Las áreas de asuntos corporativos y de marketing de las empresas tienen un presupuesto importante relacionado a la visibilidad que quieren darle a su marca, lanzamientos de nuevos productos o simplemente para ejercer su influencia respecto a determinados temas, muchas veces contingentes a lo que está pasando tanto a nivel local como global.
En ese sentido, la decisión de realizar un evento empresarial cobra relevancia, pues profundiza, muchas veces, hitos relevantes al interior de una compañía. A veces están ligados a eventos internos, pero también se tornan importantes para generar instancias de relacionamiento con diversos clientes, proveedores o prospectos de negocios a nivel externo.
Pero, ¿es tan fácil como parece gestionar un evento empresarial?
¿Qué es un evento empresarial y cuáles son sus objetivos?
Para entender la importancia que tiene un evento empresarial al interior de una compañía, es clave saber qué es. En términos simples, se refiere a las actividades que organiza una institución, a la cual se invita a diversos stakeholders que estén relacionados con el corazón del negocio, interna o externamente.
En él se tocan distintos temas de interés, los que están vinculados a la estrategia del negocio, es decir, no se organiza un evento empresarial porque sí, sino que debe estar alineado completamente a la estrategia de marketing de una empresa.
Por lo mismo, sus objetivos pueden variar dependiendo del público al cual se oriente, sin embargo, no puede desenfocarse de la estrategia principal de la organización, es decir, si bien se enfoca en un ítem específico, con foco a un público en particular, no puede dejar de lado que la misión principal del evento debe estar alineada íntegramente a la estrategia de negocio.
En ese sentido, en un evento empresarial tiene por objetivo:
- Dar a conocer nuevos productos o servicios.
Realizar branding de la misma empresa o de alguna de sus marcas. - Generar instancias de motivación o de formación dentro de los colaboradores.
- Aumentar el sentido de pertenencia hacia la compañía.
- Conmemorar fechas específicas, como el aniversario de la compañía, o también hitos del país, como las celebraciones de fiestas patrias, por ejemplo.
- Homenajear a los trabajadores que llevan un tiempo específico dentro de la empresa.
Tipos de eventos empresariales
La puesta en marcha de un evento empresarial es, sin dudas, una oportunidad de negocio para las empresas, pues permite solventar las relaciones internas dentro de la organización, como también ser un espacio para dar a conocer nuevos lineamientos de las estrategias a clientes o proveedores externos.
Por lo mismo, existen distintos tipos de actividades que se realizan para llevar a cabo la estrategia de negocio.
- Presentaciones: este es uno de los eventos empresariales más utilizados, y tiene que ver principalmente con dar a conocer algún nuevo producto, marca o servicio que las compañías desean presentar. Idealmente, se invita a distintas áreas internas relacionadas con la novedad, sumado a los clientes y proveedores que estén vinculados al tema.
- Ruedas de prensa: están vinculadas directamente a la gestión comunicacional del lanzamiento de un producto (o marca), al anuncio de una información relevante respecto al negocio, o simplemente a la presentación de un determinado hito dentro de la compañía.
- Aniversarios o conmemoraciones: son de carácter más interno y están dirigidos a recordar fechas específicas dentro de una organización.
- Seminarios, congresos o jornadas de motivación: los dos primeros son de carácter externo, pues se invita a expertos, en compañía de gerentes de la empresa, a que expongan a un público en particular sobre determinados temas que influyan en el quehacer diario de la empresa, por ejemplo, la situación económica del país y su proyección para el año venidero. Las jornadas de motivación, en tanto, sirven para alentar a los empleados de la compañía a que cumplan con sus metas del año, además de fortalecer su relación con ella. Ayudan principalmente en la retención del talento y en la percepción sobre la institución.
- Ferias y exposiciones: están destinadas a dar a conocer nuevos productos y servicios en espacios comunes, en compañía de diversas empresas que están ligadas al rubro. Un ejemplo de esto puede ser una exposición sobre los avances tecnológicos de las empresas de la minería.
¿Cómo se organiza un evento empresarial?
Previo a organizar un evento empresarial debes seguir una serie de pasos que te servirán para lograr los objetivos que te trazaste en un comienzo. En ese sentido, la etapa de planificación resulta primordial para esto, por lo que debes tener en cuenta los siguientes consejos:
- Definir los objetivos que quieres cumplir.
- Establecer la cantidad de invitados que acudirán al evento.
- Fijar la fecha, el horario y el tipo de evento que quieras realizar.
- Tener claro el presupuesto disponible.
- Seleccionar los servicios que utilizarás y los proveedores considerados (catering, producción, por ejemplo).
- Escoger los regalos que tengas planificados entregar en caso de ser necesario.
- Realizar un plan de difusión específico que apunten a una buena gestión del evento y que busquen cumplir los objetivos de tu estrategia.
¿Cuáles son las tendencias actuales de los eventos empresariales?
En un mundo en el que se actualizan constantemente diversas maneras de trabajo, como el home office, por ejemplo, también es importante recalcar que en el ámbito de un evento empresarial también ha existido un desarrollo de acuerdo a sus temáticas.
En México, por ejemplo, la tendencia actual señala que este tipo de actividades buscan generar hoy en día una experiencia para quienes asisten. En ese sentido, te contamos cuatro tipos, aunque claro, ¡hay muchos más!:
- Experiencias personalizadas: es importante estar a la vanguardia en este tema, ya que la recordación por parte de las personas que llegan a nuestro evento es importante, ya sea para marcar tendencia como para dar a conocer un nuevo producto. Al mismo tiempo, los hace sentir más involucrados en todo el proceso, por lo que pensar en un evento empresarial acorde a las necesidades de tus clientes puede ser beneficioso para tu organización.
- Sostenibilidad: actualmente el respeto por el medioambiente se ha vuelto fundamental incluso para las estrategias de negocio. Por eso es clave que los eventos que realices tengan un apartado relacionado a este tema. Puede ser incluso desde lo más mínimo, como entregar regalos a los asistentes que vengan en bolsas biodegradables o utilizar artículos reciclados, por ejemplo.
- Utilización de la tecnología: te entrega un valor agregado, pues los asistentes reconocen que el nivel de producción empleado va en línea con lo que opinan de tu negocio. Además, lo hace más dinámico, divertido y puede generar tendencias. Por otro lado, le da la posibilidad de estar presente a quienes no pueden hacerlo. Esto se vio reflejado en el aumento de eventos online causados por la pandemia del Covid-19.
- Eventos temáticos: fiestas relacionadas a diversos temas, ya sea, por ejemplo, a eventos asociados a lo que ocurre dentro de un casino, o a algún país en particular (caribeño o carnavales como el de Río de Janeiro), le dan un plus distinto a tu actividad. Esto cumple con las expectativas de tu cliente interno, quien disfruta el momento y lo recuerda a futuro.
Conclusión
En la actualidad, el desarrollo de un evento empresarial ayuda a cumplir con los objetivos internos y externos de una empresa. Por lo mismo, hay una serie de pasos que te permitirán planificarlo de la mejor forma, además de contar con diversas opciones que harán que, sin duda, la actividad que hagas genere recordación dentro de tu público objetivo.
Está claro que hoy en día estas actividades son parte importante de la estrategia de una compañía, las que sin dudas ayudarán a cumplir con los propósitos que te fijes. ¡Solo es cosa de organizarse y ponerse manos a la obra! En ti está que lo que produzcas marque una tendencia y ponga la vara alta para tus mismos competidores. Esto te desafía constantemente a lograr la mejor experiencia para tus públicos objetivos.
Deja un comentario