Ocho de cada 10 empleados aseguran que necesitan viajar para lograr sus objetivos comerciales, de acuerdo con información de la Global Business Travel Association. Sin embargo, esto conlleva todo un proceso administrativo de control de viáticos que puede resultar complejo si se hace de manera manual.
Con un sistema digital, los viajeros de negocios únicamente deben compartir los datos de sus viáticos y gastos de viaje en una plataforma, y automáticamente el personal administrativo de la empresa tendrá la información para procesarla adecuadamente.
En promedio, un empleado que viaja por negocios gasta mil dólares, considerando transporte, hospedaje y alimentos.
Por otra parte, una encuesta encontró que las empresas reconocen que mejorar su gestión de viáticos y gastos de viaje es fundamental para la transformación digital de los negocios, ya que muchos formularios en la actualidad siguen dependiendo de herramientas heredadas que ya resultan obsoletas, como las hojas de cálculo.
A la fecha, solamente un pequeño porcentaje de las compañías cuenta con un sistema integral de gestión de gastos y viajes basado en la nube, encontró el análisis.
Procesos y herramientas largos y engorrosos hacen que la experiencia de los empleados que viajan y de los departamentos que llevan el registro de los gastos disminuya el impacto positivo de las operaciones comerciales.
Las empresas que se “casan” con sus sistemas antiguos porque son los que han funcionado por años, hacen que la carga de trabajo se incremente, conforme crece la compañía y hace que el procesamiento de la información sea tediosa y se puedan cometer errores.
Algunas de las empresas encuestadas en el estudio dicen que tardan en promedio 13.6 horas en procesar los viáticos y gastos de viaje, desde la reservación hasta el reembolso para los viajeros.
No tener un control de los viáticos y gastos de viaje puede encarecer todavía más la inversión de la empresa, ya que no puede deducir los impuestos de los costos del trabajo fuera de oficina de sus empleados.
Para tener un correcto control de viáticos y gastos de viaje compartimos algunos tips:
Cuenta con una app móvil que ayude a la empresa a tener toda la información sobre viáticos y gastos de viaje en un mismo sitio: es posible que haya empleados que envían la información de su presupuesto de viaje a través de correo electrónico, ya sea con imágenes anexas al cuerpo del correo o con PDF’s y varios archivos que hay que descargar, comprobar que estén correctos los datos y darles seguimiento.
En otros casos, los colaboradores que regresan de un viaje de trabajo entregan los recibos impresos directamente al área de administración y contabilidad y hay otros que ingresan a las páginas de facturación de los sitios donde realizaron consumos, generan las facturas y las envían al departamento correspondiente para su procesamiento.
Toda esta variedad de tipos de entrega para la comprobación de viáticos y gastos de viaje es una pesadilla para el área contable, ya que mes a mes deben ingresar la información a tiempo para estar al día con la autoridad fiscal.
Contar con una misma plataforma digital permite que los empleados ingresen la información y, de manera inmediata, los encargados de administrar los datos puedan descargarla e ingresarla en el sistema, resulta en horas de productividad y mejora de procesos para la empresa.
Esto es posible con herramientas como las que ofrece Rindegastos, donde con tan solo el escaneo de los comprobantes, el colaborador los sube a la nube y en la empresa se recibe la información para ser organizada de manera correcta.
Disminuye el tiempo de comprobación. con soluciones como las de Rindegastos, los empleados pueden comprobar y administrar los gastos de viaje sin tener que esperar hasta su regreso a la oficina.
En promedio, los viajes de negocio van de tres a cinco días, tiempo en el que los empleados están realizando la tarea que les fue asignada por la empresa y por lo que comprobar viáticos y gastos de viaje es lo último en lo que piensan.
Las empresas suelen dar entre cinco y 10 días para que los colaboradores entreguen los recibos y facturas relacionadas con su encargo fuera de la oficina. A este plazo hay que sumar el tiempo que lleva procesar los diversos documentos de cada empleado que se encuentra en dicha situación.
Esto puede llevar prácticamente todo el mes, en el que las áreas contables de las compañías deben reportar sus ingresos y egresos.
Scanit de Rindegastos reduce la entrega y comprobación de viáticos y gastos de viaje de los posibles 20 días que llevaría un proceso de este tipo, a unas horas gracias a que el trabajador puede compartir sus recibos en cuanto los tiene a la mano.
La aplicación móvil asegura que se puede reducir el tiempo de llenado de documentos para comprobación de gastos hasta en 80% ya que manualmente se estiman 60 segundos y con Scanit solamente 10 segundos
Con aplicaciones y plataformas digitales que ayuden a la empresa a llevar un control de viáticos y gastos de viaje, es posible generar ahorros al momento de ingresar la información mensual ante las autoridades tributarias. Asimismo, el proceso de verificar las facturas se vuelve más sencillo y expedito para tener una mejor contabilidad interna.