El control de efectivo es una examinación administrativa de las entradas y salidas económicas que son registradas, investigadas y analizadas para una toma de decisiones empresariales estratégica que impulse las bases financieras y de expansión.
A pesar de que la transformación digital y tecnológica evolucionó las formas en que las empresas se relacionan con los públicos objetivos con métodos de pago como QR, contactless (o pago sin contacto) y operaciones bancarias con instituciones tradicionales o 100 % digitales, el pago en efectivo sigue siendo otro método vigente de costear un producto o servicio, y su administración, tiene que estar regulada de forma independiente.
El separar su gestión se debe a que el dinero físico tiene objetivos y formas de declararse ante órganos regulatorios completamente distintos, así como someterlo para pagar gastos que involucran el desarrollo de la empresa.
Actualmente, los administradores de control de efectivo necesitan tener una mayor seguridad y descripción del dinero que entra en una compañía, así como de los gastos diarios y objetivos, para lograr obtener estadísticas reales que indiquen la productividad y rendimiento del mismo.
Para ello, es importante invertir en plataformas digitales que con tan solo un clic registra, describe, procesa, y analiza los flujos de dinero físico para lograr un control de efectivo que proyecte los balances reales del negocio y detectar movimientos que perjudiquen el rendimiento económico como los gastos innecesarios, duplicados, excesivos o superfluos y ocupar ese dinero en proyecciones financieras que fortalezcan las bases de la empresa.
Para tener un estratégico control de efectivo, este debe estar direccionado por un equipo de trabajo capaz de reconocer las estadísticas empresariales, así como una base de registro que se adapte al estilo de trabajo de la compañía, trayendo beneficios como:
Tener un correcto control de efectivo se logra implementando dos pilares fundamentales: un regulador que gestione o analice datos y una plataforma digital que procese y comprenda a profundidad la logística de la empresa.
Los negocios de hoy en día han evolucionado sus procesos digitales y administrativos, tan solo un estudio de la consultora KPG, destacó que el 80 % de las empresas en México transformaron sus procesos hacia la digitalización debido al desarrollo de la pandemia por coronavirus.
Es de puntualizar que lograr un control de efectivo lleva un sistema de planificación estratégico que implica la participación del contador y regulador administrativo de área, y se tiene que basar a través de los siguientes pasos:
Hoy en día, los flujos de efectivo funcionan como grandes aliados para la gestión de pagos administrativos a pequeña escala, por lo que es importante llevar a cabo las guías de planificación y conocer las funciones de operabilidad con este sistema de pago.
Dentro del control de efectivo existe una subadministración que muchas gestiones desconocen o confunden al momento de realizar sus planificaciones y divisiones de presupuesto, y es la importancia del manejo adecuado de caja chica en las empresas.
La caja chica es un fondo económico muy aparte de la caja normal de entradas y salidas de efectivo que tiene la finalidad de solventar aquellos gastos mínimos, de imprevisto y estrictamente necesarios, en la mayoría de los casos es fácil identificarlos porque no se facturan.
Algunos de los gastos que se pagan a través de la caja chica son:
¿Es necesario contar con caja chica en las empresas? La importancia de generar un presupuesto específico para el control de la caja chica es importante porque muchas veces no son contemplados, organizados, previstos y gestionados, y al momento de ser solicitado para amortiguar un gasto, su regulación y supervisión no son supervisadas por el simple hecho de ser cantidades pequeñas.
Comenzar una gestión interna de la caja chica y saber diferenciarla con la caja de efectivo normal, requiere una disposición muy específica que contempla desde tener un encargado que pueda monitorear y registrar cada movimiento, supervisar los pagos, generar planes de análisis para no exceder el presupuesto y buscar alternativas que contemplen mejoras.
Una administración de caja tiene el único objetivo de registrar y mejorar el presupuesto general con auditorías económicas constantes, sin embargo, aunque la caja chica representa entradas mínimas, los riesgos pueden ser a escala, por ejemplo: inflar los presupuestos, gastos duplicados e innecesarios, que a la larga, representan una amenaza financiera o por el simple hecho de que ese presupuesto puede tener otro objetivos.
La entrada de plataformas tecnológicas que digitalizan los procesos de rendición de cuentas, han sido piezas clave dentro del tablero administrativo. Rindegastos se posicionó como un aliado clave que contempla, registra y emite análisis de las salidas de dinero, brindando espacios específicos para controlar y supervisar cada gasto en efectivo y poder clasificarlos.
Llevar tu administración con Rindegastos es sinónimo de economizar tiempo y obtener grandes beneficios. Prueba Rindegastos y da el giro administrativo que tu empresa necesita.