Desde los viajes de negocios, traslados a reuniones y pago de estacionamientos hasta la organización de actividades en la oficina. En muchas empresas estos son gastos que los colaboradores deben realizar día a día como parte de su trabajo y que es ingresado a la contabilidad a través de una rendición de gastos.
Incluso, también está el caso de proyectos o profesionales independientes que prestan servicios y deben rendir gastos a una jefatura o área de trabajo.
En cada uno de estos procesos tu empresa se enfrenta a una serie de situaciones que pueden derivar en errores en la rendición de gastos, pero que se pueden evitar. ¿Qué considerar para eliminar las posibilidades de errores de este proceso? ¿La tecnología me puede ayudar?
Aquí detallamos una lista de los cuatro errores más comunes a la hora de rendir gastos en tu compañía y una simple idea que te ayudará a evitarlos.
De seguro, el extravío de uno de los documentos que comprueba la compra o no solicitar el comprobante al usar servicios de transporte es uno de los inconvenientes más comunes –y más complicado de solucionar- al momento de rendir gastos.
La razón es que este documento impreso es la única garantía que tiene la empresa para comprobar que el gasto efectivamente se hizo y en la actividad indicada. Por esta razón, poder contar con un respaldo de ella y en lugar seguro, con la fecha y el detalle correspondiente en indispensable para evitar errores en la rendición de gastos.
Puede que la persona que debe rendir un fondo guarde muy bien su boleta, pero una de las desventajas más grandes del papel impreso es su poca legibilidad en el tiempo. Por eso, esperar mucho tiempo para entregarla y contar con un documento desgastado es otro de los errores comunes en este proceso.
Para una rendición de gastos eficaz vale con comprobantes impresos es trascendental preocuparse de los tiempos de entrega y hacerlo lo antes posible. O definir un plazo para hacerlo, por ejemplo, de forma mensual.
De todas formas, lo más aconsejable es poder escanear o tomar una foto a la boleta, ya que solo a través de la digitalización se podrá minimizar este riesgo.
En muchos proyectos, no estamos hablando de la rendición de un par de gastos, sino que en ciertas circunstancias los trabajadores o los equipos involucrados deben ingresar decenas de boletas asociadas a compra de materiales, gastos en alimentación, gastos en transporte y otras varias compras.
En estos casos, la acumulación de boletas por rendir en un mismo lugar y su posterior ingreso a la contabilidad puede ser un verdadero dolor de cabeza y, por lo tanto, la confusión al ingresar tanta información de estos comprobantes a la planilla de rendición puede ser otro de los errores más comunes. Y para solucionarlo, nada mejor que llevar esta información respaldada en formato móvil.
Movilización, comida, reuniones y muchos otros ítems efectivamente son parte del listado de gastos por rendir. Sin embargo, muchas veces se pueden cometer errores en relación a los gastos qué efectivamente son aceptados o no. Por dar un ejemplo, hay empresas que permiten el uso de taxis solo en ciertos rangos horarios y en este contexto el trabajador puede cometer equivocaciones si esa información no está clara.
Termina con estos cuatro errores a través de la plataforma digital de Rindegastos. Contar con un software que automatice el control de los gastos le permitirá a tus trabajadores respaldar de forma ordenada y digital sus comprobantes de compra, junto con permitirle a la empresa mayor facilidad para detectar errores.