Sin importar el tamaño de tu empresa, llevar un orden en las finanzas y un buen estado del flujo de caja es fundamental para su éxito.
Sin embargo, muchas veces se pasa por alto la importancia de llevar un correcto control de la caja chica de los diversos departamentos, montos que aunque pequeños que son igual de relevantes a la hora de evaluar la salud financiera del negocio.
La caja chica es un fondo fijo por rendir que permite solventar de manera inmediata gastos imprevistos o de montos pequeños que son necesarios para el buen desarrollo de las actividades de los equipos y áreas de trabajo Su principal objetivo es que los trabajadores puedan incurrir en este tipo de gastos sin utilizar su dinero o recibiendo un reembolso, y así evitar la solicitud de pagos por valores pequeños a la empresa.
Pero, aunque sean pequeños, a su vez es muy relevante que sean correctamente contabilizados y controlados, con el objetivo de ser correctamente declarados al momento de realizar los cierres de mes y las declaraciones de impuestos.
Es importante llevar el control de la caja chica, ya que como mencionamos anteriormente esta repercute directamente en la contabilidad de la empresa.
El inconveniente es que muchas veces las empresas carecen de políticas claras para efectuar estos gastos, a veces las entradas de dinero son insuficientes y, en otras oportunidades, las salidas no son correctamente justificadas.
Para llevar adelante un correcto manejo de la caja chica, a continuación, compartimos algunas simples recomendaciones:
Establecer una política de uso de caja chica: contar con un manual o documento que respalde el uso de la caja chica, conocido por los trabajadores y que establezca las normas para solicitud, utilización, rendiciones y pagos.
Contar con un responsable de la caja chica: es fundamental que los diversos equipos cuentes con una persona encargada de administrar estos fondos. Es decir, no solo entregarlos e acuerdo a las solicitudes, sino que también solicitar las rendiciones de gastos correspondientes para este fondo fijo. También es el responsable de controlar los gastos máximos y máximos mensuales a utilizar por trabajador.
Solicitar siempre un recibo: además de anotar todas las cantidades que egresen de la caja chica, sin importar lo pequeño que sea el monto.
Elaborar un registro todos los días: se debe elaborar diariamente, registrándola la fecha, el nombre del responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado. A esto se agrega una lista en que se incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.
Es importante que las empresas conozcan que hoy existe tecnología que permite facilitar por completo el proceso asociado a la solicitud de fondos y, especialmente, al pago de estos montos. Se trata de Rindegastos, aplicación online que digitaliza por completo el proceso de rendición de gastos, evitando de esta forma errores y malas prácticas en tu sistema contable.