La gestión de movilidad en las empresas sigue siendo un aspecto crítico para garantizar la operatividad diaria. Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen de sistemas tradicionales como planillas físicas o el uso de Excel, lo que trae consigo varios retos que impactan directamente en la eficiencia, transparencia y productividad. A continuación, exploramos los principales desafíos asociados con estas metodologías.
Planilla de movilidad
La planilla de movilidad se refiere al registro, organización y análisis de los datos relacionados con los gastos de transporte y desplazamiento de los colaboradores dentro de una empresa.
Este proceso abarca desde el cálculo de viáticos hasta el control de rutas y el seguimiento de reembolsos, aspectos clave para mantener la transparencia y el cumplimiento de las normativas laborales en el país.
En Perú, está regulada por normativas como la Ley de Productividad y Competitividad Laboral (Decreto Legislativo N.º 728), que establecen lineamientos sobre el transporte laboral y las compensaciones. A pesar de que Excel es ampliamente utilizado para estas tareas, su dependencia de procesos manuales y su falta de integración con sistemas más avanzados pueden generar ineficiencias y errores.
Retos de gestionar las planillas de movilidad en Excel
La gestión de la movilidad empresarial sigue siendo un desafío para muchas organizaciones que aún confían en herramientas como formularios físicos o planillas de Excel. Aunque estas opciones son accesibles y ampliamente utilizadas, presentan importantes limitaciones que pueden comprometer la operatividad y la toma de decisiones en las empresas.
Un estudio realizado por el profesor Pak-Lok Poon, en colaboración con varios centros académicos de Hong Kong, revela que el 94 % de las planillas Excel contiene al menos un error. Estos errores, a menudo imperceptibles, pueden derivar en problemas significativos, como descoordinaciones logísticas, decisiones basadas en información inexacta e incluso impactos financieros.
Entre los principales retos de gestionar planillas de movilidad en Excel se encuentran:
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Inexactitud en los datos: la naturaleza manual del ingreso de datos en Excel incrementa las posibilidades de errores tipográficos, duplicaciones y registros incorrectos. Estos fallos afectan directamente la calidad y confiabilidad de la información utilizada para rendir la movilidad.
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Registros incompletos: las omisiones en la recopilación de datos, como fechas, horarios o detalles clave, dificultan el seguimiento de actividades y generan confusión en la coordinación diaria.
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Falta de actualización en tiempo real: Excel no está diseñado para reflejar cambios instantáneos en la información, lo que resulta en retrasos que pueden afectar la sincronización de equipos, la asignación de recursos y la planificación de rutas.
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Limitaciones en el análisis de datos: aunque Excel permite realizar cálculos y gráficos básicos, manejar grandes volúmenes de datos o realizar análisis avanzados requiere habilidades específicas y puede ser propenso a errores al configurar fórmulas o tablas dinámicas.
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Escalabilidad limitada: a medida que las empresas crecen y aumentan sus necesidades de movilidad, las planillas en Excel se vuelven menos prácticas, ya que no están diseñadas para manejar datos masivos ni integrar funcionalidades automatizadas.
Estos inconvenientes no solo complican la gestión operativa, sino que también afectan la toma de decisiones estratégicas. Por ejemplo, errores acumulados en las planillas pueden derivar en el incumplimiento de normativas legales, pérdida de clientes o ineficiencias financieras, dificultando la competitividad de las empresas en el mercado.
Optimiza la gestión de tu planilla de movilidad
Para superar estos desafíos, muchas organizaciones están migrando hacia plataformas digitales especializadas que ofrecen funcionalidades avanzadas, como actualización en tiempo real, integraciones automatizadas y análisis predictivos.
Llevar el control de la movilidad de manera manual puede ser un verdadero dolor de cabeza: propenso a errores, lento y complicado para supervisar los gastos. Con Rindegastos, automatizar este proceso se convierte en la solución ideal para tu empresa.
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- Campos personalizados: con campos predefinidos, ingresar datos de movilidad es más sencillo y preciso, asegurando uniformidad en la información.
- Registro completo: documenta cada gasto de movilidad de forma detallada, dejando todo perfectamente registrado.
- Informes personalizables: genera reportes adaptados a las necesidades de tu empresa para analizar y visualizar los datos fácilmente.
- Planillas detalladas: accede a registros completos en formato de planillas, con toda la información sobre tus colaboradores y sus gastos de movilidad, facilitando revisiones y auditorías.
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