Para realizar teletrabajo es indispensable contar con el equipamiento y los recursos adecuados. Dependiendo de la naturaleza de cada trabajo se puede requerir incurrir en diversos gastos. Por ejemplo, en el caso de que se deba realizar múltiples llamadas telefónicas o conectarse a plataformas informáticas de pago. También en el caso de requerir artículos electrónicos o de escritorio.
En algunos casos, incluso podríamos necesitar un computador nuevo, porque el nuestro no es adecuado o se ha echado a perder. Otros trabajos pueden demandar gastos en mensajería, al tener que enviar documentación física.
De acuerdo a la ley, todos los gastos derivados del teletrabajo son reembolsables
Todos estos gastos incurridos por los trabajadores durante el trabajo a distancia son gastos reembolsables por parte de la empresa, así lo indica la nueva Ley de Teletrabajo publicada en marzo de 2020, donde todas las herramientas, elementos y costos asociados a la prestación de servicios por parte del trabajador deben ser entregados o reembolsados por el empleador.
La tediosa tarea de gestionar gastos en la empresa de forma manual
Al momento de comenzar con la gestión de gastos derivados del teletrabajo, tu empresa tendrá dos alternativas:
La primera es la gestión “tradicional” o manual de los gastos. En este caso, deberás guardar el comprobante de compra original, ya sea una compra con boleta en un establecimiento físico o la factura digital en caso de compras hechas en plataformas en línea.
A fin de mes, o en el momento establecido por la empresa, estos gastos deberán ser rendidos a la empresa para su reembolso, ya sea informando a los supervisores o al departamento correspondiente.
En el caso de la gestión manual, generalmente los informes de gastos se realizan a través de planillas de cálculo tipo Excel. Aquí los trabajadores deberán rellenar manualmente toda la información de los gastos. En caso de contar con comprobantes de compra en papel, deberá guardarlos y buscar alguna forma de hacerlos llegar a la empresa en cuanto sea posible.
Luego, el departamento encargado de procesar esta información deberá recibir cada uno de los formularios de rendición y documento, para ingresar manualmente uno por uno los datos al sistema de la empresa.
Digitalizar la gestión de gastos es hacer más simple y ágil este proceso
Por otra parte, existe la gestión digital o automatizada de gastos, que simplifica significativamente este proceso. A través de un software de gestión de gastos como Rindegastos basta con tomar una foto de los comprobantes de las compras con la cámara del smartphone o reenviar las boletas o facturas digitales de compras online a la casilla de Rindegastos para que el software extraiga automáticamente la información del gasto.
Al mismo tiempo, con Rindegastos los trabajadores pueden optar a la eliminación de los comprobantes físicos, por lo que el documento digitalizado por el software tendrá validez legal.
Así, por un lado, la empresa se asegura de que la transmisión de documentos al departamento administrativo sea efectiva sin tener que llevar los documentos en papel de forma presencial, y por el otro, se elimina el problema del archivado y recuperación de documentos.
Ventajas de digitalizar la rendición de gastos: informes automatizados y seguimiento al reembolso
Para los departamentos de contabilidad que deben gestionar este proceso, también hay ventajas. Los informes de gastos se generarán de forma automatizada, es decir, será mucho más ágil procesarlos. Además, con la información digitalizada, se podrá contar con flujos automatizados de aprobación y validación de los gastos por los distintos departamentos encargados.
Mientras, los trabajadores podrán ir revisando en la plataforma la etapa del proceso de reembolso, evitando incertidumbres.
Digitalizar la gestión de tu negocio: el real desafío para las empresas en este nuevo escenario
La automatización y digitalización de estos procesos se enmarca en una estrategia de transformación digital más ámplia.
Hoy más que nunca las empresas y los negocios se están digitalizando. Especialmente en tiempos de teletrabajo, donde es necesario que las empresas se preparen para enfrentar este nuevo escenario de forma exitosa.
La eliminación de procesos manuales y basados en el papel, sean del tipo que sean, es una necesidad cada vez más apremiante para las empresas que no quieran quedarse atrás, perdiendo posicionamiento en el mercado y productividad.
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