Los flujos de dinero físico se convirtieron en un elemento del cual se tiene que estar en estricta supervisión y regulación, para tener un estratégico presupuesto de caja que facilite la rendición de pagos, liquidaciones y gastos en general.
El presupuesto de caja es aquel pronóstico financiero que establecen los departamentos de administración para la rendición de cuentas, basándose en las entradas y salidas de dinero en efectivo. Los métodos de vinculación y ejecución tienen que estar apoyados en pronósticos reales de las necesidades de la compañía que generen mayores progresos.
Las estrategias empresariales para la implementación de este sistema de organización económica, se convirtió en una prioridad administrativa y contable porque los expertos se dieron cuenta de que su integración en las mejoras de dirección, son necesarias para solventar los gastos de caja chica, liquidar adeudos con proveedores, contratar servicios publicitarios o administrativos y hasta implementar mejoras corporativas como el salario emocional o mejorar la apariencia de la empresa los cuales son difíciles de implementar con sistemas de pago digitalizados.
La inestabilidad en los mercados financieros impulsó nuevos desarrollos corporativos como el presupuesto de caja, o también conocido como flujo de caja proyectado, para lograr el control interno en las empresas como estrategia de dirección y realizar esquemas de análisis para las entradas en efectivo y realizar una buena gestión y distribución de los mismos.
Existen dos presupuestos que se necesitan tener en cuenta al momento de realizar el desarrollo de una caja:
- Esquema de pagos seguros: este sistema de gestión es para aquellas entradas con ventas seguras, es decir, que ya tengan una factura emitida, anticipo o documento que valide los acuerdos.
A través de este activo económico se pueden realizar presupuestos para pagos de urgencia, cotidianos, sistemas de planificación y ahorro, inversión y hasta gastos de representación. - Pagos por definirse o no estipulados en su totalidad: esta rendición de cuentas, establece aquellos pagos no definidos ni acreditados en su totalidad, pero que existen acuerdos de compra de por medio. Estas pronosticaciones financieras tienen que llevarse minuciosamente y es importante no tomar en cuenta el presupuesto para ninguna liquidación económica urgente.
En cambio, su desarrollo tiene que tener una constante regulación, pero esta vez bajo el área de ventas o seguimiento y preocuparse más en su éxito y comunicación asertiva.
La intención de separar estos esquemas de pagos es para tener un presupuesto de caja que contemple cifras reales, y por lo tanto, liquidaciones de gastos en efectivo con urgencia y mayor precisión para solucionar el problema de rendición de gastos e incertidumbre financiera.
En México, el uso de efectivo sigue siendo una de las formas de pago más comunes, y aunque se sigue extendiendo la economía digital, el último reporte de la Encuesta Nacional de Financiamiento de las Empresas 2021 (ENFAIN), elaborado por el INEGI y la CNBV, señalaron que el 70 % de las empresas sigue priorizando sus pagos en efectivo.
Asimismo, las empresas que utilizaron el efectivo como forma para realizar sus gastos o pagos pasaron de 65.3% en 2017 a 69.5% en 2020, con señalamientos en que la gente se sigue quedando con la economía tradicional de pagos porque los esquemas digitales tienen comisiones altas.
Es importante, que los modelos de operatividad sigan contemplando la rendición de efectivo empresarial a través de un presupuesto de caja bien establecido, que sepa diferencias los modelos de regulación e impulsar mejoras en la rendición de gastos, que de igual forma, muchos siguen operando bajo la dinámica física.
Los siguientes puntos enlistan un seguimiento para controlar los movimientos de dinero en efectivo de una empresa, para establecer presupuestos y mejoras en el tabulador de pagos:
- Reunir información periódica de balances de contabilidad pasados e información presupuestaria: esta etapa es necesaria para establecer concordancia y mejores rendimientos en los tabuladores de pago con futuros proveedores, contratación de servicios o liquidación de gastos.
- Establecer fechas de pagos: una vez teniendo un tabulador de gastos, es necesario establecer un sistema de ahorro y fechas para cumplir con las obligaciones en tiempo y forma, evitando multas por retrasos o duplicados.
Actualmente, las plataformas digitales han aterrizado en los mercados administrativos con la facilidad de tener de manera rápida, fácil y a través de un clic la rendición de cada salida de dinero, y así, comprobar cada gasto de forma digital con esquemas de análisis para obtener mejoras. - Monitorear metas: supervisar las entradas y salidas de dinero en efectivo para asegurarse de que se esté cumpliendo con el presupuesto establecido.
- Aterrizar metas: llevar un buen control administrativo es sinónimo de dar un siguiente paso y establecer presupuestos para llevar un sistema de ahorro, inversión, expandir un negocio, contratar personal calificado o comprar herramientas o servicios para la mejora empresarial.
Establecer un correcto presupuesto de caja te brinda un panorama organizacional de lo que pasará con el progreso y abastecimiento anticipado de los gastos y estrategias de impulso administrativo, asimismo, evaluar una posición y clave en la toma de decisiones sobre la rendición de cuentas, proponiendo mejoras para el futuro de la compañía.
Empresas como Rindegastos han aportado a la rendición de cuentas esquemas de registro, procesamiento y análisis para que los negocios estén mejor informados sobre su interacción de pagos. Evolucionar las finanzas y contabilidad empresarial a una digitalización es sinónimo de crecer y facilitar cada proceso.
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