Control de facturas: ¿cómo aprovechar la digitalización?

¿Por qué es importante la digitalización para lograr el control de facturas? Las empresas que no tienen un orden en sus facturas y respaldo digital, pueden llegar a perder hasta 15 millones de dólares al año en promedio si los datos financieros y de contabilidad no son claros, según indican datos de la consultora Gartner.

Cuando una empresa no tiene orden en la información fiscal, por más pequeña que sea su estructura, puede enfrentarse a problemas ante las autoridades que suelen tener como consecuencia severas multas económicas e, incluso, legales.

Asimismo, los datos de facturación de buena calidad incrementan la agilidad con la que cualquier empresa puede resolver sus compromisos fiscales, mes con mes, además es posible tener un mayor control sobre los gastos e ingresos de manera inmediata, todo esto es posible cuando se cuenta con un control de facturas apoyado de la digitalización.

Pero, ¿cómo lograr una mayor visibilidad y control de la información considerando una empresa que maneja grandes cantidades de datos?

Plataformas como Rindegastos permiten contar con un orden de la facturación gracias a que digitaliza el 100% de los datos contables, de manera que pueden visibilizarse en lo general y en el detalle para tener un control adecuado de la información.

No más sorpresas en la facturación

Contar con un control de facturas es imprescindible para el seguimiento de los gastos de una empresa y para el cumplimiento tributario, pues ayuda a disminuir los costos de tener una contabilidad tradicional, además de incrementar la productividad y competitividad para la compañía.

Cada país exige la comprobación de gastos e ingresos de las empresas, y cada entidad fiscal solicita diversos requisitos, por lo que los negocios que son pequeños y no tienen un robusto equipo de contabilidad, así como las compañías que operan en diferentes países, pueden echar mano de plataformas tecnológicas donde el control de la información es más sencillo, flexible y permite tener un histórico de la información, por lo que no es necesario acumular facturas y recibos impresos, todo se tiene a la mano en el sistema.

Para evitar sorpresas, compartimos cinco recomendaciones para tener más control de facturas en los negocios:

1. Manejo efectivo de información valiosa: alrededor del 60% de las organizaciones no miden el costo financiero anual de contar con datos deficientes, indica Gartner. Por lo que no considerar este impacto puede traducirse en un mal manejo contable, detiene oportunidades de crecimiento al no tener claridad en cuanto a ingresos y gastos, lo que lleva a que el negocio asuma más riesgos y tenga un menor retorno de inversión.
   
   La pandemia evidenció que las empresas líderes son las que digitalizan sus procesos, ya que ayudan a tener un control del negocio, lo que impacta de manera positiva en el rendimiento comercial.
   
   
2. Simplificación de procesos: la digitalización de la facturación usando herramientas tecnológicas como Rindegastos hace que los procesos de declaraciones fiscales mensuales y anuales sean más sencillos y en caso de realizarse una auditoría, el equipo de administración y contabilidad de la empresa está listo para entregar resultados en el menor tiempo gracias a que este tipo de plataformas permiten tener un mayor control de facturas con la digitalización. Esto se debe a que no es necesario recurrir a los antiguos libros o a las hojas de Excel, pues con las facturas ingresadas en el sistema es posible acceder a toda la información solo con un clic.
   
   Si la empresa no ha encontrado el software correcto para la administración tributaria, es posible encontrar la solución con Rindegastos, pues se adapta a los requerimientos de las instituciones fiscales y tributarias de los países donde brinda el servicio.
   
   
3. Flexibilidad en el acceso a datos: contar con miles de archivos y documentos almacenados en una o varias computadoras complica la revisión y análisis de datos contables. Tener una herramienta digital como Rindegastos no solamente permite tener la información a la mano de manera inmediata, ayuda a tener una organización adecuada para que sea posible cumplir con las políticas y leyes del país. Otra ventaja radica en que se evitan los errores o problemas de captura y de contabilidad, ya que la plataforma lleva de la mano al administrador para lograr un llenado y almacenamiento correcto.
   
   
4. Respaldo seguro y económico: mantener la información en un sistema soportado por una empresa como Rindegastos que respalda toda la información de manera continua, por lo que no se perderán los comprobantes fiscales, pues la información se encuentra en la nube.
   
   Además, es posible acceder al historial fiscal de la empresa para encontrar datos y documentos específicos que se necesiten en el momento.
   
   Actualmente, seis de cada 10 empresas consideran que mantener su información en la nube tiene como beneficio la seguridad y cuatro de cada 10 menciona que ha visto una reducción de costos y una mayor facilidad en la administración y manejo de los datos, según un análisis de Oracle.
   
   Por otra parte, no hay que dejar de lado que tener la información en manos de los expertos permite que sean ellos quienes manejen la seguridad y los servicios tecnológicos mientras el negocio se enfoca en generar ingresos, desarrollar soluciones innovadoras y brindar los mejores servicios a los usuarios finales, siendo más competitivos gracias a que tienen más visión en su facturación con la digitalización.
   
   

Una empresa que cuenta con un control de facturas eficiente, puede ahorrarse mucho dinero al utilizar un software o plataforma especializado. Con el uso de tecnología, el negocio tendrá acceso inmediato y confiable a la información contable de la empresa. ¿Qué esperas? Utiliza Rindegastos y controla la facturación de tu negocio en la era digital.