Planilla de Movilidad: Elementos esenciales

Gestionar los gastos de transporte y desplazamiento de los empleados es crucial para el control contable en muchas empresas. La planilla de movilidad se convierte en una herramienta clave para registrar y monitorear estos costos, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y optimizando los recursos asignados. ¿Quieres saber cómo esta herramienta puede mejorar la gestión en tu empresa? Sigue leyendo.

Importancia de la planilla de movilidad 

Según el Plan de Movilidad Urbana (PMU) desarrollado por la Autoridad de Transporte Urbano para Lima y Callao (ATU), en Lima Metropolitana y Callao se realizan aproximadamente 24 millones de viajes diarios en diversos modos de transporte.

En este contexto, la planilla de movilidad se presenta como una herramienta esencial para registrar los desplazamientos laborales de los empleados, ya sea que utilicen vehículos propios, de la empresa o transporte público. 

Este recurso facilita llevar un control detallado de los gastos asociados, tales como combustible, peajes, pasajes, entre otros, con el fin de monitorear y validar el uso adecuado de los fondos destinados a movilidad.

Teniendo como base legal el inciso a.1) del artículo 37º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, los gastos por concepto de movilidad podrán ser sustentados con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, en la forma y condiciones que se señale en el Reglamento.

Los gastos sustentados con esta planilla no podrán exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4% de la Remuneración Mínima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada.

Una planilla de movilidad bien estructurada es fundamental para cualquier empresa que busque gestionar adecuadamente los gastos de traslado de sus empleados. Permite un seguimiento detallado de los gastos, asegurando que todos los desembolsos sean transparentes y estén debidamente justificados.

Componentes esenciales de una planilla de movilidad

Entre los componentes principales de una planilla de movilidad se incluyen:

1. Numeración de la Planilla: Cada planilla debe tener un número único que facilite su identificación y seguimiento dentro del sistema de gestión de la empresa.

2. Nombre o Razón Social de la Empresa o Contribuyente: Es fundamental incluir la identificación completa de la empresa para asegurar que la planilla esté debidamente registrada y asociada a la entidad correspondiente.

3. Identificación del Día o Período que Comprende la Planilla: Este dato permite establecer claramente el alcance temporal de la movilidad registrada, ya sea un día específico o un período determinado.

4. Fecha de Emisión de la Planilla: Indicar la fecha en la que se emite la planilla es crucial para mantener un registro cronológico y facilitar futuras auditorías y revisiones.

5. Detalles por Desplazamiento y Trabajador:

• Fecha del Gasto: Especificar el día, mes y año en que se incurrió el gasto permite un seguimiento preciso de las actividades de movilidad.
• Nombres y Apellidos de Cada Trabajador: Incluir los nombres completos de los empleados que utilizaron la movilidad garantiza una identificación clara y evita confusiones.
• Número de Documento de Identidad: Este dato es necesario para validar la identidad de cada trabajador y facilitar la verificación.
• Motivo y Destino del Desplazamiento: Detallar el propósito del viaje y el lugar al que se dirige cada empleado ayuda a comprender la necesidad de cada desplazamiento y su relevancia para la empresa.
• Monto Gastado por Cada Trabajador: Incluir un desglose de los gastos asociados a cada desplazamiento permite un control financiero más efectivo y una mejor rendición de gastos.
  

También es importante incluir un apartado para observaciones adicionales y firmas de autorización, lo que garantiza que todos los movimientos sean aprobados por las personas correspondientes.

Beneficios de implementar una planilla de movilidad en tu empresa

Implementar una planilla de movilidad en tu empresa ofrece múltiples beneficios, como una mayor transparencia en el manejo de los recursos, una mejor planificación y control de los gastos de transporte. Esto se traduce en un uso más eficiente del presupuesto destinado a movilidad. Algunos de los principales beneficios son:

1. Transparencia: Permite llevar un registro claro y detallado de los gastos relacionados con el transporte, facilitando el control y la verificación de los mismos.

2. Optimización de Recursos: Ayuda a gestionar mejor el presupuesto destinado a movilidad, evitando gastos innecesarios y asegurando que los recursos se usen de manera eficiente.

3. Cumplimiento de Políticas: Una planilla bien estructurada asegura que los gastos de movilidad cumplan con las políticas internas de la empresa, evitando discrepancias y gastos no justificados.

4. Facilidad en la rendición: Los empleados pueden reportar sus gastos de movilidad de manera clara y organizada, lo que facilita el proceso de rendición de gastos y agiliza los reembolsos.

5. Análisis de Datos: Facilita la recopilación de información sobre los patrones de movilidad, permitiendo hacer análisis que ayuden a optimizar rutas y reducir costos en el futuro.

Además, permite identificar tendencias y patrones en los desplazamientos, lo que puede llevar a optimizar rutas y horarios, reduciendo costos y mejorando la productividad de los empleados.

Automatiza tu planilla de movilidad

La gestión de planillas de movilidad puede ser un verdadero desafío si se realiza de manera manual: es propensa a errores, consume tiempo y dificulta el control de los gastos. Con Rindegastos, automatizar este proceso se convierte en la opción más eficiente para tu empresa.

1. Campos Predefinidos: La plataforma incluye campos predeterminados que facilitan el ingreso de datos de movilidad, asegurando consistencia y precisión en la captura de información.
2. Registro: Permite un registro exhaustivo de cada gasto de movilidad, garantizando que toda la información relevante esté adecuadamente documentada.
   
3. Informes: Puedes crear informes que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa, facilitando la visualización y el análisis de datos.
4. Planillas: Tendrás la opción de obtener registros detallados en formato de planillas, incluyendo todos los datos de tus colaboradores y movilidad, lo que simplificará la revisión y auditoría de gastos.

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