¿Cuándo debemos dejar de utilizar hojas de Excel para gestionar?

Excel es una aplicación para gestionar hojas de cálculo, desarrollado y distribuido por Microsoft. Desde su creación en 1985, se ha convertido en un indispensable para manejar las tareas financieras y contables dentro de las empresas.

Pero, a medida que las tecnologías han ido avanzando, cada día se vuelve más riesgoso depender únicamente de esta herramienta para llevar los cálculos de la información contable de tu negocio.

Bien lo saben empresas como la firma bancaria londinense JP Morgan, luego de que sus agentes de riesgo dejaran pasar un error en una hoja de cálculo de Excel que terminó generando pérdidas por más de 6 mil millones de dólares para la compañía.

Historia parecida es la de la firma financiera MF Global, que en 2011 se declaró en bancarrota luego de no aplicar las mejoras recomendadas por consultores externos respecto a mejorar “herramientas informáticas para el usuario final, como las hojas cálculo de Excel".

¿Por qué Excel puede perjudicial para tu negocio?  

En la actualidad, las empresas manejan gran cantidad de datos que son trascendentales para una correcta gestión de sus procesos.

Las tecnologías de la información, softwares y aplicaciones móviles que se han desarrollado en el mercado permiten hacer frente a este gran número de data, gestionándola de forma adecuada y específica para procesarla y entregársela a los usuarios finales cuándo y cómo la necesitan.

Y es aquí donde se presentan los principales problemas de Excel, una plataforma que no ha sido pensada específicamente para responder con soluciones pertinentes a los nuevos retos que significa el Big Data en las empresas.

Por eso, en la actualidad, los principales riesgos que presenta Excel para las compañías son:

1. Excel complejiza tareas simples

Las hojas de cálculo y sus fórmulas pueden convertir un cálculo muy simple, como sumar dos números, en un proceso totalmente incomprensible y con potenciales errores. Y si llega a aparecer una función nueva que no conoce la persona encargada de utilizar la hoja de cálculo, hasta ahí llega la posibilidad de analizar.

2. Los errores dependen completamente del usuario

Lo que pasa en Excel depende 100% del usuario. Se debe introducir manualmente cada operación y los números que se ingresan, las formulas o funciones que se seleccionan, donde no existe un software que automatice para todos los trabajadores la misma función. Por supuesto, esto tiene como efecto que el ingreso incorrecto de cualquier dato será difícil de detectar.

3. No permite colaboración entre equipos  

Aunque es posible compartir una hoja de cálculo de forma que varios usuarios escriban simultáneamente, lo cierto es que ninguna de estas soluciones funciona de forma completamente adecuada. Compartir una hoja de Excel, tanto en una carpeta de red como en las aplicaciones online, obliga a eliminar muchas características. Mientras que los softwares están especialmente creados para permitir que múltiples usuarios accedan y trabajen de forma simultánea.

4. Baja eficiencia del programa

La velocidad de una hoja de Excel no es ni remotamente cercana a la eficiencia que puedes obtener con un software desarrollado. Operaciones como búsquedas en varios miles de filas, que son prohibitivas en Excel, se ejecutan sin esfuerzo en un software.

5. Sostenibilidad de los procesos de tu empresa

Puede que hoy los datos alojados en una hoja de Excel funcionan bien, pero ¿qué pasará en 3 o 5 años más? La recopilación, consulta y modificación de esas hojas de Excel terminarán siendo un proceso muy poco eficiente. Además de considerar la incertidumbre de qué pasara con estos datos si la plataforma se actualiza.

¿Cuándo debo dejar de usar Excel en mi negocio?

• Cuando una empresa tiene gran volumen de datos y requiere tenerlos controlados

• Cuando para la evolución del negocio, es clave acceder y consultar frecuentemente datos históricos

• Cuando se requiere confidencialidad de los datos, ya que un Excel permite modificarlos y acceder a ellos con demasiada facilidad.

• Cuando son varias las personas que necesitan consultar y trabajar sobre determinados datos

Una de los principales procesos que hoy las compañías están migrando son las rendiciones de cuentas, gracias a plataformas como Rindegastos que automatizan y digitalizan todo el proceso, dejando atrás la falta de estandarización y poco eficiencia de los formularios de rendición. ¿La conoces? Te invitamos a enterarte de qué se trata esta innovación en  https://www.rindegastos.com