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Herramienta lector de códigos o timbres

La versión 4.1 de la APP Rindegastos trae consigo una nueva herramienta que permite reducir en hasta un 95% el tiempo que le toma a un usuario normal ingresar un nuevo gasto. También ayuda en la tarea de revisión de los gastos rendidos por rendidores. Esta herramienta se llama "Lector de Códigos" y su objetivo es poder extraer de forma inmediata toda la información disponible en el timbre o código ubicado dentro de un documento electrónico. El lector de códigos viene disponible por defecto para todos los usuarios de Chile, Perú y Colombia que tengan instalada la APP Rindegastos en sus teléfonos. Esta herramienta es capaz de leer y extraer la información de los timbres electrónicos de cada uno de estos tres países y rellenar la información del gasto en menos de un segundo. Importante: el lector de códigos es opcional para los usuarios. Esto quiere decir que si no se desea utilizar no hay problema para ingresar gastos como siempre se ha hecho. También cabe mencionar que el lector de códigos sólo funcionará con comprobantes electrónicos que tengan impreso el código definido por la autoridad de cada país. RENDIDOR  El lector de códigos es muy simple de usar y está disponible por defecto dentro de la app móvil de Rindegastos para iOS y Android. Al momento de crear un nuevo gasto el usuario podrá hacer clic en la opción para abrir el lector de códigos. Una vez abierto tan solo hay que apuntar al código dentro del comprobante impreso y ¡listo!. Todos los datos disponibles serán extraídos y procesados para rellenar de forma automática los campos del gasto. Con estos simples pasos los usuarios de la App podrán reducir hasta un 95% del tiempo invertido en ingresar los datos de sus gastos. Es importante mencionar que hay datos que NO están dentro del código impreso del gasto que deben ser ingresados por el usuario como por ejemplo la categoría del gasto y/u otros campos definidos por la empresa. Para más detalle puedes leer al final de este post qué campos del gasto pueden ser procesados de forma automática por el Lector de Códigos. REVISIÓN El lector de códigos ayuda a los usuarios que revisan las rendiciones ya que trabaja en base a los datos extraídos directamente de los códigos ubicados en los gastos. Esto permite hacer lo siguiente:

  • Detectar gastos duplicados: un gasto que haya sido escaneado usando el lector no podrá ser rendido más de una vez por ninguna otra persona, ya sea dentro de la empresa o de otra empresa. En caso de que esto ocurra y tengamos que dos o más usuarios están rindiendo el mismo gasto, Rindegastos arrojará una alerta al rendidor y luego a el o los revisores.
  • Detectar datos manipulados: como el lector de códigos es capaz de extraer la información del gasto y rellena los campos del gasto de forma automática, se puede detectar si el rendidor manipuló los datos del gasto luego de haber sido escaneados. De esta forma se pueden detectar errores con anticipación y asegurar un correcto proceso de rendición.

Todos los gastos que hayan sido creados usando el lector de códigos tendrán un símbolo específico que los diferenciará del resto de los gastos. Este símbolo hace más fácil saber cuando un gasto fue creado usando el lector de códigos y dependiendo del color del símbolo, se sabrá de inmediato si el gasto está correcto o si presenta errores como por ejemplo datos manipulados (símbolo amarillo) o gasto duplicado (símbolo rojo). Estas herramientas para la parte de revisión están disponibles tanto en la APP como también en la versión de escritorio como se muestra en la siguiente imagen (haz clic para agrandar la imagen):

SOPORTE PAÍSES El lector de códigos actualmente soporta los códigos incluídos en boletas o facturas electrónicas de Chile, Perú y Colombia. En el futuro se irá incorporando soporte para nuevos países a medida que se vaya adoptando la factura electrónica. FORMATO CÓDIGO CHILE: PDF417 En Chile el código disponible para leer es el timbre electrónico del S.I.I. en formato PDF417 ubicado en todas las boletas o facturas electrónicas. Este código contiene la siguiente información del documento dentro de él:

  • Razón social del emisor
  • Fecha del gasto
  • Monto del gasto
  • RUT del emisor (*)
  • Folio (*)
  • Tipo de documento (**)
  • Línea de detalle (**)
  • Firma electrónica (***)

Los datos disponibles en el código son extraídos cuando se realiza una lectura usando el lector de códigos de la app y luego son puestos en los campos específicos del gasto. Se puede ver más detalle sobre el timbre electrónico en el instructivo publicado por el Servicio de Impuestos Internos aquí. FORMATO CÓDIGO PERÚ: QR o PDF417 En Perú el código disponible para leer es el código en formato QR o PDF417 autorizado por SUNAT ubicado en las boletas o facturas electrónicas.

  • Fecha del gasto
  • Monto del gasto
  • RUC del emisor (*)
  • Serie (*)
  • Número (*)
  • Tipo de documento (**)

Los datos disponibles en el código QR son extraídos cuando se realiza una lectura usando el lector de códigos de la app y luego son puestos en los campos específicos del gasto. Se puede ver más detalle sobre el timbre electrónico en el instructivo publicado por SUNAT aquí. FORMATO CÓDIGO COLOMBIA: QR En Colombia el código disponible para leer es el código en formato QR autorizado por DIAN ubicado en las boletas o facturas electrónicas.

  • Fecha del gasto
  • Monto del gasto
  • NIT (*)
  • Número (*)
  • Doc Adquiriente (**)
  • CUFE (**)

Los datos disponibles en el código QR son extraídos cuando se realiza una lectura usando el lector de códigos de la app y luego son puestos en los campos específicos del gasto. Estos datos son agregados al campo "nota" del gasto a menos que estén creados los campos específicos en la configuración de la política de gastos. (**): estos datos siempre son agregados al campo "nota" del gasto. (***): estos datos no son agregados a ningún campo del gasto sino que sólo son almacenados.

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