Políticas de viáticos: cómo definirlas y aplicarlas en tu empresa

Descubre cómo establecer políticas de viáticos efectivas para mejorar el control y la eficiencia en los viajes de negocios de tu empresa.

¿Qué son las políticas de viáticos?

Las políticas de viáticos son normativas internas que establecen las reglas y lineamientos para cubrir los gastos de los colaboradores durante viajes de negocios. Estas incluyen aspectos como transporte, alojamiento, alimentación y otros gastos relacionados.

Tener una política clara y bien definida no solo establece expectativas para los empleados, sino que también protege los intereses financieros de la empresa.

Importancia de las políticas de viáticos 

Un estudio reciente de ACTE reveló que el 98% de los gerentes consideran el cumplimiento de las políticas viaje, la experiencia del viajero y la gestión de gastos como las métricas más importantes. Estas prioridades subrayan la necesidad de contar con políticas de viáticos sólidas y efectivas.

La correcta gestión de viáticos resulta esencial para cualquier empresa que desee mantener un control riguroso sobre los gastos asociados a los viajes de negocios. Estas directrices no solo establecen una guía clara para los empleados sobre qué desembolsos pueden reembolsarse, sino que también ayudan a prevenir abusos y malentendidos.

Definir lineamientos precisos en este ámbito refuerza la transparencia y la eficiencia financiera, pues permite optimizar los recursos y garantizar un uso adecuado de los fondos. Además, contar con normas justas y bien comunicadas mejora la satisfacción y motivación del personal, al dejar claro qué se puede esperar en términos de reembolsos.

Beneficios clave de las políticas de viáticos

Implementar políticas de viáticos no solo implica establecer límites de gasto y procedimientos de reembolso, sino que también representa una oportunidad para que las empresas fortalezcan su control interno y mejoren la relación con sus colaboradores.

A continuación, te detallamos algunos de los principales beneficios que aportan estas directrices al ámbito corporativo:

1. Control financiero y optimización de recursos: Una política bien estructurada permite a las empresas mantener un control estricto sobre los gastos. Al definir límites para cada tipo de gasto (como un monto máximo diario para alimentación o categorías de hospedaje permitidas), se minimizan los riesgos de sobre gasto y se garantiza que los fondos se utilicen de manera correcta.

2. Prevención de fraudes y abusos: Las políticas de viáticos también ayudan a prevenir situaciones de abuso, como la presentación de gastos personales como si fueran corporativos. Al establecer requisitos claros, como la presentación de recibos y la aprobación previa de ciertos gastos, se reduce significativamente el riesgo de irregularidades.

3. Cumplimiento tributario: muchas empresas enfrentan auditorías fiscales donde los gastos de viaje deben estar debidamente documentados para ser deducibles. Una política bien implementada facilita este proceso al garantizar que los gastos cumplan con las normativas fiscales locales.

4 consejos para crear una política efectiva de viáticos

Según un estudio de Travel Pulse , durante el 2020 los gastos de viaje de negocios se distribuyeron de la siguiente manera: 34 % en alojamiento, 27 % en boletos de avión, 27 % en alimentación y 19 % en alquiler de autos.

Estas cifras ponen en evidencia la relevancia de contar con un control adecuado y políticas claras que garanticen el uso eficiente de los recursos. A continuación, se presentan algunos consejos clave para diseñar e implementar una política de viáticos eficaz:

1. Definir gastos reembolsables y no reembolsables: es importante ser específico sobre qué gastos cubre la empresa y cuáles no, por ejemplo, puedes incluir transporte terrestre, boletos de avión en clase económica, hospedaje en hoteles de ciertas categorías, y excluir entretenimiento personal o servicios de lujo.

2. Establecer límites de gasto: determina techos por categoría de gasto, ajustados según el destino del viaje, por ejemplo, un hospedaje en Nueva York tendrá un costo promedio mayor que en una ciudad pequeña.

3. Utilizar herramientas digitales: automatizar el proceso de solicitud, aprobación y reembolso con plataformas como Rindegastos puede reducir tiempos, errores y papeleo. Este tipo de soluciones permite digitalizar recibos, monitorear gastos en tiempo real y garantizar un cumplimiento eficiente de la política.

4. Comunicar y capacitar a los empleados: una política efectiva debe ser comprendida por todos los colaboradores. Organiza, capacitaciones o distribuye manuales claros y accesibles que detallen los procedimientos y las expectativas.

Rindegastos para el control de políticas de viáticos

Rindegastos es una herramienta innovadora que puede ayudar a las empresas a gestionar y controlar los gastos de viáticos de manera más eficiente.  Cumplir las políticas de gastos de tu empresa es indispensable para garantizar un proceso de legalización de viáticos y reembolsos sin contratiempos.

Por ello, Rindegastos ha sido diseñado como una herramienta capaz de adaptarse a los lineamientos específicos de cada empresa y asegurar que todas las reglas se cumplan de forma rigurosa: 

1. Categorías y cuentas contables: define todas las categorías de gastos y asócialas con las cuentas contables correspondientes. De esta forma, llevar un registro claro y ordenado se convierte en una tarea sencilla.
2. Centro de costos: configura sin esfuerzo los distintos centros de costos de tu empresa y asegura una contabilización precisa de cada desembolso.
3. Flujos de revisión: determina paso a paso las reglas y las personas involucradas en la aprobación de gastos, de manera que el proceso sea transparente y alineado con tus lineamientos internos.
4. Impuestos: independientemente del país en el que operes, nuestro software se integra perfectamente con la normativa de las instituciones tributarias, cumpliendo con los requisitos fiscales de cada región.
5. Solicitud fondos: los colaboradores pueden solicitar fondos directamente desde Rindegastos, centralizando todo el proceso en un solo lugar. Esto no solo agiliza la entrega y rendición de los montos asignados, sino que también facilita el control y seguimiento para los administradores, asegurando un manejo más eficiente y ordenado de los recursos.

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