Grupo Flesan Perú, enfrentaba retos en la gestión de gastos y documentos físicos, con la implementación de Rindegastos, lograron optimizar sus procesos contables y mejorar su control de gastos.
¿Te interesa saber cómo lo hicieron? Sigue leyendo para descubrirlo.
El manejo de documentos físicos, como facturas, representaba un obstáculo importante para Grupo Flesan. Los colaboradores, al estar en campo, debían recopilar y enviar estos comprobantes a las oficinas centrales, lo que no solo implicaba un esfuerzo logístico tedioso, sino que generaba retrasos importantes en la entrega y procesamiento de los documentos.
Estos retrasos afectaban directamente la eficiencia de las operaciones, haciendo que la rendición de gastos fuera un proceso lento y propenso a errores.
"Hasta hace un tiempo, usábamos una plantilla de Excel. Además, como parte del procedimiento interno, debíamos presentar un sustento. Es ahí cuando el proceso se volvía tedioso, ya que tenías que ir a la fotocopiadora y sacar una copia de factura por factura." Luis García Gerente de Unidad / Flesan / Obras Civiles
Antes de implementar Rindegastos, el grupo utilizaba una plantilla en Excel para registrar los gastos de sus colaboradores, acompañada de un conjunto de documentaciones físicas que debían adjuntar. Además, la validación de estos documentos requería la firma manual de todas las personas involucradas en el proceso, incluyendo gerentes y otros directivos.
Este método no solo dificultaba el control adecuado de los gastos, sino que también extendía significativamente los tiempos de aprobación, impactando la agilidad operativa.
Para enfrentar los desafíos asociados con la gestión de documentos físicos y la demora en la validación de gastos, Grupo Flesan implementó Rindegastos como su plataforma central de rendición de gastos.
"Ahora le tomo una foto a la factura en el momento en que estoy haciendo la rendición de cada una de ellas y voy adjuntando el sustento."Luis García Gerente de Unidad / Flesan / Obras Civiles
Esta herramienta permitió digitalizar completamente el proceso, eliminando la necesidad de documentos físicos y optimizando el flujo de aprobación. Al centralizar toda la información, Rindegastos brindó mayor transparencia en la gestión de los gastos y facilitó un control más ágil y eficiente.
Rindegastos no solo optimizó los tiempos de procesamiento, sino que también permitió detectar gastos duplicados, mejorando la precisión en la gestión contable.
"Hoy en día, hemos integrado de manera efectiva la plataforma de Rindegastos a nuestro SaaS. Todos los gastos que van ingresando los categorizamos, asignamos cuentas contables, y eso pasa directamente a SaaS gracias a la integración."
Gracias a su integración con el ERP de Grupo Flesan, la empresa ahora puede realizar análisis ejecutivos en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones estratégicas con base en datos precisos sobre el uso de recursos. Esta implementación ha transformado la manera en que gestionan sus procesos contables, alineando el proceso con sus necesidades operativas.
La implementación de Rindegastos ha sido clave para agilizar la gestión financiera y mejorar la eficiencia operativa de la empresa.