En algunas industrias es muy común que los trabajadores deban desplazarse por negocios de una ciudad a otra o, incluso, a otros países. Ante este contexto, muchas compañías pagan gastos de viaje.
Existen rubros donde un viaje de negocio puede significar una gran ganancia para la compañía, por lo que los gastos relacionados a esto son vistos como una inversión. Por lo mismo, se autoriza por parte de la empresa al trabajador que le ha tocado viajar para generar ciertos gastos necesarios durante el período que dure: estadía, comida y movilización, entre otras.
Ahora bien, una vez terminado el periplo laboral, llega el momento de hacer la rendición de gastos de viaje para poder recibir el reembolso correspondiente, para lo que es clave el orden de parte del trabajador con los detalles de cada peso que gastó durante este desplazamiento de negocios.
No obstante, hoy la tecnología permite hacer más sencillo el proceso de rendición, sin tener que juntar boletas y papeles. Si tú eres uno de estos trabajadores, este artículo te resultará interesante, ya que vamos a ir desglosando cómo puedes gestionar y rendir tus gastos de viaje de forma digital.
¿Cómo gestionar los gastos de viaje?
Primero que todo, es importante entender que es trabajo y no son vacaciones. Solo así se logra ser planificado a la hora de pensar en los gastos de viaje durante los días en los que se está fuera.
Es cierto que muchos gastos, como la comida o los desplazamientos, se pueden prever con anticipación, pero también muchas veces los viajes de negocio sufren modificaciones de último momento: cancelación de reuniones, cambio de prioridades y de horarios o pérdidas de vuelos.
Sin embargo, es importante poder justificar estos gastos de viaje “extra” o fuera de planificación de manera correcta, con detalles y muestras, por ejemplo, con boletas o recibos. A la hora de hacer esta rendición no hay que olvidar:
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La fecha de los gastos de viaje
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Detalles
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El nombre de la persona que hizo el gasto
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Cualquier nota adicional
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La cantidad total de la compra, con el detalle del IVA y cualquier otro impuesto
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El recibo o boleta en papel y digital
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Así se hará más fácil poder generar una rendición de gastos expedita y efectiva.
Claves para gestionar los gastos de viaje
Las empresas tienen sus razones para exigir la rendición de los gastos de viaje, por mucho que el colaborador o ejecutivo de la compañía sea de total confianza. Es una señal de transparencia, pero también contribuye a otros factores como:
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Inteligencia del negocio: al tener claridad sobre los gastos de viaje, se podrá ajustar el presupuesto y entender en qué se gasta el dinero. Incluso se puede identificar cuáles son los trabajadores o equipos que más gastan, etc.
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Evitar estafas: el reembolso se puede prestar como una oportunidad para que los trabajadores estafen a la empresa, por lo que exigir todo el detalle y la información necesaria es una manera de llevar un proceso correcto que no se preste para suspicacias.
Ahora bien, si se quiere gestionar los gastos de viaje de mejor forma y poder disfrutar de un periplo de negocio más útil y productivo, hay cuatro claves que se pueden considerar:
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Análisis previo: es importante, antes del viaje, analizar por completo todo el viaje, desde el lugar de destino hasta cuánto tiempo durará el viaje, qué se hará, etc.
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Elige según tu viaje: ya con el análisis previo, poder comenzar a elegir, por ejemplo, el alojamiento que se acomode a los días del viaje y los movimientos que se tendrán que hacer; incluso así se podría evitar tener que arrendar un auto o gastar en movilización.
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Gastos adicionales: todos los viajes tienen imprevistos y gastos asociados, por lo que es bueno realizar un listado de los más comunes y considerar ese dinero como parte del presupuesto. Todo esto tiene mucho que ver con la planificación.
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Comparar valores: los precios van fluctuando con el tiempo, y hay elementos, como el cambio de moneda, que siempre se deben considerar. Además, para evitar sorpresas, no dejar de comparar los precios del alojamiento, los pasajes, dónde se comerá u otros.
¿Cómo la tecnología puede ayudar?
La tecnología puede ser un gran aliado en la planificación de un viaje de negocios, pero también para cuando se comienzan a establecer gastos.
¿Sabías que si finalmente se cancela el viaje o cambian la ciudad y ya está hecha la reserva no es necesario que esta se pierda? Existen aplicaciones que permiten vender una reserva. Incluso, si hay un viaje de última hora se puede encontrar una opción de alojamiento rápidamente gracias a la tecnología.
¡Eso no es todo! Ya no será necesario seguir guardando las boletas para poder entregar la rendición de gastos de viaje, ya que herramientas como Rindegastos permiten que el papeleo quede en el pasado y todo el proceso tedioso que significa, con políticas 100% personalizables y distintas funciones.
Rindegastos es una aplicación que está disponible para Android y Apple, y que busca apoyar a los trabajadores de las distintas industrias a poder hacer más sencillo el proceso de la rendición de gastos de viaje e incluso otras actividades.
“Digitalizar las rendiciones de gastos al 100% es una tarea que implica mucho trabajo y esfuerzo es por eso que formamos un equipo diverso y multidisciplinario que está preparado y dispuesto a darte el mejor servicio”, explican desde la compañía.
Con Rindegastos se podrán mantener ordenados cada uno de los gastos de viaje. Tan solo se necesita la cámara del smartphone y, a partir de ahí, comenzar a guardar las boletas por categoría, saber cuánto se está gastando y comparar con el presupuesto. Además, desde la misma app se podrá emitir el informe para poder solicitar la rendición.
De esta manera, Rindegastos se adapta a las políticas de cada empresa y las integra a sus procesos, gestionando incluso todos los fondos y cajas chicas. ¿Gastos duplicados o errores de cobro o gastos? Cosas del pasado y ¡todo desde una app y en la comodidad del smartphone!
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