Viáticos: Qué son, cómo gestionarlos y cómo optimizarlos

Los viajes laborales son clave para el crecimiento de muchas empresas, y los viáticos permiten que se realicen sin complicaciones ni gastos personales para los colaboradores. En esta nota, te contamos cómo gestionarlos de forma eficiente y cómo herramientas como Rindegastos pueden facilitar todo el proceso. Sigue leyendo y optimiza la forma en que tu empresa gestiona los viáticos.

Definición y propósito de los viáticos

Los viáticos son asignaciones económicas que una empresa otorga a sus empleados para cubrir los gastos derivados de viajes de trabajo. Estos pueden incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros costos necesarios durante el desplazamiento laboral.

Según una encuesta de  Mastercard en 2023, el 88% de los responsables de decisiones en viajes consideran que estos son fundamentales para el crecimiento organizacional. Además, el 90% cree que la expansión de las fuerzas laborales híbridas y remotas impulsará significativamente los viajes de negocios en la próxima década.

El propósito principal de los viáticos es garantizar que los empleados puedan desempeñar sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo sin incurrir en gastos personales. Al proporcionar este respaldo financiero, las empresas facilitan la movilidad laboral y aseguran que sus colaboradores se concentren en sus tareas sin preocupaciones económicas adicionales.

Tipos de viáticos y sus características

Los viáticos pueden clasificarse en diferentes categorías según el tipo de gasto que cubren durante un viaje de trabajo. A continuación, se presentan los principales tipos y sus características:

1. Viáticos de transporte: cubren los costos de desplazamiento del empleado, ya sea en avión, tren, autobús o automóvil. También pueden incluir gastos de combustible, peajes y estacionamiento si el colaborador utiliza su propio vehículo.

2. Viáticos de alojamiento: se refieren a los gastos de hospedaje durante el viaje, incluyendo hoteles, moteles o cualquier otro tipo de alojamiento temporal necesario para la estancia del empleado.

3. Viáticos de alimentación: incluyen los costos de las comidas durante el viaje. Dependiendo de la política de la empresa, pueden proporcionarse como un monto fijo por día o mediante el reembolso de gastos comprobados.

4. Viáticos por otros gastos: cubren cualquier otro desembolso necesario para el cumplimiento de las tareas laborales, como llamadas telefónicas, acceso a internet, materiales de trabajo o tarifas de conferencias y eventos.

El adecuado manejo de los viáticos garantiza que los empleados puedan desempeñar sus funciones sin preocupaciones financieras y contribuye a la eficiencia operativa de la empresa.

Cómo calcular los viáticos de manera eficiente

Calcular los viáticos de manera eficiente requiere planificación y un enfoque estructurado para optimizar costos sin afectar la comodidad y productividad del empleado. A continuación, se presentan los pasos clave para lograrlo:

1. Definir el propósito del viaje: antes de estimar los costos, es fundamental comprender el objetivo del viaje, las actividades a realizar y la duración del desplazamiento. Esto permitirá prever los gastos necesarios.

2. Investigar costos locales: analizar los precios promedio de transporte, alojamiento, alimentación y otros gastos en la ubicación de destino. Se pueden consultar plataformas de reservas, sitios gubernamentales o experiencias previas de la empresa.

3. Establecer políticas claras: definir lineamientos internos sobre límites de gasto, categorías permitidas, reembolsos y métodos de pago. Esto ayuda a mantener el control financiero y evita discrepancias en la rendición de gastos.

4. Utilizar herramientas de gestión: implementar software de gestión de gastos facilita el seguimiento y control de viáticos, permitiendo reportes automatizados, aprobación de solicitudes y cumplimiento de normativas contables.

Un cálculo eficiente de viáticos no solo optimiza los recursos de la empresa, sino que también mejora la experiencia del colaborador en sus viajes laborales, asegurando que pueda enfocarse en sus tareas sin preocupaciones financieras.

Mejores prácticas para la gestión de viáticos

Una gestión eficiente de viáticos no solo optimiza los recursos de la empresa, sino que también mejora la experiencia del empleado en sus desplazamientos laborales. Para lograrlo, es recomendable seguir estas mejores prácticas:

1. Establecer políticas claras: definir y comunicar de manera transparente las políticas de viáticos, incluyendo límites de gasto, categorías permitidas, proceso de reembolso y documentación requerida. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza coherencia en su aplicación.

2. Automatizar el proceso: implementar software de gestión de gastos, agiliza la solicitud, aprobación y reembolso de viáticos. Estas herramientas permiten digitalizar comprobantes, controlar presupuestos en tiempo real y reducir errores administrativos.

3. Monitorear y auditar: realizar auditorías periódicas para verificar que los gastos sean razonables, estén alineados con las políticas de la empresa y cumplan con normativas fiscales. Un monitoreo constante ayuda a prevenir fraudes y mejorar la eficiencia financiera.

4. Capacitar a los empleados: brindar formación sobre cómo gestionar y reportar viáticos correctamente, incluyendo el uso de herramientas digitales, presentación de comprobantes y cumplimiento de políticas internas. Esto facilita la rendición de gastos y minimiza errores.

Una gestión proactiva de viáticos no solo optimiza costos, sino que también garantiza un proceso más ágil, transparente y cómodo para todos los involucrados.

Optimiza el control de viáticos con Rindegastos

Gestionar los viáticos de manera eficiente es clave para mantener un control financiero preciso y evitar errores. Con Rindegastos, las empresas pueden automatizar y optimizar este proceso, asegurando una administración más ágil y efectiva de los gastos de viaje.

1. Automatización total: Valida y concilia viáticos automáticamente, reduciendo errores manuales y ahorrando tiempo.
2. Escaneo inteligente: Captura tickets y facturas con la app, que auto-rellena los campos clave y permite enviar reportes desde cualquier lugar.
3. Cumplimiento fiscal garantizado: Asegura que todos los gastos cumplan con las normativas, evitando riesgos de sanciones.
4. Visibilidad en tiempo real: Monitorea los gastos de los colaboradores al instante, permitiendo un control más efectivo.
5. Gestión multimoneda: Maneja pagos y rendiciones en distintas monedas sin complicaciones, sin importar el país en el que operes.

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