Empresas Socovesa ha dado un paso crucial en la modernización de sus procesos internos, adoptando Rindegastos como herramienta clave para optimizar la rendición de gastos en sus diversas operaciones a lo largo de Chile.
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Empresas Socovesa es un holding chileno que agrupa diversas constructoras e inmobiliarias, enfocadas en ofrecer soluciones habitacionales de alta calidad a las familias chilenas. Con un enfoque en la adaptación a las necesidades del mercado, Socovesa opera a través de sus cuatro filiales, brindando viviendas que combinan funcionalidad y diseño.
Empresas Socovesa, reconocida por su trayectoria en el sector inmobiliario, enfrentó el reto de mejorar su sistema de rendición de gastos. La adopción de rindegastos se convirtió en una solución clave, permitiendo la gestión de gastos de manera eficiente y transparente a lo largo del país.
Empresas Socovesa, cuenta con operaciones en diversas ciudades y regiones de Chile, lo que significa que los colaboradores en terreno debían recopilar y almacenar sus comprobantes de gasto, como facturas y boletas, mientras realizaban sus actividades en distintas obras y oficinas locales.
Estas evidencias físicas de gasto debían ser enviadas posteriormente a la oficina central en Santiago para su procesamiento. El traslado físico de estos documentos desde diferentes regiones hasta su central era un proceso lento y complicado. Dependiendo de la ubicación, este envío podía tomar varios días, lo que retrasaba considerablemente el proceso de rendición.
"El proceso rendiciones era, tedioso, porque había que mover documentos de las distintas ciudades y desde las distintas obras, hasta nuestra oficina central." David Perry, Gerente de Administración y Recursos Humanos en Empresas Socovesa.
Una vez que los documentos llegaban a la oficina central en Santiago, el equipo administrativo se enfrentaba a la ardua tarea de digitar manualmente cada uno de los comprobantes en el sistema de la empresa. Este proceso no solo era extremadamente lento, sino que también requería de un equipo de 4 personas dedicado exclusivamente a esta labor.
El principal reto era optimizar el proceso de rendición de gastos, que involucraba la recepción y clasificación de más de 14.000 facturas al mes, muchas de ellas asociadas a la caja chica y proyectos específicos, como los de decoración, donde la identificación y la asignación correcta de los costos resultaba particularmente desafiante.
La empresa necesitaba una solución que no solo agilizara el proceso, sino que también se integrara de manera efectiva con la información de su ERP existente, permitiendo un mejor manejo de los datos. "Cuando empezamos a integrar con Rindegastos directo con nuestro ERP, la información fue mucho más limpia, mucho más transparente" destacó Loreto Reyes, Jefa de Subcontratación en Empresas Socovesa.
La implementación de Rindegastos, fue clave para transformar completamente la gestión de sus rendiciones. A través de la automatización del proceso, la empresa logró reducir el número de personas necesarias para la revisión de documentos, pasando de cuatro a solo una, lo que representó una mejora significativa en la eficiencia operativa.
Uno de los aspectos más destacados fue la capacidad de Rindegastos para escanear y clasificar automáticamente las facturas, permitiendo una identificación precisa y rápida de los documentos, lo que antes podía llevar días o semanas. Esta automatización no solo redujo el tiempo de procesamiento, sino que también minimizó los errores humanos y facilitó un control más riguroso de los costos asociados a cada proyecto.
Estas acciones no solo permitieron una rendición más ágil y precisa, sino que también contribuyeron a una mayor eficiencia operativa y a un control exhaustivo de los recursos de la empresa.
Anteriormente, desde el momento en que se generaba la solicitud hasta que se realizaba el pago, el proceso podía extenderse hasta 14 días, lo que generaba retrasos y complicaciones en la gestión.
Sin embargo, con la implementación de Rindegastos, este tiempo se ha reducido drásticamente, y ahora todo el proceso, desde la solicitud hasta el pago, se completa en un máximo de 5 días, lo que representa un ahorro de tiempo del 64.29%. Esta mejora ha optimizado significativamente los tiempos de respuesta.