La administración manual de procesos como el registro del gasto diario en transporte de ida y vuelta del personal y flotillas reduce la productividad del área administrativa de las empresas. Un estudio de McKinsey asegura que digitalizar este tipo de tareas reduce hasta un 90% los costos de las compañías.
Aunado al ahorro que puede generar una mejora en productividad y costos, en México, país donde existen más de cinco millones de negocios, la transformación digital puede hacer la diferencia entre aumentar su posicionamiento en el mercado al contar con una estrategia automatización de gastos en transporte o carecer de un sistema que mejore la logística de su personal.
Para que tu negocio saque provecho de soluciones que agilizan los procesos administrativos relacionados con el transporte de ida y vuelta, te compartimos algunas estrategias para que tu empresa automatice procesos y genere ahorros relacionados con el gasto diario en movilidad.
Aunque tres de cada cuatro empresas cuentan con algún tipo de sistema de automatización de procesos, de acuerdo con datos de la consultora Deloitte a 2020, el 48% de las organizaciones no tiene una estrategia clara de automatización inteligente,
Por otra parte, siete de cada diez negocios no se sienten capaces de llevar a cabo una transformación digital por la fragmentación de procesos, la falta de preparación tecnológica, la resistencia al cambio, la falta de estrategia clara y el costo de implementación. Sin embargo, no todas las soluciones tecnológicas del gasto diario de transporte de ida y vuelta son costosas ni complicadas de implementar y usar.
Por ejemplo, Rindegastos se adapta a las políticas de la compañía y las integra en todos los procesos. Asimismo, personaliza las plataformas de costos, cuentas contables y flujos de aprobación, de manera que todo se concreta de forma automática y la información se encuentra fácilmente, haciendo más sencilla la operación del gasto diario de transporte.
Automatizar la administración en gastos de transporte presenta una serie de ventajas. Entre ellas, podemos encontrar las siguientes:
Usar herramientas que no generan gastos adicionales: la automatización del gasto diario en transporte de ida y vuelta puede realizarse con herramientas como el GPS y una aplicación móvil que se pueden instalar en los teléfonos inteligentes.
Incrementar la productividad de los empleados: la automatización de procesos administrativos representa un ahorro de entre un 10% y 50% del tiempo que tus colaboradores utilizan en procesos manuales, lo que les permite realizar otras tareas e, incluso, innovar al tener una mejor administración de su jornada laboral.
Asimismo, según una encuesta realizada por Salesforce, el 66% del personal tiene más tiempo para realizar otras tareas después de que se concreta la automatización de tareas que tienen que ver con otras áreas de la empresa.
Actualmente, muchas empresas cuentan con una base de datos donde diaria o semanalmente se ingresa la información de las rutas de ida y vuelta de los empleados y de las unidades de transporte que, a final de mes, se exige que el área administrativa haga el presupuesto del gasto total prácticamente de manera manual.
Sin embargo, con la competencia que existe en el mercado, quedarse atrás en la digitalización no es una opción. Así lo demuestra el 88% de las empresas que planea implementar herramientas de automatización de procesos en el futuro cercano.
Y es que es posible contar con sistemas donde el personal administrativo ingrese los datos a una plataforma y que esta misma, de manera automática, brinde el análisis y documento final de gasto diario en transporte de ida y vuelta.
Además, como hemos mencionado, las empresas que automatizan el proceso administrativo del gasto diario en transporte de ida y vuelta generan ahorros significativos en sus procesos de operación diaria y mejoran la productividad de su personal que puede enfocar su tiempo en mejorar compras, ventas y logística de la compañía.
De hecho, una empresa puede ver reducciones de costos sostenibles. Un estudio de Salesforce indica que pueden ser hasta de 30% en promedio. Esto se debe a que procesos repetitivos, que requieren atención a datos y que llevan tiempo debido a la gran cantidad de información que se debe analizar, se convierten en un clic.
A la hora de automatizar el cálculo del gasto en transporte, la instalación de una aplicación en los teléfonos móviles resulta la solución más económica y flexible para los empleados, quienes constantemente utilizan su smartphone en tareas relacionadas con su labor diaria, de manera que no olvidan actualizar su gasto diario en transporte de ida y vuelta.
Las plataformas inteligentes, como el software Rindegastos, se alimentan de la información del GPS y la app analiza y resuelve la cantidad del gasto diario en transporte de ida y vuelta de manera automática, simplificando el proceso de conteo manual por cada empleado, unidad y ruta. Tan solo necesita contar con la definición de las tarifas por kilómetro que establezca la empresa, las distancias de los viajes y los costos.
Además, permite definir rutas y establecer tarifas por kilómetro, lo que puede generar ahorros de hasta un 20% en combustible. Asimismo, al trazar rutas definidas, la empresa tiene certeza del promedio de gasto de gasolina o diésel, así como del kilometraje que se espera recorrer durante un periodo.
No hay motivos para seguir introduciendo los datos de los gastos diarios en transporte de ida y vuelta de manera manual. ¡Analiza los datos ingresados desde la aplicación de Rindegastos y convierte esta tarea en un clic mensual!