5 pasos para automatizar procesos en tu empresa

¿Por qué digitalizar y automatizar procesos? La respuesta es muy simple: ahorro de tiempo y dinero. Al cambiar procesos manuales por softwares, las empresas reducen errores, aumentan la eficiencia de sus equipos de trabajo y son capaces de automatizar procesos de principio a fin sin interacción manual (o la mínima posible).

A continuación te brindamos una guía de 5 pasos sobre cómo llevar a cabo la automatización de procesos en tu empresa.

Conocer áreas o procesos que necesitan ser mejorados

En primera instancia, las empresas se benefician con la automatización y digitalización de sus procesos al lograr ventajas competitivas frente a sus competidores. Junto con ello, los resultados se ven directamente reflejados en los estados financieros. Para iniciar automatizando procesos es importante:

Entender la ineficiencia de los procesos actuales
Comenzar con procesos simples para luego abordar los más complejos
Estar comprometidos y dispuestos a realizar los cambios necesarios

Los puntos mencionados se deben tratar como un conjunto y no por separado. De nada nos sirve entender que se debe automatizar el proceso de pago a proveedores si no estamos dispuestos a cambiar. Además deben ser adoptados transversalmente por toda la organización. Según Peter Senge, uno de los gurús del cambio organizacional, la mayoría de los esfuerzos para el cambio fracasan porque no hay una razón poderosa con significado genuino para la diversidad de personas en la organización.

Elegir un proceso y avanzar en su automatización

Es muy importante estar enfocado para seleccionar correctamente cual es el área o proceso que queremos automatizar. Para partir es recomendable tomar procesos cortos y simples que involucren idealmente solo a un área (a lo máximo dos áreas de la organización). No queremos partir con un proceso que involucre a toda la empresa o que arriesgue la operatividad del día a día.

La idea es ver progreso a corto plazo ya que esto motiva a los equipos y además contamos con resultados para presentar a gerencia o a la dirección. También nos sirve para demostrar que las decisiones que estamos tomando son las correctas e involucrar en el proceso de automatización a las personas que un principio rechazaban el cambio. Lee nuestro artículo: ¿Por qué digitalizar el proceso de rendiciones de gastos?

Elegir un líder de proyecto

Ya sabemos que proceso queremos automatizar, ahora tenemos que elegir a la persona que se encargará de liderar el proceso. Algunas recomendaciones para seleccionar correctamente son:

Puede ser 1 persona o un grupo de personas. Lo importante es que manejen información relevante con respecto a los procesos de la empresa y tengan claros los objetivos buscados.
No siempre es bueno elegir al jefe del proceso como líder del proyecto. Esto puede traer problemas ya que los beneficios buscados pueden estar enfocados en sus problemas o área en vez de ver los beneficios a nivel de toda la organización.

Manejar problemas y superarlos

Por lo general las personas son reacias al cambio y les cuesta cambiar la forma en que vienen haciendo las cosas. Es importante entender que los procesos que se están automatizando pueden involucrar a 1, 10 o 100 personas dentro de la empresa y se requiere apoyo para poder manejar las críticas. Es importante tener en cuenta los siguientes temas al momento de implementar la automatización:

Tener apoyo gerencial o de líderes en la empresa es clave.
No permitir que los usuarios vuelvan a la forma antigua de hacer las cosas.
El proceso toma tiempo, los cambios no van a ser inmediatos.
Tener claros los beneficios de automatizar el proceso para los distintos perfiles de personas dentro de la empresa. Esto es clave para comunicar contenido relevante a los involucrados y así lograr una mejor aceptación por parte de ellos.

Medir los resultados

Es importante manejar cifras, datos y toda la información necesaria que muestre claramente “un antes y un después” con respecto a la automatización del proceso. Son puntos clave:

Identificar las mejoras y ver si hay espacio para optimizar aún más el proceso.
Comunicar internamente los beneficios obtenidos o un caso de éxito.

Siempre debemos recordar que los procesos en las empresas están en constante cambio lo que da lugar a nuevas mejoras. Una vez que la organización haya implementado de manera exitosa una automatización, se recomienda buscar procesos similares, ya que será mucho más fácil y rápido.