Durante el World Economic Forum de 2014, se dejó claro que la tecnología e innovación reconfigurarían las normas y fronteras de todo negocio, estableciendo que ambas definirían los cambios estructurales más importantes que todo emprendimiento habría de enfrentar desde entonces.
En un negocio, empresa o compañía, todo depende de un buen control de finanzas, lo que genera confianza en tus clientes, inversionistas y proveedores. Estas son las razones que finalmente deberían empujarte a asumir el costo —nada deleznable de esta ardua tarea— que hasta hoy ha merecido cada sacrificio requerido en forma de tiempo y recursos de muchas índoles.
Por ejemplo, de acuerdo con la National Retail Federation (Federación Nacional de Minoristas) en Estados Unidos, la pérdida de inventario supone un promedio de 1,33% en ventas: robo externo (35,7%), robo interno (33,2%), errores administrativos o de papeleo (18,8%), fraude o error del vendedor (5,8%) y por causas desconocidas (6,6%).
La cifra puede parecerte baja, sin embargo, ya tendrás claro que en la gestión de un buen control de finanzas todo cuenta. Cifras del INEGI arrojan que, durante el 2020, el 86.6% de 1 873 564 empresas en el país tuvieron alguna afectación a causa de la pandemia; esto es casi 7 puntos porcentuales menos con respecto a la primera edición en la que el 93.2% de las empresas reportó haber tenido alguna afectación.
El reporte informa también que de los 4.9 millones de establecimientos micro, pequeños y medianos sobrevivieron 3.9 millones (79.19%), y poco más de un millón, el 20.81% cerraron sus puertas. No tengas duda, el correcto control de finanzas fue lo que en gran medida aseguró la supervivencia de aquellos que lograron atravesar la pandemia.
Las pérdidas fueron millonarias, pero debes saber que la tecnología e innovación aplicada a los negocios se ha vuelto cada vez más accesible y ya cuenta con capacidades como el control de fugas, comprobaciones y pagos de impuestos, así como el solventar entropías
burocráticas y una interminable papelería que perdura en la cultura empresarial de muchos países en forma de códigos napoleónicos, siempre sujetos al error humano.
El ritual mensual que requiere un buen control de finanzas, como la revisión de libros, cuentas, costos, mermas, fugas, cobros, resarcimiento de errores humanos, pagos y declaraciones de impuestos, etc., es un proceso que puede llevar más de dos semanas, pero la tecnología que podría evitarte este continuo desgaste ya está al acceso de todo tamaño de negocio.
¿Qué es un buen control de finanzas?
Un buen control de finanzas requiere de una gran cantidad de energía, recursos, y del mantenimiento de un orden y escrutinio continuos, y siempre vulnerable al error humano. Sin embargo, podemos reducirlo a los siguientes tres conceptos:
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Optimizar los recursos económicos: esta es la manera de hacer uso de tus medios y posibilidades de la forma más rentable que existe, y se centra en evitar pérdidas innecesarias.
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Mantener el capital adecuado: un bien de capital forma parte del patrimonio de tu compañía y te permite producir aquello que venderás al público. Es decir, son aquellos que utilizas para mantener andando tus procesos de producción, por lo que requieren de constantes chequeos y reportes.
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Verificar el cumplimiento de los objetivos y detectar errores y áreas de mejora: Haz de la mejora una tarea continua, una constante, para lo que requerirás del incremento de capacidades de organización en bien de tus clientes y trabajadores. Esto impactará positivamente en tu proyecto en múltiples formas, algo para lo que requerirás de disciplina y un autoescrutinio ininterumpidos.
Para todo esto, ya con cierto grado de Inteligencia Artificial popularizada, deberíamos de disponer del acceso a softwares y hardwares capaces de vigilar estos procesos y de reportarnos constantemente sus resultados, estemos donde estemos.
¿En qué consiste la regla 50/30/20?
Y es que, sin dar el salto a las nuevas tecnologías, la entropía que causada por un control de finanzas al estilo de la vieja escuela, y que podemos ejemplificar con reglas que, si bien pueden parecer adecuadas, son difíciles de cumplir sin los controles correctos. Por ejemplo, el caso de la regla 50/30/20:
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50% para necesidades
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30% gastos discrecionales.
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Y 20% ahorro.
La realidad es que, por ejemplo, en un país como México que, si bien se encuentra en el camino de la modernización, todavía las cosas son más complicadas como para simplificarlas de este modo, muy probablemente a veces te cuesta trabajo discernir entre gastos necesarios e innecesarios. De esta manera, el establecimiento de estándares y políticas fijas que te ciñan a tus verdaderos propósitos resulta esencial.
En México el negocio y la empresa existen bajo la impronta de que todo puede cambiar en cualquier momento, una noción que no hemos sido capaces de erradicar, y que desemboca en la laxitud de políticas internas esenciales para el mantenimiento de una verdadera disciplina empresarial que como resultado te asegure un eficiente control de finanzas y te permita cumplir con tus metas. Algo en lo que la tecnología adecuada también podría apoyarte a ti y a tu negocio o empresa.
El proceso y sus costos
Para realmente comprender el compromiso que representa llevar un buen control de finanzas, debes tener claros tanto el esfuerzo como los costos que la actividad demanda.
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Costos de planificación: se incluyen costos como los de oportunidad, de mercancía vendida, del periodo, los relevantes, los irrelevantes y los predeterminados.
Gastos para los que ya se cuenta con acceso suficiente para una toma de decisiones informada, que si bien no significa que hará todo más sencillo, sí que lo hace más eficiente, y para lo que no estaría de más contar con la tecnología que nos ayude a llevar un comparativo mensual.
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Tipos de costos para gestión de cuentas: en los que se encuentran los costos fijos, los variables, los directos, los indirectos y los costos por unidad de trabajo.
En este rubro, la tecnología podría ser de lo más relevante, ya que un buen control de finanzas podría verse beneficiado, obligándote a adherirte a tus políticas internas. Esto resaltaría los movimientos en los que existan áreas de oportunidad de mejora, no solo para el mantenimiento de las variables en un mínimo, sino también para valerte del orden que podría proporcionar la digitalización.
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Tipos de costos para evaluar tus cuentas: costos hundidos y costos de operación.
Estos últimos rubros podrían verse verdaderamente recortados con ayuda de la tecnología correcta, ya que, al tratarse de gastos provenientes del tiempo invertido, la economización de este mismo terminaría por traducirse en ahorros.
Por supuesto, todo va de la mano y, por ello, la tecnología correcta debería de ser capaz de reducir o facilitar esta cadena de procesos.
¿Qué requieren estos procesos y el cuidado de sus costos para un buen control de finanzas?
Como ves, el sostenimiento de un buen control de finanzas es un proceso intrincado, pero indispensable para el mantenimiento de la mejor salud y crecimiento de tu negocio o empresa. Para lo que, como ya debes haber comprobado, resulta esencial llevar a cabo las siguientes tareas:
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Búsqueda de fallas y errores.
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Constante revisión y actualización de información financiera y políticas internas.
¿Y si los procesos requeridos para un correcto control ya pudieran ser automatizables?
Como principio, se requeriría una homologación de mecanismos entre tu negocio o empresa y las instancias fiscales de cada país. Asimismo, habría que dejar atrás el eterno papeleo a través de una digitalización ágil y avalada por estas instancias, resultaría especialmente importante la capacidad para detectar los abusos de confianza, contando con la capacidad de un constante monitoreo de personal, y reportería de gastos y entradas. Todo ello debería producirse en tiempo real, facilitando la omnipresencia para la toma de decisiones, y con una adecuación personalizada a tus políticas internas que te mantenga en cintura.
Para todo esto existen ya algunos servicios, pero la aplicación Rindegastos es la más completa, ofrece planes para Pymes, corporativos, y multinacionales. Planes que incluyen flujos de aprobación, control y gestión de gastos, así como de detección de gastos fraudulentos, todo tipo de rendiciones y estandarización de procesos.
En el caso de empresas multinacionales, Rindegastos les facilita el trabajo a través de la gestión de las diversas divisas e instituciones con las que se esté operando en todo momento. En cualquier caso, la aplicación se ajusta a tus políticas internas.
Para el caso de México, Rindegastos valida de forma automática la información con el SAT para obtener los siguientes datos:
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Validación XML + PDF, asegurando la correcta información del gasto.
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Valida el estado de los archivos y CFDI.
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Verifica en línea el estado del proveedor en el SAT, evitando problemas con proveedores en situación irregular.
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Valida la autenticidad del RFC.
Finalmente, para el buen control de finanzas, ya debes estar al tanto de la creciente necesidad de la capacidad de una rápida e informada toma de decisiones, sustentada por una eficiente reportería y acceso a datos e información que Rindegastos también provee.
En definitiva, Rindegastos ofrece el "control total" de las rendiciones de gastos porque puede obtener reportes y datos de cada centro de costo, así como determinar cuál es la política más utilizada, o en qué estás registrando un mayor rendimiento, brindando al área de finanzas mayor control de lo que está sucediendo.
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