Lograr una mayor productividad a medida que se reducen los costos siempre será una de las metas deseables para las empresas. Y es en este contexto que la transformación digital representa una oportunidad única para cumplir con este objetivo estratégico.
Para encaminarse en este cambio, uno de los primeros pasos que puede dar una empresa es convertir sus procesos manuales a procesos digitales a través de la implementación de tecnologías, como en el caso de la rendición de cuentas.
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Rendiciones y sus costos asociados
¿Te has preguntado alguna vez cuánto gasta tu empresa en recopilar y analizar datos? Si la respuesta es no, tranquilo que no eres el único. Según el reporte Travel and Expense Management de Paystream Advisors 2015, 80% de las empresas declararon no conocer los costos que significa para su negocio el procesamiento de información.
Específicamente para el área de rendición de gastos, la realización manual de este proceso demostró ser bastante poco eficiente, ya que hay costos asociados que están escondidos. En promedio, un profesional tarda 20 minutos en crear un informe de gastos, con un costo asociado de 58 USD por proceso.
Junto con eso, casi el 20% de los informes de gastos realizados contienen errores, los que toman 18 minutos en promedio en corregirse. Esto se traduce en 52 USD de costo por cada revisión. Finalmente, al año las empresas invierten en promedio 500 mil USD y 3 mil horas-hombre en corregir informes de gastos.
Este mismo informe levantó cuáles son los tres principales problemas que dicen tener los rendidores:
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Preparar recibos y el informe de gastos (49%)
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Ingresar los datos (54%)
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Adjuntar documentos (55%)
Digitalizar la rendición de gastos: 75% de ahorro en horas-hombre
El futuro es digital. Globalmente hoy 63% de todos los gastos rendidos por empresas se realizan con boleta física: en Europa es el 81% y en Latinoamérica es 71%. En contraposición, en Estados Unidos el 84% de todos los gastos ya son escaneados y –avanzando en la tecnología móvil –, 62% se realiza desde un celular. Dicho de otra forma, solo el 16% de todos los gastos rendidos se hacen con un documento físico.
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Pero muchas empresas aún no se suman a esta tendencia. Es más, el reporte Travel and Expense Management de Paystream Advisors 2015 evidencia que las PYMES son las compañías más alejadas de la automatización de sus procesos, ya que 63% de las compañías pequeñas y medianas realizan una gestión completamente manual de su información.
De aquellas empresas que aún no han adoptado esta transformación digital, 50% declara no hacerlo porque piensa que el proceso actual funciona bien o no ven el retorno de la inversión. El problema es que, de acuerdo a este reporte, esto sería una percepción errónea.
Para el caso de las rendiciones de gastos de los empleados y su posterior revisión, el costo asociado de realizar este proceso sin un sistema digital es de 26,63 USD promedio; mientras que, el costo de hacerlo con un sistema digital de rendición de gastos –como es el caso de Rindegastos–, este valor disminuye a 6,85 USD promedio. Es decir, un 75% de ahorro.
En contraparte, las empresas que ya disfrutan de los beneficios de contar con un sistema digital de rendición de gastos, destacan cinco atributos que más valoran según este informe:
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Cumplimiento de políticas de gastos (44%)
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Ahorro en costos de procesamiento (41%)
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Visibilidad y Reportería, es decir, Control (40%)
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Satisfacción de los empleados (39%)
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Pago/Reembolsos a empleados mucho más rápido. (36%)
Si te animas a dinamizar tus procesos de rendición de cuentas y disminuir costos de tu empresa, te invitamos a conocer más sobre la plataforma Rindegastos y verás como la implementación de tecnología permite mejorar los resultados de tu negocio.