registro y análisis, entre otras cosas, que harán de una compañía más ordenada, productiva y generadora de recursos.
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