Para muchas empresas, los viáticos internacionales representan una inversión importante que permite a sus empleados cumplir con actividades estratégicas en el extranjero. Sin embargo, estos viajes presentan desafíos específicos en la rendición de gastos, afectando tanto a los empleados como a los departamentos financieros encargados de revisar y auditar los informes.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son los gastos que una empresa cubre a sus empleados cuando estos deben realizar viajes de trabajo. La finalidad de los viáticos es asegurar que los colaboradores cuenten con los recursos necesarios para desempeñar sus funciones de manera adecuada durante sus desplazamientos.
Existen diversos tipos de viáticos: los de alimentación, que cubren comidas y bebidas; los de transporte, que incluyen pasajes de avión, tren, taxi, etc.; y los de alojamiento, que abarcan estadías en hoteles o apartamentos. También pueden incluir otros gastos misceláneos como llamadas telefónicas, internet, y lavandería.
Desafíos de la gestión de Viáticos en el Extranjero
Se proyecta que el gasto global en viajes corporativos alcance los $1.48 billones de dólares para finales de 2024 y supere los $2 billones en 2028, impulsado principalmente por la asistencia a conferencias y reuniones con clientes, lo que incrementa la frecuencia de viajes largos.
En este contexto, realizar una correcta rendición de viáticos en el extranjero se vuelve esencial para asegurar la transparencia y el control de los gastos de los empleados.
- Un desafío común es la fluctuación del tipo de cambio, que complica el cálculo y la conversión precisa de los gastos a la moneda base de la empresa, generando posibles inconsistencias contables.
- Las políticas de gastos varían por país, con límites específicos para alojamiento, comidas o transporte, lo cual puede llevar a confusiones y a informes que no cumplen con las normativas de la empresa.
- Los comprobantes en otros idiomas o formatos dificultan la validación y centralización de gastos extranjeros, complicando la auditoría y aumentando el tiempo de revisión.
Consejos para optimizar la rendición
- Establece políticas claras: Define límites y requisitos de gastos específicos, detallando categorías como alojamiento, comidas y transporte. Esto ayuda a los colaboradores a cumplir con las normativas de la empresa.
- Utiliza herramientas de gestión de gastos internacionales: Implementa una plataforma que automatice la conversión de monedas, permita la captura de recibos y centralice la información para facilitar auditorías y reportes.
- Fomenta la rendición inmediata de gastos: Incentiva a los colaboradores a reportar gastos en tiempo real. Esto reduce el riesgo de errores y garantiza que los gastos se registren con las tasas de cambio actualizadas.
- Ofrece capacitación sobre políticas y normativas locales: Asegúrate de que los colaboradores conozcan las políticas de gastos y los límites específicos de cada país donde viajan. Esto minimiza confusiones y errores en la rendición.
Rindegastos facilita la rendición de viáticos
Rindegastos ofrece una solución ideal para empresas que buscan optimizar la rendición de viáticos internacionales, con funcionalidades que simplifican la gestión, ya qué:
- Gestión centralizada de gastos de viaje: Todos los gastos relacionados con viajes se manejan en un solo lugar, simplificando el control y la rendición de cuentas para cada transacción.
- Conversión de divisas automática y asignación de presupuestos: Permite a las empresas establecer presupuestos específicos en diversas monedas, capturar gastos en tiempo real y convertir divisas según los tipos de cambio actualizados, lo que optimiza tanto la gestión del empleado como el análisis financiero corporativo.
- Captura y validación de recibos desde el celular: Facilita la captura de recibos en múltiples formatos con el celular, asegurando que los gastos cumplan con las políticas internas de la empresa.
- Organización y seguimiento eficiente de los gastos: Mejora la organización y permite un seguimiento ágil de cada gasto, facilitando una rendición de cuentas precisa y eficiente en múltiples países.
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