3 tecnologías que han eliminado los documentos físicos

De seguro, más de alguna vez escuchaste la expresión “papeleo” para enfrentarte a una serie de engorrosos trámites que involucraban gran cantidad de documentos en papel o “tengo una torre de papeles por revisar” para hablar de la acumulación de trabajo en tu escritorio.

Esto porque, por mucho tiempo, el papel fue un insumo indispensable para la labor al interior de las empresas.

Pero la irrupción de la tecnología digital de la mano de computadores y más recientemente en la telefonía móvil han traído consigo trasformaciones importantes respecto al uso de este recurso en las compañías.

Tanto así que hoy el uso del papel se ha convertido en una fuente importante de costos para las instituciones, tanto en su impacto económico como en el impacto ecológico.

Y esto ocurre tanto en instituciones públicas como privadas. De acuerdo a un informe presentado en 2017, el Estado chileno gasta anualmente alrededor de 1.000 millones de dólares en papeleo y se concluye que “se podría ahorrar alrededor de 560 millones de dólares al año si introdujera mayor tecnología para optimizar los procesos de documentación”

Mientras que, según DataScope, en Chile una empresa promedio de 8 empleados pierde 6 millones 250 mil pesos al año en horas hombre destinadas a almacenar documentos en papel, donde además se suman costos adicionales por cada extravío y posterior recuperación de dichos documentos.

No más papeles: 3 nuevas soluciones para tu empresa

Por eso, cada vez son más las empresas que están migrando sus plataformas físicas –como formularios, informes y memorias, entre otros cientos de documentos– a un formato digital.   Aquí te contamos de tres nuevas tecnologías que están eligiendo las empresas para comenzar a ahorrar costos y a dinamizar sus procesos de forma más eficiente gracias a la tecnología.

1. Tarjetas de presentación digital para gestión de contactos  

Al momento se conseguir nuevos contactos comerciales o cerrar potenciales nuevos negocios, la tarjeta de presentación es y será siempre un insumo muy importante para profesionales de todas las industrias.

Estas también se están adaptando a los nuevos tiempos a través de las llamadas tarjetas de presentación digital. Estas generalmente se crean a través de aplicaciones de smartphones  y se compartes de forma digital, por ejemplo a través del correo electrónico, de Whatsapp o de un código QR, entre otras.  

Muchas de ellas tienen la posibilidad de sincronizarse automáticamente con el resto de contactos guardados en un dispositivo electrónico, lo que también permite a las empresas llevar un registro actualizado y completo de los contactos comerciales que realiza a lo largo de los años.

Además, el formato digital extiende las posibilidades de información a compartir, sumando datos en formatos variados como video, imagen y GIFs.

2. Firmas digitales en tu empresa  

A medida que aumenta la digitalización de procesos y documentos, las empresas también se ven enfrentadas a ciertos procesos que, al parecer, aún requieren de acciones físicas, como es el caso de las firmas manuscritas. Estas son necesarias en la aprobación de documentos de relevancia al interior de la empresa o el proceso de aprobación de contratos legales.

Actualmente, se busca agilizar esta gestión de documentos con la implementación de la firma electrónica, cuyo uso y fomento está regido bajo la Ley Nº19.799. Las firmas digitales son entonces un conjunto de datos electrónicos que están destinadas a identificar y autenticar la entidad o persona firmante y asegurar que no haya sido modificada después de la firma.

Muchas empresas utilizan la versión simple, que básicamente consiste en la fotografía de una firma real, sobre todo para hacer trámites internos que no requieren validez legal. Mientras que también ya existe la llamada firma digital avanzada, que puede ser usada en documentos con plena validez legal, pero requiere su registro y validación por una empresa especializada, mediante el uso de un dispositivo de autenticación.

3. Fin de las boletas en papel

Uno de los cambios que trae la Modernización Tributaria anunciada en agosto por el gobierno es el establecimiento del uso obligatorio de la boleta electrónica, al igual que el proceso que se implementó con la factura electrónica.

Este cambio permitirá a las empresas llevar un registro interno y externo más eficiente de los ingresos y gastos que se realicen a través de boletas, es decir, se digitaliza este proceso.

Esto es una excelente solución para aquellos trabajadores que deben realizar rendiciones de gastos y para los departamentos internos de la compañía encargados de procesarlos.

Ahora las boletas incorporarán un código que se podrá escanear fácilmente para obtener la información con un solo clic y su procesamiento interno será directamente en plataformas como Rindegastos. 

Las ventajas de dejar atrás el papel en tu empresa

• Menores costos: la digitalización de documentos contribuye a disminuir el gasto de recursos y los costos de logística del negocio.

• Una empresa más ecológica: también se fomenta una cultura de organización más respetuosa con el medio ambiente.

• Mejor seguimiento: con el formato digital es mucho más sencillo y eficiente almacenar esta información clave para tu compañía, mientras que también es más seguro para evitar pérdida o deterioro de dicha información.

• Mayores posibilidades: una empresa que se atreve a digitalizar sus procesos es una empresa que innova, disfrutando de los beneficios en eficiencia y eficacia de sus procesos.