Homologa tu formato de comprobación de gastos

En un mundo en el cual la mayoría de las labores se han ido digitalizando, es fundamental que quienes lideran a las empresas, emprendimientos o nuevos negocios, en conjunto con sus colaboradores, estén alineados con todo el proceso de transformación digital que se está llevando a cabo. En la actualidad, la digitalización de los trabajos a todo nivel entrega una serie de beneficios al interior de una organización, sobre todo en procesos ligados a comprobaciones de gastos.

Esto es muy importante, debido a lo engorroso que puede resultar llevar las cuentas y las comprobaciones de lo que haces en carpetas o archivadores, pues disminuye la eficiencia y la rentabilidad que puede lograr tu compañía en ese sentido. Hoy en día, si las empresas no tienen un formato de comprobación de gastos homologado, y mantienen sistemas basados en hojas de cálculo, se están perdiendo ahorros significativos en tiempo y en dinero.

¿Qué permite la homologación?

Según un estudio, los sistemas de digitalización de formatos de comprobación de gastos brindan ahorros entre  un 50% y  80% en costos; y un 60% y 90% en cuanto al  tiempo que lleva a los empleados llevar a cabo el procesamiento de la información. Por ello, resulta clave digitalizar tus procesos, como por ejemplo, los informes contables que se realizan dentro de tu negocio, donde hay empresas, como Rindegastos, que te ayudan en dicha tarea.

Por si fuera poco, herramientas como las que entrega Rindegastos eliminan los porcentajes de errores en la gestión manual de datos, que van de entre un 5% y un 8%. Todo esto permite sortear una serie de dificultades a la hora de emitir este tipo de informes, como el desorden administrativo, la pérdida u omisión de tickets o facturas que afecten el balance directo de una compañía, y el exceso de carga laboral, entre otras.

Beneficios de tener un formato de comprobación de gastos

Contar con un formato de comprobación de gastos que es conocido por toda la organización, resulta flexible y sencillo de llenar y reportar, entregando un sinnúmero de resultados favorables para la organización.

1. Mejora la calidad de la información: La administración de los servicios y las comprobaciones de cuentas son datos fundamentales dentro de una empresa, por lo que quienes trabajan reuniendo este tipo de información deben entregar cifras fiables, correctas y exactas para el negocio. Los errores en la redacción de un dato llenado a mano o la pérdida de éstos pueden provocar grandes problemas al interior de la empresa, por lo que la digitalización de estos procesos disminuye al mínimo este tipo de errores.

2. Aumenta la eficiencia de los empleados: Según Developing People Globally, el 57% de los trabajadores de una oficina dedican cerca de una hora al día a buscar documentos, lo que evidentemente perjudica la eficiencia con la que los colaboradores realizan su labor. El homologar tus formatos de comprobación de gastos va en la dirección contraria, es decir, ahorra tiempo que podrían dedicar a otras tareas dentro de la compañía, además de trabajar bajo un sistema automatizado que les permitirá encontrar la información que requieren sin tantas complicaciones.

3. Homologa la revisión de tus datos: Herramientas como Rindegastos te permitirán contar a ti y a tu equipo con los datos que requieras en tiempo real, no sólo desde tu computador, sino que también a través de tablets o smartphones, los que solo descargando la aplicación (por App Store o Google Play) quedarán disponibles para revisar sus tareas y verificar o aprobar documentos con firma digital.

4. Disminuye costos: Uno de los principales beneficios de la digitalización de los procesos en las empresas, tiene que ver con el ahorro tanto de tiempo como de recursos. En ese sentido, gastos relacionados a documentos, carpetas o archivadores, sumado a lo utilizado en mueblería para guardar dichos papeles, por ejemplo, serán casi inexistentes debido a soluciones digitales como las que entrega Rindegastos.

5. Ayuda a la trazabilidad del flujo de información: El almacenamiento digital de la información permite reconocer fácilmente quién accedió a ciertos registros o documentos, cuántas personas han trabajado en algún proyecto importante para la compañía, o simplemente para identificar a usuarios responsables de hipotéticos errores en sus trabajos. Con esto, no se pierde el tiempo que sí lleva comprobar este tipo de errores cuando el documento está en papel, además de darle más seguridad a los datos de la empresa, los que muchas veces son sensibles.

Rindegastos, la mejor opción

Resulta evidente que servicios digitales que ofrecen solo un formato de comprobación de gastos, como el de Rindegastos, impactan la productividad de las empresas y tienen resultados en el mediano y largo plazo para la organización.

Es claro que el proceso de transformación digital en el que están inmersas diversas empresas actualmente es un plus para mejorar la gestión de sus negocios. Esto permite disminuir el tiempo que demoran los colaboradores en sus quehaceres diarios, ahorrar dinero, llevar un control del trabajo que realiza cada uno en la compañía y mejorar los procedimientos internos, entre otros.

¡No necesitas más! Atrévete y prueba Rindegastos, app que digitaliza el 100% de las comprobaciones de gastos en tu empresa, volviéndolas sencillas y rápidas, tanto para quienes rinden como para quienes las revisan. Este software está diseñado especialmente para eliminar el papeleo, y así agilizar el proceso de las comprobaciones de gastos y optimizar el funcionamiento de todo el flujo de trabajo, lo que permite ahorrar hasta un 75% de tiempo en esta tarea.