La digitalización es un proceso que invita a integrar la tecnología en las empresas, y los documentos en formato digital son un ejemplo concreto de las oportunidades y beneficios que trae esta transformación.
Los diferentes tipos de documentos que se pueden digitalizar entregan distintos beneficios y cuentan con sus propias características, que si bien requiere tiempo y hay que superar distintos retos, es una ventaja competitiva que le dará un plus a la compañía.
¿Qué son los documentos en formato digital?
La digitalización de los documentos consiste en llevar aquellos que están en papel a almacenarlos y transmitirlos en formato electrónico. Este proceso de transformación se ha dado de forma tan acelerada que aquellas empresas que no lo hacen quedan en desventaja ante la competencia.
Este proceso de digitalización es un elemento fundamental en una estrategia de transformación para mejorar los procesos y los resultados de una compañía, y se diferencia de, por ejemplo, un simple escaneo, en la posibilidad de poder editar un documento que está en versión digital.
Tipos de documentos digitales
Los documentos en formato digital pueden quedar en diferentes dispositivos y existen distintos tipos, dependiendo si se necesita la modificación, si es información tabulada, si es en formato de audio u otros. En ese sentido, los más comunes son:
- Texto: solamente contienen texto, los cuales pueden ser visualizados fácilmente, son editables y se caracterizan por pesar poco. Hay formatos como Word o PDF.
- Comprimido: este archivo digital se utiliza para albergar más de un documento en su interior, pero a la vez poder reducir su tamaño para que sea más fácil compartir o guardar.
- Imagen: en este caso, se pueden guardar fotos en versión digital, por lo que las fotos tradicionales ya no son tan comunes.
- Audio: archivos de voz o música, entre otros, se pueden registrar y guardar de forma digital.
¿Qué tipos de documentos se pueden digitalizar?
Actualmente, todo tipo de documento se puede digitalizar, donde realmente no existen límites. En ese contexto, los textos de diferente tipo se pueden llevar a un formato electrónico. Por ejemplo:
- Libros: la tecnología permite hoy llevar la lectura a modalidad digital, por esto existen dispositivos como Kindle, donde puedes leer y comprar obras en este formato, reemplazando los libros tradicionales.
- Revistas y prensa: los diarios y revistas en formato tradicional han perdido terreno en frente a su formato digital, por lo mismo hoy se venden suscripciones online para poder revisarlos en línea.
- Documentos legales: muchos trámites legales se hacen de forma remota, con documentos en línea y que son totalmente válidos.
- Boletas y facturas: en el caso de estas últimas, herramientas como Rindegastos permiten llevar la rendición de gastos a la digitalización, volviéndolas sencillas y rápidas tanto para quienes rinden, como para quienes las revisan; todo desde donde sea y cuando sea con su app móvil.
Características y ventajas de los documentos digitales
Los documentos en formato digital tienen ciertas características que las hacen únicas, como el hecho de ser procesables en un computador, reutilizables, interactivas, actualizables, navegables y recuperables. Además, cuentan con ventajas que marcan una diferencia con la competencia y mejoran su eficiencia.
En esa línea, el ahorro de espacio es uno de esos grandes beneficios de la digitalización, pero también:
- Seguridad: gracias a la digitalización de los documentos, la seguridad de la información queda muy protegida y puede restringir el acceso y generar restricciones, reduciendo así el riesgo a que se pierdan o sean robados.
- Acceso remoto: la tecnología y la digitalización permite poder acceder a los documentos desde cualquier lugar y sin la necesidad de estar en una oficina físicamente. Incluso, los documentos pueden ser editados y revisados por distintas personas en el mismo momento y en tiempo real.
- Medio ambiente: actualmente la importancia del medioambiente es una realidad en la concientización de las empresas, por lo que la digitalización permite eliminar el papel y cuidar el planeta.
- Ahorro: los documentos digitales no necesitan de grandes muebles para almacenar, ni tampoco requiere de papel o tinta para imprimir. De esta manera, el ahorro para la compañía es económico y de espacio.
- Compartir: los documentos digitales se pueden compartir con compañeros de trabajo o personas externas, y eso se puede hacer en tiempo real y desde cualquier lugar.
- Durabilidad: a diferencia del papel, los documentos digitales no se deterioran con el paso de los años, por lo que la seguridad de la información también es en el tiempo.
Finalmente, es importante considerar que el proceso de digitalización y el hecho de llevar documentos en formato digital obliga a un almacenamiento de los mismos, para lo que herramientas como la nube ofrecen soluciones para poder hacerlo de forma segura, en línea y de forma económica.
De esta manera, y gracias a productos como Dropbox y Google Drive, se puede acceder a estos documentos digitales desde cualquier lugar y en tiempo real, pudiendo así administrarlos de forma más eficiente.
Los documentos en formato digital forman parte de un proceso que le entrega trascendencia y eficiencia a la empresa, aumentando la agilidad y los flujos de trabajo, entre otras cosas.