Los 4 errores más frecuentes en la legalización de gastos de viaje

Legalizar los gastos de viaje de forma adecuada no solo garantiza el cumplimiento de normativas fiscales, sino que también optimiza recursos, evita sanciones y mejora el control financiero.

Descubre los errores más comunes  este proceso y como herramientas como Rindegastos pueden transformar la gestión de viáticos en tu empresa. ¡Sigue leyendo!

¿Por qué es importante legalizar correctamente los gastos de viaje?

La legalización de gastos de viaje no solo garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales colombianas, asegurando que todas las transacciones sean transparentes y auditables, sino que también permite a las empresas mantener un control financiero eficiente.

Este proceso facilita la planificación presupuestaria, evita posibles sanciones por incumplimientos y contribuye a la optimización de recursos, al ofrecer una visión clara y detallada sobre los costos asociados a las actividades de viaje.

Según la DIAN, las empresas deben justificar todos los gastos operativos para que sean deducibles. Esto incluye los gastos relacionados con viáticos, transporte y alojamiento.

En este sentido, mediante el Concepto 063100 del 30 de junio de 2000, la DIAN aclaró: "Los pagos por concepto de viáticos permanentes son ingresos del trabajador y deben ser incluidos en el respectivo certificado de ingresos y retenciones..." Sin una documentación adecuada, los gastos podrían no ser aceptados como deducibles, lo que afecta directamente la rentabilidad.

Los errores más frecuentes al legalizar gastos de viaje

Legalizar gastos de viaje puede parecer un proceso simple, pero en la práctica, muchas empresas cometen errores que pueden generar problemas administrativos, contables e incluso legales. Aquí te detallamos los errores más comunes y como evitarlos:

• No contar con respaldo: No tener facturas, recibos o comprobantes puede invalidar el registro del gasto, incluso si este fue legítimo. Guarda inmediatamente cada comprobante físico o digital, utiliza herramientas tecnológicas para escanear y almacenar los documentos en la nube, y asegúrate de tener un sistema de organización confiable que facilite su recuperación.
• Omitir la justificación del viaje: no detallar el propósito del viaje o su conexión con las actividades de la empresa puede complicar su deducción fiscal. Documenta el motivo del viaje, incluyendo invitaciones, agendas, correos electrónicos o cualquier otro respaldo que demuestre la relación del gasto con las actividades empresariales.
  

• Olvidar el tipo de cambio o impuestos internacionales: no considerar el tipo de cambio oficial del día del gasto ni los impuestos locales al viajar al extranjero puede alterar los reportes de gastos. Usa siempre el tipo de cambio oficial del día, guarda los comprobantes que detallen los impuestos aplicados y verifica si son deducibles según las normativas de Colombia.
• Presentar los gastos fuera de los plazos establecidos: legalizar los gastos fuera de los plazos establecidos por la empresa puede llevar a que estos no sean reconocidos. Familiarízate con la política interna, configura recordatorios o alarmas para legalizar los gastos dentro de los tiempos estipulados y asegura una comunicación fluida con el área encargada del proceso.

 Consecuencias de no legalizar correctamente los gastos de viaje

El incumplimiento en la legalización de los gastos puede generar consecuencias graves:

1. Deducción no permitida: La DIAN puede rechazar los gastos de viaje como deducción tributaria si no están soportados adecuadamente, lo que incrementa la base gravable del impuesto sobre la renta.
2. Sanciones y multas: La ausencia de documentación válida puede resultar en sanciones económicas por incumplimiento de las normativas fiscales.
3. Reclasificación de pagos: Los gastos no soportados podrían considerarse ingresos salariales, lo que aumentaría la carga tributaria para la empresa y el empleado.
4. Auditorías tributarias: La DIAN puede realizar auditorías para verificar el cumplimiento normativo, lo que generaría costos administrativos y riesgos legales adicionales.
5. Inexactitud contable: La falta de documentos válidos, como facturas electrónicas o comprobantes, afecta la calidad de los registros contables, generando imprecisiones en la información financiera.
6. Errores en decisiones empresariales: Los registros contables incorrectos aumentan el riesgo de tomar decisiones basadas en información inexacta, afectando la estrategia y sostenibilidad de la empresa.
   
   

Gastos de viajes: Precisión y Control con Rindegastos

Los viáticos son una parte esencial de los viajes de negocios, pero su manejo eficiente puede ser un desafío. Rindegastos, a través de su innovadora app móvil y su funcionalidad Scanit 2.0, transforma este proceso en una experiencia más sencilla, precisa y alineada con las políticas corporativas.

1. Precisión: Gracias a la Inteligencia Artificial Generativa (IAG), Scanit 2.0 extrae automáticamente datos esenciales de recibos, como fechas, subtotales, impuestos y monedas, reduciendo errores manuales.
2. Velocidad: Procesa gastos de viajes de manera ágil, incluso desde cualquier ubicación, acelerando la carga de viáticos para empleados en movimiento.
3. Flexibilidad: Lee tanto imágenes como documentos PDF, adaptándose a distintos formatos de recibos utilizados en viajes de negocios.
4. Cumplimiento de Políticas: Genera alertas automáticas que advierten sobre irregularidades, asegurando que todos los gastos se ajusten a las normas corporativas.

Un ejemplo destacado del éxito de la app es su implementación en Greencol Energy, donde ha optimizado significativamente el proceso de legalización de los viáticos de sus colaboradores en toda Colombia. Juan Briceño Gerente de Finanzas y Administración de la empresa, destacó : "Los beneficios que nos ha traído la plataforma a la empresa es mayor control efectivo sobre los viáticos... Como sintetizamos todo el proceso y lo llevamos a un solo control..."

Con Rindegastos, empresas como Greencol Energy han logrado no solo optimizar sus procesos, sino también garantizar un control más eficiente y transparente de sus viáticos. Esto libera a los equipos de cargas administrativas innecesarias, permitiéndoles enfocarse en actividades de mayor valor.

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