Para entender las ventajas y desventajas del outsourcing, es importante conocer ¿Qué es el outsourcing? Este concepto se refiere a la decisión de considerar servicios o actividades laborales realizados por terceros para una empresa.
Por ejemplo, en el sector de tecnología, el outsourcing con un proveedor TI podría incluir la mayoría de las funciones de TI hasta elementos específicos, como el área de control de riesgos, sistemas e infraestructuras o el equipo de recursos humanos.
Las empresas toman la decisión de tercerizar funciones por varias causas, y estas pueden optar por servicios outsourcing dentro de su propio país, a un país vecino o un país más lejano, las dos últimas alternativas se han utilizado tradicionalmente en principio para ahorrar costos.
Al revisar las ventajas y desventajas del outsourcing se puede entender parte de los beneficios y desafíos que ofrece esta solución para las empresas.
¿Cuáles son las ventajas del outsourcing?
- Costos más bajos. Las empresas buscan outsourcing en algunos países (en su mayoría países en desarrollo), porque el costo de producción (incluidos los costos fijos y variables) se reparte entre más producción que antes. Entonces es posible reducir los costos variables por unidad. Otra manera de lograr costos más bajos es aprovechando las tasas de mano de obra más bajas en la producción de los bienes y servicios, en la actualidad con el trabajo remoto, es posible encontrar suficientes personas con las habilidades adecuadas para satisfacer la creciente demanda.
- Mayor flexibilidad y agilidad. El outsourcing puede ayudar a las empresas a aumentar la flexibilidad y agilidad necesaria para responder a las presiones de los costes, buscar proactivamente obtener una ventaja competitiva y cumplir con los cambiantes requisitos de recursos en respuesta a las demandas fluctuantes de los clientes o del mercado.
- Mayor enfoque en las actividades clave de la empresa. Una de las máximas ventajas del outsourcing es que sirve para aligerar a la plantilla, al aliviar al equipo permanente de la empresa con funciones que pueden ser efectivamente tercerizadas la empresa puede enfocarse en el “core” de la empresa y tomar decisiones que son trascendentales para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
- Mayor acceso a talento y tecnología. Con un entorno empresarial que cambia rápidamente, impulsado por las nuevas tecnologías, el outsourcing debe formar parte de la estrategia comercial a largo plazo de una empresa para acceder al talento y la experiencia.
De esta manera puede la empresa seguir siendo competitiva y relevante en el escenario mundial.
¿Cuáles son las desventajas del outsourcing?
- Pérdida de control y dificultad para supervisar el trabajo. Los servicios outsourcing deja casi nulo control a la empresa de la calidad de los trabajos, y cuando el proveedor del servicio administra de forma deficiente el trabajo, puede afectar la calidad del servicio final de la empresa.
En el caso donde existe distancia geográfica, se ha visto cómo la tecnología ha impactado y transformado el clima laboral de las empresas.
A su vez, la supervisión depende de los servicios de comunicación virtual como Zoom, Slack y Microsoft Teams. Esto puede dificultar la supervisión del rendimiento y la productividad, ya que en ocasiones es más difícil comunicarse por teléfono y videollamadas que en persona, especialmente en servicios outsourcing en el extranjero.
Por ejemplo, si la empresa contrata a un equipo remoto de Filipinas para la subcontratación de TI, entonces tendrán que reunirse temprano para adaptarse a su horario de trabajo o tendrá que trabajar en medio de la noche para estar presente durante su jornada laboral.
Además, si existe algún problema con su software, tendrán que esperar a que despierten y no simplemente caminar al siguiente escritorio para discutirlo.
- Riesgos de confidencialidad y seguridad de la información. Una de las máximas desventajas del outsourcing es dejar expuestos los datos de la empresa a terceros.
Es por eso que se debe prestar atención a la privacidad, la propiedad intelectual y la protección de datos. Esto implica derechos de autor, patentes, secretos comerciales y más.
Aunque las posibilidades son bajas, siempre existe la posibilidad de robo/filtrar información valiosa o secretos comerciales. Y más si la empresa está en otro país que no acata las leyes del país originario de la empresa.
- Posibles conflictos culturales. Dentro del personal pueden existir malentendidos, malas interpretaciones, conflictos en creencias, normas y comportamientos que desmejoran los resultados de la empresa.
Un gran ejemplo de diferencia cultural se puede observar al aplicar diversas metodologías de software. Eso explica por qué antes de realizarse el outsourcing es clave garantizar la compatibilidad cultural y la química de los equipos.
Conclusión
Después de revisar las ventajas y desventajas del outsourcing es importante definir cuándo sí y cuando no se recomiendan los servicios outsourcing. El outsourcing puede ser una forma eficaz de hacer frente a un aumento temporal de la carga de trabajo, sin necesidad de contratar personal. Por ejemplo, si la empresa acaba de negociar con un nuevo cliente un contrato a corto plazo, puede que no tenga sentido financiero contratar a más empleados para hacer frente a la carga de trabajo adicional.
Otra de las razones más fuertes es cuando la empresa recurre al outsourcing para aprovechar la experiencia que simplemente no tiene, especialmente a medida que crecen y se expanden. Las empresas especializadas pueden ayudar con las áreas que están en constante cambio y que se han vuelto cada vez más diversas por el proceso de digitalización y el auge de Internet. En cambio, si la empresa está buscando un “salvavidas” y en realidad tiene problemas de base, terminará en una fuga de dinero.
Tampoco se recomienda el outsourcing sin antes investigar a fondo la empresa con la que se espera hacer negocios. Es una obligación solicitar retroalimentación a otras empresas en la industria y conocer de cerca a la empresa, si es de ser necesario, realizar varias reuniones.
Por último, para tener una relación exitosa de outsourcing la recomendación es que se establezca el horario comercial principal, se utilicen herramientas eficaces de gestión de proyectos, se establezcan formatos estandarizados para la comunicación, y las comprobaciones constantes de los resultados.