Un negocio puede reducir hasta en 90% sus costos si automatiza la gestión de empresas. La adecuada administración de la documentación de una compañía, puede ser la diferencia entre una firma competitiva y una emproblemada que tiende a desaparecer del mercado.
Las compañías suelen creer que la implementación de sistemas de gestión de empresas son costosos y complejos, sin embargo, existen soluciones como Rindegastos, que desde 50 pesos por usuario puede ofrecer soluciones a la medida a pequeñas empresas.
Por otra parte, algunas empresas detienen su transformación digital y mantienen procesos manuales y en papel, porque consideran que es complejo administrar un software o plataforma tecnológica dedicada a la gestión de empresas.
Sin embargo, este tipo de soluciones pueden ayudar a tener mayor control sobre la información y medir de mejor manera sus procesos, entender en qué se van los gastos y prevenir riesgos.
Los informes y paneles en tiempo real sobre la administración financiera del negocio permiten al personal administrativo enfrentar los problemas que puedan generarse en la gestión de la empresa antes de que se vuelvan críticos.
Actualmente, las organizaciones líderes aseguran que innovar en la gestión de empresas genera un impacto relevante en ahorro de costos, de tiempo y aumento en la productividad de los empleados.
Para saber qué tipo de estrategia de gestión de empresas puede ser implementada en el negocio, hay que tomar en cuenta algunas variables.
Tamaño del negocio y número de empleados: no importa el tamaño del negocio, desde las pequeñas, medianas hasta las grandes empresas deben tomar en cuenta que el acceso a la información y la administración de datos no puede estar abierta y en manos de todos los colaboradores.
Productos como Políticas de Rindegastos cuentan con paneles donde cada empleado puede ingresar a la información que resulta valiosa para desempeñar su trabajo, de manera que no hay sorpresas al momento de comprobar cuentas y se puede tener un mayor control de la documentación para que se encuentre apegada a las reglas y estándares de la organización.
Presupuesto: ¿cuánto dinero se invirtió, en qué, cuándo y qué resultados se lograron? Son algunas preguntas que constantemente se hacen las áreas operativas y administrativas al momento de realizar la gestión de empresas.
Un presupuesto es necesario para dar seguimiento a los gastos proyectados, estar preparado para eventualidades y mantener nivelada la salud financiera del negocio.
Los expertos indican que los presupuestos deben ser documentos dinámicos y apegados a las políticas y reglas de la empresa, por ello debe ser posible ajustarlo cuando sea necesario.
Una herramienta que cuenta con el control de las políticas ayuda a agilizar los procesos y evitar “gastos hormiga” y fallas durante los flujos de trabajo.
Manejo de inventario: cuando el negocio se dedica a vender productos, el manejo de inventario es un tema fundamental para satisfacer las necesidades de los clientes y tener un buen control de las necesidades ante los proveedores.
Para cumplir con las políticas de la empresa es vital tener una solución como la que ofrece Rindegastos que resulta autoadministrable y flexible, de manera que se pueda configurar de manera personalizada y se tenga claridad sobre la comprobación de gastos.
Administrar el inventario y tener información sobre los costos y gastos en un solo sistema ayuda a invertir el dinero de la empresa de manera segura.
Metas de corto plazo: Las tareas cotidianas son las que consumen la mayor parte del tiempo y no medirlas o llevar un control sobre ellas puede traducirse en gastos innecesarios, repetición de tareas por parte de varios miembros del equipo de trabajo u omisiones.
La mejor forma de tener una gestión de empresas adecuada es con la implementación de soluciones como Políticas de Rindegastos que cuenta con un apartado de Flujos de Operación donde Flujos de comprobación se configuran los flujos de revisión de cada empleado y área, se definen las reglas a seguir y se pueden seleccionar el o las personas que tienen acceso a cada una de las actividades.
Esta herramienta también cuenta con un espacio para las cuentas donde es posible configurar las categorías de gastos y se asignan las cuentas contables correspondientes dependiendo del estilo de gestión de la empresa.
El 16% de los empresarios encuestados por Harvard Business School dijeron que llevar a cabo la transformación digital para una gestión de empresas adecuada impacta en hacer más eficientes los procesos, 14% comentó que mejora la administración de datos, para el 10% hay resultados en la cultura empresarial y el 5% comentó que beneficia la experiencia de los empleados.
Los equipos de trabajo pueden mostrar resistencia para implementar soluciones que mejoren los procesos y políticas de gestión de la compañía, sin embargo, el impacto en el ahorro vale la pena.
Otro punto clave para digitalizar la información es que los datos son un gran activo de cualquier organización y por ello deben estar bien resguardados y administrados.
Ante este panorama, los líderes deben estar preparados para manejar los datos como parte de la toma de decisiones y eso se vuelve más sencillo con soluciones digitales como las de Rindegastos.
La gestión de empresas puede ser mucho más sencilla de la mano de una plataforma que ayude al equipo administrativo a tener en tiempo y forma, la información del negocio.
Para lograrlo no es necesario realizar inversiones millonarias, pues existen soluciones en el mercado que van de entre 50 pesos por usuario hasta 150 pesos por usuario, que son flexibles y personalizadas.