Tiempo perdido: El primer problema y quizá el más obvio es la gran cantidad de tiempo que se invierte en el procesamiento manual de las rendiciones, tanto por rendidores, aprobadores como los equipos contables.
Trazabilidad: Cuando ninguno de los involucrados (rendidor, aprobador, contabilidad) es capaz de ver con claridad en qué etapa del proceso se encuentra una comprobación comienzan a generarse problemas como reembolsos atrasados, incertidumbre y, en última instancia, pérdida de la trazabilidad de los gastos.
Incumplimiento de políticas internas: Cada empresa tiene parámetros específicos a cumplir a la hora de procesar sus rendiciones de gastos, pero habitualmente estos no son cumplidos y en un proceso manual de comprobaciones son muy difíciles de detectar.
Gastos duplicados o fraudulentos: Uno de los problemas más comunes en las comprobaciones manuales es la duplicidad de gastos, es decir, que la información recopilada en este proceso se ingrese más de una vez a la contabilidad de tu empresa o que se rindan los mismos gastos más de una vez.
Registro contable manual: Los equipos de contabilidad deben asegurarse de que sea correcta la cuenta contable asociada a cada ítem que se está ingresando. Además, deben asegurarse de corregir en caso de que sea necesario e ingresar manualmente cada dato. Esto no solo redunda en pérdida de tiempo, sino que también implica un alto riesgo asociado a la digitación errónea de información.
Respaldo de comprobantes: Un proceso manual de comprobaciones de gastos obliga a que los comprobantes físicos (boletas, facturas, vales) sean guardados en papel, lo que hace que sea un proceso muy engorroso y costoso, ya que se deben enviar y resguardar dichos documentos.
Dado este escenario, hoy son más de 1500 empresas de todos los rubros y tamaños las que han incorporado Rindegastos a su gestión. Este software multiplataforma permite digitalizar por completo el proceso de comprobaciones de gastos, ya sean de caja chica, fondos por rendir, tarjetas de crédito o reembolsos.
Rinde todos los tipos de gastos:
En Rindegastos se puede procesar todo tipo de comprobaciones de gastos, desde reembolsos, fondos por rendir, viáticos y cajas chicas, hasta gastos por kilometraje.
100% digitalizado:
Con Rindegastos transforma completamente el proceso manual de rendiciones a uno digital, de punta a punta. El rendidor crea el gasto, se aprueba de manera digital y se puede integrar automáticamente a tu sistema contable mediante diversas metodologías.
Intuitiva APP Móvil:
Ahora tienes la opción de efectuar tus rendiciones al alcance de tu mano. Podrás capturar la información de los comprobantes en un clic, utilizando Scannit (OCR: Optical Character Recognition) y para comprobantes digitales también se puede escanear el código PDF 417 (Chile) o QR (Perú y Colombia). Además, la rendición y aprobación de gastos se puede realizar en cualquier momento y lugar. No importa donde estés siempre podrás acceder, incluso sin conexión.
Creación automática de los gastos:
Reenvía la información del gasto (PDF y XML de la factura) a una simple casilla de correo y automáticamente se creará el gasto con imagen adjunta.
Procesamiento de XML.
Lectura de los datos asociados a la factura: proveedor, fecha, moneda, total, folio, lugar de expedición, RFC Emisor de forma automática.
Múltiples impuestos:
A través de la integración podrás parametrizar los impuestos que utilices en tus comprobaciones y así tener la mayor cantidad de información posible para contabilizar fácilmente.
Validación RFC:
Valida que el RFC del documento asociado a la comprobación que se está realizando, cumpla con la estructura alfanumérica definida por el SAT para ser un documento válido.
Ahorro del 75% del tiempo:
Pasar de un proceso manual a uno digital genera un gran ahorro en el tiempo de todos los involucrados. Lo que conlleva a una reducción en el costo de las rendiciones de gasto y una mejora en la experiencia de todos los colaboradores.
Ahorro por gastos duplicados o fraudulentos:
El algoritmo de duplicidad de gastos de Rindegastos permite detectar gastos similares y alertar a los aprobadores para evitar el pago de gastos duplicados o fraudulentos.
Configuración 100% personalizada:
Perfiles de uso, flujos de aprobación, cuentas contables, centros de costo y particularidades propias de cada empresa son totalmente personalizables.
Ahorros por control de gestión:
Con Rindegastos puedes visualizar y exportar toda la información de tu proceso de rendiciones para tomar decisiones basadas en datos. Puedes encontrar desvíos y analizar comportamientos que te generarán grandes ahorros.
Cumplimiento de tus políticas internas de gastos:
Rindegastos agrega reglas y validaciones que permiten que tus políticas internas y criterios de rendición se cumplan a cabalidad.
El futuro digital es hoy. Atrás quedaron los días en que los equipos invertían tiempo en procesos que no agregaban valor a las empresas. En la actualidad, la clave de las compañías exitosas y productivas está en digitalizar y optimizar sus procesos. ¡Nosotros te apoyamos en la transformación digital de tu proceso de comprobaciones de gastos!