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Gestión eficiente de los gastos de viaje

Imagen de un hombre conduciendo un automóvil, visto a través de un filtro suave que da un aspecto ligeramente difuminado, en el costado izquierdo dice : 'Gestión eficiente de los Gastos de viaje' en letras azules. El diseño de la imagen incluye curvas estilizadas en los bordes, combinando un fondo claro con un enfoque en la eficiencia de la gestión de gastos.

Los gastos de viaje son una parte esencial en las operaciones diarias de muchas empresas, especialmente aquellas que requieren que sus colaboradores se desplacen por trabajo.

Gestionarlos de manera eficiente no solo ayuda a mantener un control financiero preciso. ¡Sigue leyendo y conoce todos los detalles!

¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de viaje, son aquellos costos asociados con el uso de vehículos particulares o de la empresa para fines laborales. Estos gastos suelen incluir combustible, mantenimiento del vehículo y otros costos relacionados. Es común que las empresas reembolsen a sus colaboradores por estos gastos, lo que hace crucial una gestión precisa y eficiente.

De acuerdo con el artículo 28, fracción V de la Ley de Impuesto sobre la Renta, la deducción de gastos en automóviles propiedad del trabajador permite "a los contribuyentes deducir costos como gasolina, aceite, y gastos en servicios, reparaciones y refacciones. Estos gastos son deducibles siempre que el vehículo se utilice en actividades relacionadas con el contribuyente."

Hombre, vestido formalmente, conduciendo un automóvil. Está enfocado en la carretera mientras sostiene el volante con ambas manos. La imagen está iluminada por la luz natural del día."

Los gastos de viajes se originan en actividades como viajes de trabajo, visitas a clientes y desplazamientos entre sedes de la empresa.

Para gestionar adecuadamente estos gastos, es fundamental cumplir con requisitos legales y fiscales específicos. Esto implica mantener una documentación exhaustiva que valide cada gasto, incluyendo facturas, recibos y registros de viaje.

Cómo calcularlo 

Calcular los gastos de viaje puede parecer una tarea sencilla, pero es fundamental hacerlo con precisión para garantizar un reembolso justo y evitar discrepancias. El proceso generalmente consiste en multiplicar la distancia recorrida por una tarifa establecida por kilómetro, que suele ser definida por la empresa o la normativa vigente.

Por ejemplo: si un colaborador ha recorrido 100 kilómetros y la tarifa es de $0.50 MXN por kilómetro, el monto total a reembolsar será de $50 MXN.

Este método de cálculo es sencillo, pero al realizarlo repetidamente y para varios colaboradores, puede volverse tedioso. Si estás buscando una plantilla de Excel que te ayude a gestionar y controlar los gastos de viaje, puedes descargarla gratis aquí.

Hoja de cálculo titulada 'Comprobación de Gastos de Kilometraje' con el logotipo de Rindegastos. Incluye columnas para la fecha del viaje, propósito del viaje, lecturas del odómetro, total de kilómetros y comentarios adicionales.

Esta plantilla está diseñada para simplificar el registro de distancias recorridas y los cálculos asociados, asegurando que no pierdas ningún detalle y que el reembolso se procese con exactitud. Sin embargo, llevar un registro manual de estos datos puede ser  propenso a errores. 

Beneficios de una gestión eficiente

El manejo adecuado de los gastos de viaje no solo es importante para el control interno, sino también para cumplir con las normativas fiscales. En México, estos gastos pueden ser deducibles de impuestos, siempre que se presenten con la documentación adecuada. Esto incluye facturas, recibos y registros precisos del kilometraje.

Para evitar problemas durante auditorías fiscales, es fundamental que las empresas mantengan registros claros y precisos de todos los viajes laborales que generen gastos de kilometraje.

Una gestión eficiente de los gastos de viaje, no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la precisión del reporte contable y asegura el cumplimiento normativo. Al implementar un sistema automatizado, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de errores y facilitar la conciliación de gastos de sus colaboradores.

Cómo Rindegastos Simplifica la comprobación de Gastos de viaje

Rindegastos ha desarrollado funcionalidades específicas para simplificar y optimizar la gestión de los gastos de viaje:

  • Rastreo con GPS: La app de Rindegastos permite rastrear automáticamente los recorridos de los colaboradores utilizando GPS, eliminando la necesidad de ingresar manualmente las distancias recorridas. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión de los datos.

Pantalla de un teléfono móvil que muestra la interfaz de una app de navegación GPS de Rindegastos, rastreando la ubicación para calcular la distancia del viaje. El mensaje indica 'Rastreando tu ubicación' y el tiempo transcurrido es de 46 minutos

Cálculo automático del kilometraje: Con Rindegastos, los colaboradores pueden registrar sus recorridos, y la app se encarga de calcular automáticamente la distancia y convertirla en gastos de viaje con base en las tarifas establecidas por la empresa.


  • Establecimiento de tarifas por kilómetro: Los administradores pueden definir un monto específico por cada kilómetro recorrido. Una vez configurada esta tarifa, Rindegastos realiza el cálculo final, facilitando la comprobación de gastos tanto para los colaboradores como para los equipos de finanzas.

  • Ilustración de una carretera con señalizaciones que indican direcciones hacia 'Metropolis', 'Gotham', y 'Atlantis'. En la esquina inferior derecha hay un indicador que muestra '3.50 MXN X KM'."

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  • Simplificación de la Comprobación de Gastos: Gracias a estas funcionalidades, la comprobación y verificación de gastos se simplifica considerablemente, reduciendo la carga administrativa.

 

Al utilizar Rindegastos, tu empresa no solo optimizan este proceso, sino que también aseguran un cumplimiento normativo sólido y una mayor satisfacción de sus colaboradores.

Si aún no has implementado una solución digital para gestionar los gastos de viaje, ahora es el momento de considerar Rindegastos como tu aliado estratégico.

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