Manejo responsable de la información: clave en la labor de una empresa

Dentro del quehacer diario de cualquier empresa, hay un ítem fundamental que tiene que ver con el manejo responsable de la información, la cual es clave en el desarrollo de un negocio, pues entrega los insumos necesarios para la toma de decisiones relevantes en el corto, mediano y largo plazo.

En ese sentido, la relevancia de estos datos involucra a distintas áreas al interior de una compañía, por lo que se debe manejar con seriedad, responsabilidad y utilizando los protocolos correctos en su manejo, ya que cualquier incongruencia en la información puede repercutir en la dirección que tome la compañía en función a su negocio.

¿Qué es el manejo responsable de la información?

Tal como lo comentamos en un inicio, la información que emana desde una empresa funciona en todos los niveles dentro de una organización, desde Recursos Humanos hasta las áreas de contabilidad, por ejemplo. Su uso termina siendo esencial para el desarrollo legal, organizacional y financiero de las firmas, por lo que es necesario que esté cubierta en todo ámbito para evitar utilizarla de mala manera y prevenir fraudes.

Ahora, para ser responsables con el manejo de esos datos, es importante contar con una serie de medidas para protegerlos, debido a las constantes amenazas y vulnerabilidades que hoy en día existen en un mundo altamente digitalizado. Por esta razón, existen empresas como Rindegastos, que te provee de una serie de servicios y herramientas que ayudarán a mantener la seguridad de tu información, a través de una plataforma que, al mismo tiempo, organiza esos datos para que no pierdas tanto tiempo en la gestión de tu trabajo.

De esta manera, el manejo responsable de la información tiene que ver con la forma en cómo se gestiona, la cual puede ser a través de hardwares y softwares de almacenamiento, por ejemplo. Esto, sumado a la importancia de contar con recursos de seguridad informática que puedan prevenir cualquier tipo de fraude o robo de información privilegiada. Por eso, es relevante contar con un área específica que se dedique a salvaguardar estos datos y personal competente que sepa utilizar estos programas y levante alertas en caso de eventuales riesgos.

Al mismo tiempo, es clave contar con una política de seguridad interna que siga cierto tipo de reglas y procesos a la hora de manejar la información. Esto, debido a que no todos los trabajadores tienen acceso a información privilegiada de la compañía.

Factores que debes considerar

Es evidente que la información de una empresa es su bien más preciado. Ahí están todos los antecedentes necesarios que tomarán en cuenta sus planas directivas o gerenciales para gestionar el negocio. Pero para que el manejo de la información se realice de manera correcta, es importante tomar en cuenta algunos consejos.

1. Confidencialidad: quizás este es el punto más importante, dada la relevancia de la información que se maneja a nivel interno. Es por eso que se debe garantizar que los datos internos no serán dados a conocer sin el consentimiento previo de la compañía. Por lo mismo, existen políticas y manuales de seguridad que limitan el acceso a la base de datos.
2. Veracidad en los datos: mantener la integridad de los datos dentro de una empresa es fundamental a la hora de un manejo responsable de la información. Esto no sólo tiene que ver con la ética de los colaboradores, sino que también permite evitar futuras consecuencias, como posibles costos adicionales por errores cometidos; más horas de trabajo para el personal encargado, debido al tiempo que deberán dedicar para introducir la información verdadera; errores en la toma de decisiones; daños a la imagen de la empresa y la pérdida de credibilidad con los stakeholders internos y externos de la organización.
3. Disponibilidad inmediata: el desarrollo de nuevas soluciones tecnológicas, como Rindegastos, permite a los colaboradores y gerentes de una empresa contar con la información de manera inmediata. Esto va de la mano con contar con almacenamiento digital y con softwares o hardwares que faciliten los procesos internos de búsqueda de datos. Si bien los peligros están siempre presentes, se debe contar con mecanismos de seguridad que prevengan posibles problemas durante el proceso.

Conclusión

En la actualidad, el uso del big data y la adopción de nuevas tecnologías han permitido que la gestión de los datos de una compañía sea mucho más amena, pero al mismo tiempo riesgosa. En ese sentido, el manejo responsable de la información se torna trascendental para que esos insumos no lleguen a manos equivocadas o se utilicen de manera inadecuada.

Por lo mismo, parte relevante de la administración de estos datos consiste en minimizar los posibles costos por hackeos, fraudes o mala gestión a nivel interno, bajo una serie de políticas internas, protocolos de seguridad y nuevas herramientas que faciliten el trabajo.

Pero lo más relevante de todo tiene que ver con que el buen uso de estos datos permitirá tomar mejores decisiones a nivel empresarial. Por eso es fundamental tomar las medidas adecuadas en el manejo de la información, preocupándose de mantener a salvo los sistemas internos y cuidando quiénes son las personas idóneas que tengan acceso.