Viáticos: Claves para una correcta legalización de gastos

En el mundo empresarial, los viáticos son un tema fundamental, especialmente en un país dinámico como Colombia. Ya sea que trabajes en una multinacional, una pyme o seas un freelancer, entender cómo gestionar y rendir correctamente los gastos de viáticos es esencial para mantener la transparencia, cumplir con las normativas fiscales y optimizar los recursos.

En esta nota, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los viáticos en Colombia y las claves para una correcta rendición de gastos.

Importancia de la documentación adecuada en la legalización de viáticos

Los viáticos son pagos destinados a cubrir los gastos que incurre un trabajador cuando se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo por razones laborales, Estos pueden incluir: Alojamiento, alimentación, transporte y otros gastos relacionados.

La documentación adecuada es uno de los pilares fundamentales en la legalización de viáticos, ya que sin los comprobantes y registros correctos, tanto el colaborador como la empresa pueden enfrentar problemas contables, fiscales e incluso legales.

En Colombia, donde las normativas tributarias son estrictas, contar con una documentación precisa y completa no solo es una buena práctica, sino una obligación. A continuación, te explicamos por qué es tan importante: 

1. Cumplimiento fiscal: La DIAN exige que todos los gastos deducibles, incluidos los viáticos, estén respaldados por documentos válidos. Sin facturas, recibos o tickets, la empresa no puede justificar estos gastos ante la autoridad tributaria, lo que podría generar multas o sanciones.

2. Transparencia y control: La documentación adecuada permite a la empresa tener un control claro sobre los gastos realizados por sus empleados. Esto evita malentendidos, fraudes o gastos no autorizados.

3. Reembolsos oportunos: contar con los comprobantes necesarios asegura que sus gastos sean reembolsados de manera rápida y sin inconvenientes.

4. Auditorías y revisiones: en caso de una auditoría interna o externa, la documentación completa y organizada es la mejor defensa para demostrar que los gastos fueron reales y necesarios.

Elementos esenciales que deben incluirse en los informes de viáticos

Los informes de viáticos deben incluir información clave que permita validar cada transacción y justificar el desembolso dentro del marco de las políticas internas de la empresa.

Entre los elementos esenciales que deben incorporarse se encuentran:

Para asegurar una correcta legalización de viáticos y cumplir con las normativas contables y fiscales, es fundamental que los informes de gastos sean detallados, precisos y estén respaldados por la documentación adecuada.

Esto no solo facilita la transparencia en la gestión financiera de la empresa, sino que también agiliza los procesos de reembolso y auditoría, reduciendo el riesgo de errores o fraudes.

Claves para una legalización de los gastos de viático

Para que los viáticos sean deducibles en la declaración de renta y cumplan con las regulaciones contables en Colombia, es necesario seguir un proceso de legalización adecuado:

1. Define una política clara de viáticos: es fundamental que tu empresa cuente con una política interna de viáticos donde se establezcan los montos permitidos, los tipos de gastos cubiertos y los requisitos para su reembolso.

2. Exige soportes contables válidos: para la legalización de los gastos, los colaboradores deben presentar documentos que respalden cada gasto realizado. Estos incluyen:

1. Facturas con RUT del proveedor.
2. Tiquetes de transporte.
3. Recibos de hotel.
4. Comprobantes de pago electrónico.

3. Cumplimiento de la normativa fiscal: la DIAN exige que los gastos de viáticos estén debidamente soportados para ser deducibles del impuesto sobre la renta. Además, los gastos deben estar relacionados con la actividad económica de la empresa.

5. Establece  límites y control de presupuesto: para evitar fraudes y gastos excesivos, las empresas deben establecer montos máximos para cada tipo de gasto. Esto también permite un mejor control financiero.

4. Usa de herramientas digitales: plataformas digitales, como Rindegastos, permiten la digitalización y automatización del proceso de legalización de viáticos.

Optimiza la gestión de viáticos con Rindegastos

Rindegastos simplifica y automatiza cada etapa del proceso de control de gastos, reduciendo errores y ahorrando tiempo tanto para los empleados como para los equipos administrativos.

1. Centralización de gastos: administra todos los gastos en una sola plataforma, facilitando el seguimiento y la justificación de cada transacción sin complicaciones.
2. Conversión de divisas y presupuestos integrados: configura presupuestos en distintas monedas, registra gastos en tiempo real y realiza conversiones automáticas con tasas de cambio actualizadas, optimizando la experiencia del usuario y el análisis financiero.
3. Digitalización y validación móvil de recibos: escanea y captura tickets y facturas directamente desde el celular, asegurando el cumplimiento de las políticas internas y eliminando la carga manual de datos.
4. Control y monitoreo optimizado de gastos: supervisa cada gasto con mayor precisión, agilizando la validación incluso en operaciones internacionales.

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