Vitalab, un laboratorio enfocado en el diagnóstico vegetal, logró superar las dificultades de gestionar manualmente los gastos gracias a Rindegastos.
Al automatizar la rendición de gastos, consiguieron reducir el tiempo dedicado a esta tarea a la mitad. ¡Sigue leyendo y conoce el caso de éxito completo!
¿Qué hace Vitalab?
Vitalab, es un laboratorio especializado en análisis y diagnóstico vegetal, autorizado por el Servicio Agrícola y Ganadero (SAG). Se enfoca en ofrecer servicios avanzados para identificar y diagnosticar patógenos que afectan a diversas especies agrícolas y forestales.
Entre sus principales servicios se incluyen el análisis de virus, hongos, bacterias y nemátodos, utilizando tanto técnicas convencionales como moleculares, como PCR y qPCR.
Además, Vitalab ofrece análisis de semillas, pruebas de germinación y viabilidad, y control de calidad en frutas, especialmente en productos destinados a la exportación. También realiza estudios en su estación experimental para evaluar la acción de pesticidas y otros ensayos agrícolas.
Este laboratorio es un referente en el sector agrícola de Chile, aportando innovación y tecnología para mejorar la sanidad y producción de cultivos en el país.
Desafíos en las rendiciones
El proceso de rendición de gastos en Vitalab era completamente manual, inicialmente, se utilizaban formularios donde cada colaborador debía registrar cada uno de sus gastos de manera detallada, especificando el concepto y el monto correspondiente.
Con el tiempo, este proceso se trasladó a hojas de cálculo en Excel, lo que permitía cierta organización, pero seguía siendo complicado y propenso a errores.
"Anteriormente, el proceso de rendiciones, era bastante engorroso y tomaba mucho tiempo tanto para quienes rendían como para el área administrativa..." Javier Gutiérrez CEO de Vitalab.
Los colaboradores no solo debían especificar cada gasto, sino también adjuntar las boletas físicas, lo que implicaba un trabajo adicional tanto para ellos como para el equipo encargado de revisar y aprobar las rendiciones.
Este método no solo demandaba mucho tiempo, sino que también aumentaba el riesgo de que se presentaran errores en la carga de los datos, boletas extraviadas o gastos mal categorizados.
Además, la consolidación de la información era un desafío, especialmente cuando se manejaba un volumen elevado de rendiciones. Todo este proceso ralentizaba el control contable afectando la agilidad operativa de la empresa.
Implementación de Rindegastos en Vitalab
Tras la adopción de Rindegastos, Vitalab observó una mejora significativa en la eficiencia operativa. La automatización del proceso de gestión de gastos redujo el tiempo y el esfuerzo necesarios para el reembolso, permitiendo a los empleados concentrarse en otras tareas.
Además, la capacidad de monitorear los gastos en tiempo real ayudó a identificar y corregir rápidamente cualquier discrepancia, mejorando el control financiero y garantizando un uso más eficiente de los recursos.
Una de las funcionalidades más utilizadas por los colaboradores es Scanit 2.0, que permite tomar una foto de la boleta o factura y realizar la rendición de manera rápida y eficiente. Esta herramienta, impulsada por Inteligencia Artificial Generativa, automatiza el reconocimiento de datos y la carga de información, eliminando la necesidad de ingresar manualmente los detalles de cada rendición.
“La herramienta que más uso en Rindegastos es Scanit, siento que es más fácil subir mis gastos, porque solamente subo uno y Scanit lo hace solo. Me sale que RUT es, cuál es el monto, nombre de la empresa y que es lo que estoy rindiendo...“ Afirmó Gabriela Riveros Coordinadora de Laboratorio en Vitalab "
Además, con la adopción de Rindegastos, Vitalab ha logrado reducir hasta en un 50% el tiempo dedicado a la rendición y aprobación de gastos. Este significativo ahorro de tiempo ha beneficiado tanto a los rendidores, quienes ahora pueden presentar sus reportes de forma más rápida y sencilla, como al equipo financiero, que ha optimizado sus procesos de revisión y control.
Gracias a esta mayor agilidad y organización, la empresa ha podido enfocar sus esfuerzos en áreas más estratégicas, mejorando la toma de decisiones y fortaleciendo su gestión contable en general.
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