Un resumen de Ultramar

Ultramar tiene operaciones en 17 países y más de 15 mil colaboradores repartidos en sus empresas del rubro marítimo-portuario, naviero, logística industrial y servicios integrales en terminales y operaciones.

 

Hipólito Soto, Sub gerente de TI Corporativo de Ultramar, nos cuenta que, por la cantidad de rendiciones de gastos que se hacían mensualmente y la búsqueda de la digitalización en la mayoría de las labores del grupo empresarial, buscaron una opción a la tediosa tarea de rendir y revisar los gastos de forma manual, decidiendo utilizar Rindegastos para la digitalización del proceso.

La necesidad de la digitalización

En Ultramar se lleva trabajando en la digitalización desde hace mucho tiempo. Estaban buscando constantemente formas de complementar su trabajo y automatizar áreas que puedan optimizarse a través de la digitalización de sus procesos, tal como lo hicieron con sus rendiciones de gastos gracias a Rindegastos.

 

“Cuando se hizo la evaluación teníamos varias alternativas, es un proceso sencillo, pero no es operacionalmente fácil. Pensamos en desarrollar un sistema nosotros, pero la capacidad para realizar algo así se nos hizo difícil.”

 

Hipólito Soto

Respecto a este proceso específico, Hipólito cuenta, “cuando se hizo la evaluación teníamos varias alternativas, es un proceso sencillo, pero no es operacionalmente fácil. Pensamos en desarrollar un sistema nosotros, pero la capacidad para realizar algo así se nos hizo difícil.” Así, Hipólito, muestra el interés y necesidad que tenían como empresa de encontrar una opción al papeleo manual y la burocracia tradicional que generan las rendiciones de gastos, describiendo un camino que se les hizo difícil de recorrer en un principio. Al cabo de un tiempo e investigación, y como nos cuenta Hipólito, en Ultramar conocieron “Rindegastos en una empresa que ya tenía el servicio. Revisamos los costos, y Rindegastos estaba a años luz de lo que nosotros podíamos desarrollar y con un costo no elevado.” Por lo que tomaron la decisión de comenzar con nuestro software para digitalizar todas las rendiciones de gastos en la empresa. La facilidad y éxito que les ha presentado Rindegastos les permite hoy tener “400 informes, que son más de 1500 gastos rendidos con el software”.

Una entrada sencilla

Al decidirse por Rindegastos, se comenzó el proceso para implementar el software e integrarlo a todos los servicios que ya se usaban dentro de Ultramar. Hipólito cuenta con agrado que:

 

“El proceso de integración fue bastante rápido, en 3 semanas ya estábamos rindiendo con la app, y la ayuda que tuvimos a nivel soporte ha sido muy provechosa.”

 

Hipólito Soto

Siempre existe un miedo por parte de quienes manejan estos procesos, ya que al implementar nuevos softwares surge la duda de si todos los colaboradores se adaptarán bien a ellos. Siendo esta la situación, Hipólito nos contó que “incluso quienes no son nativos digitales son capaces de manejar la app y el software de forma sencilla.” Por otro lado, al conversar sobre las capacitaciones, Hipólito cuenta que en Ultramar “todos hablan maravillas de la plataforma por lo fácil que es adecuarse. Cuando montamos sistemas el change management es importante, a todos nuestros usuarios les hicimos una capacitación de 30 minutos, y no se necesitó nada más.”

 

En Ultramar tardaban 30 días en el proceso de rendiciones de gastos desde el inicio hasta el final, hoy su tope es de siete días y no deben respaldar boletas ni generar papeleo, la app hace todo de forma automática. La integración, como cuenta Hipólito, fue decisiva en la mantención e implementación total del servicio de Rindegastos, ya que superaron:

 

“La debilidad tecnológica y generamos valor agregado generando reportes e informes que esperábamos generar una vez al mes, ahora lo tenemos cada cinco minutos y los puedo ver donde sea.”

 

Hipólito Soto

Es un proceso que, en conjunto, tardamos solo un mes, trabajando con calma. “La documentación es bastante clara y buena, la API es buena, solo debemos revisar las nuevas versiones de su librería, para adaptarnos.”

Olvidándose de los papeles

En Rindegastos creemos fielmente en la eliminación y el reciclaje de la papelería innecesaria, como lo son boletas, informes y más. Por eso trabajamos en la digitalización del proceso de rendiciones completo y apuntamos a lograr nuestro propósito GoGreen. Hipólito nos cuenta que en Ultramar:

 

“Desde mediados del 2019, empezaron a eliminar los papeles en la empresa, había informes y no queríamos que ese trabajo siguiera siendo así. Necesitábamos que toda la información estuviera dentro del sistema, respaldada y lista para entrar al flujo de trabajo. Ya no es necesario firmar papeles, solo el respaldo fijo, y con el oficio del SII, nos libramos de toda papelería”.

 

Hipólito Soto

Resultados

En Ultramar la digitalización ha sido un éxito, Hipólito, con alegría, nos cuenta que:

 

“Hoy en día solo tenemos una persona haciendo las revisiones de las políticas y gastos. La plataforma la tenemos limpia. El jefe de área aprueba y luego la persona de políticas revisa y aprueba o rechaza.”

 

Hipólito Soto

Se logró con éxito la integración total con su sistema ERP, facilitando la generación de informes, respaldo y revisión de estos, además de eliminar la papelería que se genera en el proceso de rendiciones manual.

 

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