Dependiendo del tamaño de la empresa cada necesidad será distinta y los líderes financieros deberán ser los encargados en identificar cuáles serán los requerimientos para implementar las soluciones adecuadas.
Las empresas pequeñas necesitan plataformas de gestión de gastos económicas y sencillas
Para mejorar la gestión de los gastos en una pequeña compañía, el punto de partida es contar con una herramienta sencilla y fácil de utilizar.
Implantar un software de gestión de gastos que permita cumplir con reducir tareas manuales de papeleo, que sea de implementación amigable y que asegure que cumples con la normativa es la decisión correcta.
Contar con herramientas fáciles y rápidas de implementar a distancia y económicas, ayudará a hacer un uso más eficiente de los recursos y tiempos limitados de las pequeñas empresas.
En las empresas medianas la clave es implementar plataformas personalizables
En el caso de las empresas medianas el escenario es diferente, ya que los costos y las gestiones de gastos incrementan. Especialmente cuando las rendiciones de gastos las deben realizar trabajadores en terreno o que están en constante movimiento.
De ahí la importancia de escoger herramientas que se puedan personalizar, para que la gestión de los gastos sea realmente eficaz y responda a los requerimientos más complejos de la empresa, es decir que se pueda seleccionar la visualización y acceso a la información sobre centros de costo, proyectos, proveedores, etc.
También una plataforma de gestión de gastos personalizada permite:
- Crear las categorías que respondan a las necesidades de tu gestión.
- Limitar el valor de los gastos reembolsables.
- Indicar qué gastos no están incluidos en la política de la compañía.
- Generar informes financieros serán muchos más completos y precisos.
Las empresas grandes necesitan plataformas para automatizar procesos e integrarlos con otros sistemas contables
Las soluciones dirigidas a las grandes empresas también tienen que ser a la medida. En estas compañías de más de 250 empleados los presupuestos para gastos están mejor definidos, pero sin duda el volumen de facturas y hojas de gastos a gestionar es tan grande que puede implicar una gran inversión de tiempo y recursos para los departamentos encargados.
Por eso, la recomendación es que frente a este nivel de tareas administrativas los procesos puedan automatizarse completamente. No solo para alcanzar una mayor eficiencia en el trabajo de los equipos, sino también porque los datos que se obtengan serán mucho más confiables.
En este punto es clave considerar la implementación de un software que permita automatizar la gestión de gastos. Entre sus ventajas, considera:
- La eliminación al mínimo los fallos, generalmente atribuibles a errores humanos
- La reducción de los procesos manuales
- Un importantísimo ahorro de tiempo
- Una rebaja en los plazos de entrega y cumplimiento de tareas
Es importante que las empresas grandes puedan considerar la implementación de una plataforma de rendición de gastos que se integre en tiempo real con los ERP, CRMs y otros sistemas utilizados por los diferentes departamentos.
De esta forma, tendrán acceso inmediato a toda la información y recursos que necesiten para que la empresa y los directores financieros puedan tomar decisiones financieras más estratégicas.
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