Prevención de fraudes y cómo evitar los gastos duplicados

Las organizaciones pierden un promedio del 5% de sus ingresos anuales por fraude cada año, según el Informe a las Naciones 2020 de ACFE. 

Al conocer este porcentaje, se puede pensar que quizás una empresa grande puede recuperar sus finanzas después de un fraude, pero, para las empresas más pequeñas, puede ser fatal. 

En este sentido, la prevención de fraudes es clave en una organización. De esta manera, es esencial la implementación de estrategias y acciones para disminuir las distintas formas en las que puede ocurrir un fraude, ya sea un soborno, de tipo financiero, de nómina o los pagos duplicados.

Los pagos duplicados se han convertido en una molestia para las empresas de todas las escalas porque suelen ser difíciles de detectar, a pesar de la aparición de sofisticadas soluciones de pago electrónico, este tipo de fraude nos atañe en el siguiente texto. 

¿Qué son los pagos duplicados?

Un pago duplicado es un pago adicional realizado a un proveedor que una empresa ya ha pagado. Si bien estos pagos adicionales pueden suponer un 1% y 2% del beneficio total, lo cierto es que son cantidades significativas que la empresa podría haber asignado al desarrollo de productos o servicios o haber invertido en el crecimiento del personal.

Por ejemplo, para una empresa que gana un millón de dólares al año en pagos a proveedores, significa que hasta 20,000$ podrían ser pagos superfluos e innecesarios. 

Importancia de la prevención de fraudes 

Como hemos mencionado, si no se detectan, los pagos duplicados pueden acumular pérdidas sustanciales en términos de tiempo y dinero que las empresas podrían invertir para solucionar un pago en exceso. Asimismo, además de las pérdidas financieras, las empresas consumen tiempo para rectificar un sobrepago. 

Prevención de fraudes: Conceptos erróneos

En la actualidad, existen algunas ideas fijas en torno a los pagos duplicados, algunas son: 

• Creer que la empresa no realiza pagos duplicados. 

Muchas empresas insisten en que no hacen ningún pago duplicado o lo hacen muy poco. Pero afirmar que la empresa no realizará un pago duplicado es como pensar que nunca cometerá un error. 

Los pagos duplicados son simplemente un hecho dentro del mundo de las cuentas por pagar y una vez que los líderes de una empresa lo entienden, es más fácil reducirlos o incluso eliminarlos.

• Considerar que es imposible que el equipo realice pagos duplicados. 

Los pagos duplicados pueden surgir por muchas razones, tanto intencionales como no intencionales.  Los humanos podemos cometer errores al ingresar manualmente cientos de facturas al día, como se sabe, un lapso momentáneo en la concentración o cansancio puede provocar errores de escritura, entradas repetidas o información en blanco.

• Es suficiente con contar con un mecanismo de pago de facturas.

De forma tradicional, en una empresa los empleados se encargan de crear una base de datos y realizar el pago de facturas cuando corresponda. También, realizaban la clasificación de papeles físicos con el objetivo de mantener un orden. 

Pero, con el envío de correos electrónicos o papeles físicos de forma masiva, la práctica tradicional es limitante. Esto no solo es ineficiente, sino que también aumenta las posibilidades de que se produzca un error humano que puede dar lugar a cargos por pagos atrasados y pagos duplicados.

• Las auditorías periódicas son suficientes para prevenir fraudes.

Muchas empresas a medida que las facturas fluyen a través del proceso, realizan auditorías para garantizar que los pagos no se dupliquen en múltiples sistemas o que los miembros del equipo no estén familiarizados con las prácticas de pago de su organización. 

Si bien esto ayuda, es imposible asegurar al 100% la prevención de fraudes con auditorías porque también depende de la condición humana.

¿Cuándo es más necesario la prevención de fraudes?

Junto con los tiempos de incertidumbre, existen otras situaciones que pueden hacer que una empresa vea un aumento en los pagos duplicados y la prevención de fraudes sea muy necesaria. 

Las actualizaciones del sistema, el cambio a un ERP diferente, la implementación de nuevas tecnologías y la bienvenida a nuevas contrataciones: todo puede ser el catalizador para que las facturas se paguen más de una vez.

Más importante aún, con el gran cambio en los empleados que trabajan de forma remota, es posible que al inicio, los equipos pasen por un proceso de adaptación que traiga como consecuencia mayores errores. 

Por su parte, la existencia de múltiples canales también agrega confusión a los procesos. Algunos comerciantes pueden enviar la misma factura a través de múltiples canales.

¿Cómo prevenir fraudes en las empresas?

Con los planes adecuados implementados, se pueden reducir efectivamente las posibilidades de fraude y minimizar las pérdidas que ya han ocurrido.

Lo más importante es asegurarse de tener un enfoque eficaz hacia el tema, apoyarse en la transformación digital y el uso de la tecnología para cumplir el objetivo. 

Plan de prevención de fraudes: el uso de la tecnología

Los pagos duplicados, si no se atienden, consumen una parte sustancial de la riqueza de una empresa. 

Se recomienda que la empresa se deshaga de la información obsoleta y se solicite a todos sus proveedores que corroboren su información de contacto. 

Otra acción que ayuda es que los equipos de cuentas realicen auditorías y tomen medidas preventivas a la hora de pagar. 

Sin embargo, lo cierto es que con todo esto no basta. No obstante, gracias a la tecnología y la transformación digital, ahora es posible implementar un proceso digital y dejar el manual. En este sentido, los pagos duplicados se pueden prevenir al automatizar las rendiciones. Este avance elimina errores tipográficos, dígitos incorrectos y ayuda a mantener un control sólido sobre actividades fraudulentas.

Rindegastos es un software multiplataforma diseñado para digitalizar, estandarizar y optimizar el trabajo. De este modo, ya podrás olvidarte de digitalizar datos en la ERP, porque Rindegastos se integra automáticamente al sistema contable de la empresa. 

La integración de esta App permite la transformación a la rendición de gastos 100% digitales. Asimismo, facilita la detección de fraude de documentos en tiempo real, ya que, gracias al algoritmo de duplicidad, se activa una alerta que indica que un gasto se parece mucho a otro y descarta automáticamente las facturas sospechosas.