Descarga Gratis: 6 Plantillas de Excel para el control de gastos

Administrar los gastos de una empresa puede resultar complicado, sobre todo cuando se busca mantener un registro ordenado y exacto. Pero, ¿te imaginas poder simplificar este proceso con una herramienta fácil de usar?

Descarga estas 6 plantillas gratis de control de gastos en Excel para que puedas empezar a mejorar tus procesos de registro de gastos hoy mismo.

Importancia de la comprobación de gastos a través de informes

Los informes contables de gastos son fundamentales para una gestión efectiva de una empresa, ya que brindan una visión detallada de los costos y resaltan oportunidades para reducir gastos innecesarios. Esta exhaustiva revisión promueve la transparencia, permitiendo ver con claridad el uso del capital y tomar decisiones  más informadas y acertadas.

Con la minuciosa revisión de estos informes, las empresas pueden optimizar la distribución de recursos, dando prioridad a aspectos fundamentales que impactan directamente en la rentabilidad.

Estos informes organizan la gestión financiera, establecen presupuestos precisos y permiten planificar estratégicamente los gastos futuros. Además, te permite crear una base de datos históricos que facilita el desarrollo de pronósticos y presupuestos, mejorando la planificación estratégica, contribuyendo al crecimiento y a la sostenibilidad de la empresa.

Para simplificar este proceso, te ofrecemos 6 plantillas de Excel para el control de gastos GRATIS, diseñadas para mejorar la precisión y eficiencia de tus registros financieros. Descárgalas ahora y transforma tu manejo de gastos empresariales.

Plantilla de Excel 1:  Control de gastos simple 

Con esta plantilla, podrás registrar detalladamente la fecha, tipo e importe total de cada gasto. Asimismo, tienes la flexibilidad de personalizar tanto el título como los encabezados de las columnas a tu gusto.

 

Plantilla de Excel 2:  Formulario de reembolso de gastos comerciales 

Quienes comprueban gastos, pueden usar esta plantilla para solicitar el reembolso. Permite detallar los costos, enumerar las cantidades y registrar las fechas de cada transacción. Además, se adapta fácilmente para la inclusión de columnas adicionales o información suplementaria.

 

Plantilla de Excel 3: Control de gastos 

 

Esta plantilla te ayuda a monitorear gastos tanto personales como empresariales, registrando detalles como método de pago, tipo de transacción y monto. Es una herramienta práctica para generar informes mensuales y calcular gastos en cualquier periodo.

Plantilla de Excel  4: Informe de gastos semanal 

 

Esta plantilla es ideal para que los colaboradores presenten informes semanales de gastos. Garantizando un seguimiento y reembolso coherente. Permite registrar y personalizar categorías como viajes, envíos, comidas de negocios, entre otros.

Plantilla de Excel 5: Informe de gastos de viaje 

Aprovecha esta plantilla para registrar y controlar los gastos relacionados con los viajes de negocios. Gastos asociados a transporte, alojamiento, comidas y diversos aspectos adicionales.

Plantilla de Excel 6:  Comprobación de gastos de kilometraje 

Al usar esta plantilla solo deberás introducir la tarifa por kilómetro y la cantidad de kilómetros para determinar el monto total a ser reembolsado. Además, tiene la opción de ingresar las lecturas del cuentakilómetros y añadir cualquier observación relevante sobre el propósito o los resultados del viaje.

Desventajas de usar Excel en el informe de comprobación de gastos

El uso de Excel para la rendición de gastos es común, pero presenta varias limitaciones que pueden afectar la eficiencia y precisión de los informes:

1. El registro de datos en Excel es propenso a errores, lo que compromete la precisión y el control contable.
2. Los archivos de Excel no se actualizan automáticamente, dificultando el seguimiento y la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real.
3. Los documentos de Excel son más propensos a ataques y pérdidas de datos, especialmente si no se protegen adecuadamente.
4. El proceso manual en Excel consume más tiempo y recursos en comparación con soluciones digitales automatizadas.

A pesar de la accesibilidad de Excel, sus limitaciones en la administración de gastos pueden afectar la eficacia y la seguridad. Elegir plataformas digitales especializadas puede representar una gran mejora en este aspecto.

Los beneficios de digitalizar tus informes

Las rendiciones de gastos digitales brindan múltiples beneficios para las empresas, facilitando el proceso tanto para quienes presentan los gastos como para quienes deben revisarlos y aprobarlos: 

1. Permiten un proceso más eficiente y rápido, al eliminar formularios en papel y cálculos manuales, automatizando la captura de datos y la generación de informes, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

2. Ofrecen mejor control y seguimiento de los gastos en tiempo real, ayudando a evitar gastos innecesarios y mantener un control financiero efectivo.

3. Ahorro de papel y horas de gestión, Rindegastos permiten digitalizar y comprobar gastos desde sus dispositivos móviles, evitando extravíos.

4. Mayor seguridad, porque se protegen los datos con encriptación y permisos de acceso, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información.

5. Facilitan el flujo de revisión, ya que se centralizan y hacen accesible la información, simplificando la verificación de gastos y asegurando el cumplimiento normativo.

Transforma tu gestión de gastos con Rindegastos

Al digitalizar y automatizar el proceso de comprobación de gastos con Rindegastos, no solo ahorras tiempo en tareas administrativas y aseguras una mayor transparencia en la gestión de tus recursos. Tendrás la oportunidad de: 

1. Digitalizar las facturas.

2. Crear de flujos de aprobación personalizados.

3. Generar informes detallados y análisis de gastos.

4. Optimizar el tiempo y minimizar errores.

Rindegastos puede cambiar la manera en como compruebas los gastos en tu empresa.  Conoce nuestros planes o pruébalo gratis por 7 días aquí.