GreenCol Energy, reconocida por su enfoque en energías alternativas, no solo lidera en sostenibilidad ambiental, sino también en optimización operativa. Frente a los retos en la legalización de viáticos, la empresa implementó Rindegastos en sus procesos de legalización de gastos, aumentando la precisión y transparencia.
Descubre cómo Rindegastos han llevado la eficiencia y el control contable de GreenCol a un nuevo nivel.
¿Qué es Greencol Energy?
Greencol Energy es una empresa colombiana dedicada a la comercialización e instalación de equipos y software especializado para la obtención de energías alternativas, como la solar, térmica y eólica.
Reconocida por su compromiso con la sostenibilidad y la innovación, Greencol Energy no solo ofrece soluciones tecnológicas de vanguardia, sino que también transforma la relación de las empresas con la energía.
Su enfoque se centra en convertir costos operativos en activos energéticos sostenibles, eficientes y rentables, impulsando un futuro más verde y resiliente para sus clientes y el entorno.
Desafíos en la legalización de gastos
Greencol Energy enfrentaba importantes desafíos en el control de viáticos para su personal operativo y técnico en las estaciones. El proceso de recopilación de información para la legalización de gastos era completamente manual, extenso y dependía del uso de Excel, lo que complicaba el manejo eficiente de los datos.
Los colaboradores debían registrar manualmente cada gasto, un procedimiento tedioso que incrementaba el riesgo de errores en la digitación y afectaba la precisión de los datos. Esto no solo consumía una gran cantidad de tiempo, sino que también dificultaba la fluidez y la eficiencia en la gestión de gastos.
A estas limitaciones se sumaba la falta de una visión centralizada y en tiempo real de los gastos, lo que obstaculizaba la capacidad de supervisión y ralentizaba la toma de decisiones informadas. Esta desconexión representaba un desafío para garantizar el uso óptimo y transparente de los recursos de la empresa.
Optimización de la gestión de viáticos
Para abordar los desafíos relacionados con la gestión de viáticos, Greencol Energy implementó Rindegastos, logrando mayor control y eficiencia en sus operaciones.
"Los beneficios que nos ha traído la plataforma a la empresa, es mayor control efectivo sobre los viáticos... Como sintetizamos todo el proceso y lo llevamos a un solo control" Juan Briceño Gerente de Finanzas y Administración Greencol Energy
Una de las funcionalidades clave de Rindegastos para la empresa, es su sistema de reportería, que ha resultado fundamental para proporcionar indicadores precisos de consumo de viáticos por proyecto. Esto ha facilitado una supervisión más detallada y un análisis exhaustivo de los gastos.
Además, la automatización del proceso generó un ahorro de tiempo de 80%, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas estratégicas y de mayor valor añadido.
Con Rindegastos, los colaboradores pueden ingresar sus gastos de manera rápida y sencilla, mientras que los aprobadores revisan y aprueban los informes en tiempo real, mejorando la precisión y la transparencia.
Scanit 2.0 en la legalización
Uno de los métodos más utilizados en Greencol para la legalización de viáticos es Scanit 2.0, una herramienta que usa Inteligencia Artificial Generativa para extraer la información clave de la factura o comprobante, ha simplificado y agilizado significativamente el proceso.
“Es solamente tomar una fotografía de la factura, la subo a la plataforma, lleno unos campos muy sencillos y ya”, destaca César Veloza, Director de Proyectos de Greencol Energy.
Gracias a Scanit, los colaboradores de GreenCol Energy pueden escanear y cargar recibos o facturas directamente en el sistema, digitalizando hasta diez campos al instante, logrando eliminar procesos manuales y optimizando la legalización de gastos.
Esta herramienta ha transformado la gestión de gastos, proporcionando una solución eficiente que mejora notablemente la digitación, la precisión y la transparencia en la legalización de los gastos.
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