Rindegastos es un software multiplataforma que digitaliza por completo el proceso de rendiciones de gastos en las empresas, desde la captura del comprobante hasta su contabilización automática en los sistemas contables. Descubre sus múltiples funcionalidades que te ayudarán a simplificar este tedioso proceso.
Los problemas de un proceso de rendición manual:
- Tiempo perdido: El primer problema y quizá el más obvio es la gran cantidad de tiempo que se invierte en el procesamiento manual de las rendiciones, tanto por rendidores, aprobadores como los equipos contables.
- Trazabilidad: Cuando ninguno de los involucrados (rendidor, aprobador, contabilidad) es capaz de ver con claridad en qué etapa del proceso se encuentra una rendición comienzan a generarse problemas como reembolsos atrasados, incertidumbre y, en última instancia, pérdida de la trazabilidad de los gastos.
- Incumplimiento de políticas internas: Cada empresa tiene parámetros específicos a cumplir a la hora de procesar sus rendiciones de gastos, pero habitualmente estos no son cumplidos y en un proceso manual de rendiciones son muy difíciles de detectar.
- Gastos duplicados o fraudulentos: Uno de los problemas más comunes en las rendiciones manuales es la duplicidad de gastos, es decir, que la información recopilada en este proceso se ingrese más de una vez a la contabilidad de tu empresa o que se rindan los mismos gastos más de una vez.
- Registro contable manual: Los equipos de contabilidad deben asegurarse de que sea correcta la cuenta contable asociada a cada ítem que se está ingresando. Además, deben asegurarse de corregir en caso de que sea necesario e ingresar manualmente cada dato. Esto no solo redunda en pérdida de tiempo, sino que también implica un alto riesgo asociado a la digitación errónea de información.
- Respaldo de comprobantes: Un proceso manual de rendiciones de gastos obliga a que los comprobantes físicos (boletas, facturas, vales) sean guardados en papel, lo que hace que sea un proceso muy engorroso y costoso, ya que se deben enviar y resguardar dichos documentos.
Dado este escenario, hoy son más de 1500 empresas de todos los rubros y tamaños las que han incorporado Rindegastos a su gestión. Este software multiplataforma permite digitalizar por completo el proceso de rendición de gastos, ya sean de caja chica, fondos por rendir, tarjetas de crédito o reembolsos.
Los principales beneficios de Rindegastos son los siguientes:
- Rinde todos los tipos de gastos:
En Rindegastos se puede rendir todo tipo de gastos, desde reembolsos, fondos por rendir, viáticos y cajas chicas, hasta gastos por kilometraje.
- 100% digitalizado:
Con Rindegastos transforma completamente el proceso manual de rendiciones a uno digital, de punta a punta. El rendidor captura la imagen, se aprueba de manera digital y se puede integrar automáticamente a tu sistema contable mediante diversas metodologías.
- Intuitiva APP Móvil:
Ahora tienes la opción de efectuar tus rendiciones al alcance de tu mano. Podrás capturar la información de los comprobantes en un clic, utilizando Scannit (OCR: Optical Character Recognition) y para comprobantes digitales también se puede escanear el código PDF 417 (Chile) o QR (Perú y Colombia). Además, la rendición y aprobación de gastos se puede realizar en cualquier momento y lugar. No importa donde estés siempre podrás acceder, incluso sin conexión.
- Validación RUC:
Consulta y extracción de los datos y estado del proveedor. Integración Sunat.
- Rendición de gastos de movilidad:
El tope establecido por la Sunat es de 37,2 Pen. Se puede establecer este límite para que los rendidores no puedan ingresar gastos por más de este monto o definir una regla para que se contabilice en dos líneas de gastos.
- Manejo de detracciones:
Permite identificar las facturas que superen ciertos montos y facilita el tratamiento contable de las detracciones.
Solicitud de fondos y viáticos: permite a través de ciertas parametrizaciones solicitar fondos y viáticos cumpliendo con la normas de la SUNAT.
- Múltiples impuestos:
A través de la integración podrás parametrizar los impuestos que utilices en tus rendiciones y así tener la mayor cantidad de información posible para contabilizar fácilmente.
- Ahorro del 75% del tiempo:
Pasar de un proceso manual a uno digital genera un gran ahorro en el tiempo de todos los involucrados. Lo que conlleva a una reducción en el costo de las rendiciones de gastos y una mejora en la experiencia de todos los colaboradores.
- Ahorro por gastos duplicados o fraudulentos:
El algoritmo de duplicidad de gastos de Rindegastos permite detectar gastos similares y alertar a los aprobadores para evitar el pago de gastos duplicados o fraudulentos.
- Configuración 100% personalizada:
Perfiles de uso, flujos de aprobación, cuentas contables, centros de costo y particularidades propias de cada empresa son totalmente personalizables.
- Ahorros por control de gestión:
Con Rindegastos puedes visualizar y exportar toda la información de tu proceso de rendiciones para tomar decisiones basadas en datos. Puedes encontrar desvíos y analizar comportamientos que te generarán grandes ahorros.
- Cumplimiento de tus políticas internas de gastos:
Rindegastos agrega reglas y validaciones que permiten que tus políticas internas y criterios de rendición se cumplan a cabalidad.
El futuro digital es hoy. Atrás quedaron los días en que los equipos invertían tiempo en procesos que no agregaban valor a las empresas. En la actualidad, la clave de las compañías exitosas y productivas está en digitalizar y optimizar sus procesos.
¡Nosotros te apoyamos en la transformación digital de tu proceso de rendiciones de gastos!