La rendición de gastos es uno de los trámites más engorrosos al interior de una empresa. Además de involucrar a varios departamentos, la rendición quita tiempo valioso a los funcionarios, el cual puede optimizarse mediante RindeGastos. Hoy te explicamos cómo esta solución tecnológica, además de incidir en la operación cotidiana de cada trabajador, puede facilitar los canales de comunicación internos de la empresa.
A cada organización que cuenta con personal se le exige la elaboración de una Política de Gastos, documento que expone en más o menos páginas las medidas que la empresa utiliza en su proceso de rendición. “En este tipo de archivos primero se explica qué tipos de gastos pueden ser rendidos y qué tipos de gastos no se pueden rendir. Una segunda parte explica cómo realizar una rendición y esto depende de la empresa y la herramienta utilizada”, señala Cristián Yoma, CEO de RindeGastos.
Lo más común es que cada trabajador entregue el respaldo físico de sus boletas al Departamento de Finanzas o Cobranza anexado de una planilla Excel, o que ellas pasen directamente a un administrativo quien corrobora y paga. Según Cristián Yoma, esto supone un primer problema pues el empleador pasa al trabajador la tarea de memorizar la infinidad de casos en que puede o no puede rendir gastos, haciendo muy difícil respetar las reglas de la empresa y más aún cuando hay cambios en las políticas, como suele ocurrir.
Un segundo obstáculo surge con las herramientas no parametrizadas. Al no establecer una política clara de gastos permitidos y restringidos, en la práctica ocurre que se permite de todo. Al momento de rendir, el empleado tan sólo debe rellenar algunos campos en la planilla y enviar la rendición, pasando así la tarea de revisión y cumplimiento de políticas a los revisores, quienes tendrán que verificar gasto por gasto si éste cumple o no con lo que la empresa requiere y autoriza.
El nuevo panorama gracias a RindeGastos Hoy en día con RindeGastos es posible superar estos dos problemas, y aún mejor, dejar claras las políticas de gastos a través de una misma plataforma. Uno de los mayores beneficios de la aplicación que incide directamente en una mejor comunicación corporativa es que la Política de Gastos se traduce en la creación de categorías.
La aplicación contiene únicamente aquellas etiquetas aprobadas por el empleador de manera de reducir la tasa de errores. Por ejemplo, según empresa se pueden ver los ítems movilización o alimentación y no otros para evitar la confusión del trabajador al ordenar las fotografías de los gastos en que ha incurrido.
Con el servicio virtual de RindeGastos las empresas pueden transparentar su política de gastos y hacer el proceso mucho más sencillo a sus trabajadores, invitándolos a ser más eficientes en sus labores diarias y también en el uso de la tecnología.